RatgeberHerausforderungen papierbasierter Prozesse

Manuelle, meist papierbasierte Prozesse erfordern häufig einen immensen Arbeits- und Zeitaufwand und bergen zudem auch viele Fehlerquellen. Gerade für Unternehmen mit Konkurrenten am Markt bedeutet das unter Umständen, an Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Viele Betriebe stellen ihre Workflows deshalb zunehmend auf digitale Abläufe um.

Manuelle vs. automatisierte Prozesse

Traditionelle Arbeitsabläufe in Unternehmen laufen meist geregelt und routiniert ab. Und dennoch: Sie bergen Fehleranfälligkeiten, haben durch häufiges Kopieren oder Faxen manches Mal auch eine schlechte Qualität und sind zudem meist auch sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Allerdings läuft die Umstellung von manuellen, papierbasierten Prozessen auf automatisierte Workflows auch nicht immer ganz reibungslos ab. 

Aus diesem Grund wagen immer mehr Unternehmen den Schritt in Richtung Digitalisierung und versuchen sogar, papierbasierte Prozesse gänzlich abzuschaffen. Warum? Zu den Vorteilen eines papierlosen Büros gehören Zeiersparnis, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Kundenerfahrungen und Kostensenkungen. Zudem reduzieren automatisierte Prozesse Fehlerquoten, Arbeits- und Zeitaufwand und schaffen neue Ressourcen für Ihre Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise kann die Gesamtleistung des Unternehmens gesteigert werden. Neben der Zeitersparnis kommen beim automatisierten Prozess auch ökonomische Gründe zum Tragen. Kosten für Ausdrucke und Porto fallen beispielsweise weg.

Probleme papierbasierter Prozesse

Papierbasierte Prozesse binden enorme personelle Kapazitäten und Herausforderungen bei der Archivierung. Das kostet den Unternehmen Zeit und Geld. Außerdem können sich bei der Übertragung von papierbasierten Daten in Altsysteme, Webseiten oder Excel-Dateien viele Fehler einschleichen.

Weiterhin haben viele Entscheidungsträger oder ganze Unternehmen mit manuellen Prozessen die Erfahrung gemacht, dass sich dadurch Entscheidungen und Vertragsabschlüsse verzögern oder Projektstarts nach hinten verschoben werden mussten.

Manuelle Workflows binden also nicht nur individuelle Kapazitäten und kosten meist sehr viel Geld, sondern sie haben Auswirkungen auf die Gesamteffizienz und den Output eines Unternehmens. Das bedeutet für traditionelle Betriebe mit vielen papierbasierten Prozessen in einer zunehmend digitalisierten Welt, dass sie von der Konkurrenz leicht abgehängt werden können – einfach weil sie aufgrund digitaler Arbeitsweisen schneller und vermutlich deshalb auch günstiger sein können.

Vorteile digitaler Workflows

Zeitersparnis

Studien haben gezeigt, dass viele Arbeitnehmer mindestens 4 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven administrativen Arbeiten verbringen, wie zum Beispiel bei der Eingabe von Spesen. Ein wesentlicher Vorteil, der sich Unternehmen bei der Umstellung auf einen digitalen Workflow bietet, ist die Zeitersparnis. Einmal automatisierte und digitalisierte Prozesse schaffen Kapazitäten bei den Mitarbeiter:innen, die zuvor viel Zeit mit papierbasierten Prozessen verbracht haben.

Kostensenkung

Gerade im verwaltungstechnischen Bereich kommt es bei papierbasierten Prozessen zu Finanzeinbußen. Wenn Sie auf digitale Arbeitsabläufe umsteigen bietet sich die Möglichkeit, Kosten drastisch zu senken. Papierbasierte Prozesse erfordern immense personelle und sachliche Ressourcen. Außerdem bremsen manuelle Workflows andere wichtige Wertschöpfungsprozesse. Digitalisierte Workflows lösen diese Probleme, indem sie wichtige Mitarbeiter:innen von solch unwirtschaftlichen Arbeitsprozessen entbinden und auf diese Weise neue personelle Ressourcen zur Verfügung stellen können. Die Abschaffung von zahlreichen Ausdrucken und dem postalischen Versand von Verträgen reduziert weitere Kosten.

Effizienzsteigerung

Mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen schaffen Sie freiwerdende personelle Kapazitäten und reduzieren Kosten. Das wirkt sich auf die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens aus.

Einfacher Datenaustausch

Die Digitalisierung verschiedener Arbeitsabläufe ermöglicht insbesondere die Speicherung und Zentralisierung bestimmter Daten. Auf diese Weise können mehrere Personen auf diese Daten zugreifen und diese verwenden. Etwa bei Vertrags- oder Datenverarbeitungsvorlagen, welche sehr häufig in Organisationen zum Einsatz kommen, kann die Datenzentralisierung enorme Vorteile bieten. Auch Produktinformationen und Kundendaten liegen häufig in einzelnen Abteilungen und sind für andere schwer zu erreichen. Ein gemeinsamer Server und zentral gespeicherte Daten ermöglichen einen schnellen und effizienten Austausch und vereinfachen Kommunikationsprozesse erheblich.

Verbesserte Mitarbeiterleistung

Digitale Prozesse schaffen nicht nur zusätzliche personelle Kapazitäten, sondern steigern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Sie werden von meist als belastend empfundenen Zusatztätigkeiten entbunden. Das wirkt sich ebenfalls auf die Motivation und das Arbeitsklima aus. Neben den entstehenden freien Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter:innen steigern Sie durch die verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit ebenso die Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Von der Digitalisierung profitieren auch Ihre Kunden. Angebote gehen schneller raus, Kaufverträge können schneller abgewickelt werden und Ihre Mitarbeiter:innen haben mehr Zeit, sich den Kundenanliegen zu widmen. Das erhöht die allgemeine Kundenzufriedenheit.

Vermeidung menschlicher Fehler

Selbst wenn papierbasierte Prozesse zum Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen gehören, schleichen sich doch immer wieder Fehler ein, die unter Umständen auch teuer werden können, etwa bei der manuellen Erstellung von Ausgangsrechnungen. Räumen Sie mit der Digitalisierung solcher Arbeitsprozesse die Fehlerquote in Ihrem Unternehmen einfach aus. Automatisierte Prozesse machen das menschliche Eingreifen überflüssig und garantieren, dass die Prozesse zu jeder Zeit gleich ablaufen.

Tools zur Prozessautomatisierung

Die Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse lässt sich auf vielerlei Weise technisch begleiten. Es gibt verschiedene Softwarelösungen für Verwaltungsbereiche oder Rechtsabteilungen. Dazu gehören HR-, CLM- oder auch CRM-Programme. Weit verbreitet sind auch Softwareprogramme für die Buchhaltung und die Erstellung von elektronischen Signaturen. 

Datensicherheit bei der Prozessautomatisierung

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen beinhaltet in der Regel auch die automatisierte Datenerfassung, Freigabeablauf und Datenarchivierung. Bei manuellen Prozessen können sich nicht nur Fehler einschleichen, Dokumente können unter Umständen auch falsch abgelegt oder manchmal gar nicht gespeichert werden. Die Prozessautomatisierung erhöht also auch die Datensicherheit Ihres Unternehmens.

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