5 Anwendungen von elektronischen Siegeln in der Geschäftswelt

In einem zunehmend digitalen Geschäftsumfeld suchen Unternehmen nach effizienten Wegen, um die Authentizität, die nachgewiesene Herkunft und die Integrität von digitalen Dokumenten zu gewährleisten. Vor allem in stark regulierten Branchen ist es notwendig, etablierte, papierbasierte und komplexe Prozesse zu digitalisieren, ohne dabei das Vertrauen zu verlieren. Elektronische Siegel (E-Siegel) bieten eine interessante Möglichkeit, Dokumente und Verträge gegen Cyberbetrug zu schützen und das Vertrauen der Verbraucher zu stärken.

In der digitalen Welt stellt das E-Siegel das Äquivalent eines offiziellen Stempels auf Papier dar, der, wie ein Unternehmensstempel, einer juristischen Person zugeordnet ist. Daher kann jeder verantwortliche Stellvertreter dieser juristischen Person es verwenden und die Stapelverarbeitung erlauben. Mit dieser Eigenschaft ergänzt das E-Siegel die elektronische Signatur, die eindeutig einzelnen natürlichen Personen zugeordnet wird.

Wir haben fünf reale Anwendungen für den Einsatz von E-Siegeln in Geschäftsprozessen gesammelt:

1. Effizienzsteigerung in der Dokumentenverarbeitung

Besonders im Finanz-, Versicherungs- und Telekommunikationssektor können elektronische Siegel die Effizienz erheblich steigern, da in diesen Bereichen viele standardisierte Verträge und Rechnungen verarbeitet werden. Unternehmen können digitale Verträge (z. B. einfache Versicherungspolicen) in grossen Mengen bearbeiten und trotzdem die Echtheit und Unveränderbarkeit der digitalen Dokumente garantieren. Dies spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.

2. Digitale Betrugsprävention

Elektronische Siegel schützen Unternehmen und Kunden vor der Fälschung von Online-Dokumenten. Dokumente wie Rechnungen, Policen oder Diplome, die mit einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen wurden, garantieren die Unverfälschbarkeit und sind für das Unternehmen authentisch und vertrauenswürdig. Ein authentisches Siegel, das auf asymmetrischer Kryptografie basiert, lässt sich nur mit dem entsprechenden privaten Schlüssel erzeugen, kann aber von jedem mit dem passenden öffentlichen Schlüssel verifiziert werden. Das schafft Vertrauen und Sicherheit in der Geschäftskommunikation und in den Kundenbeziehungen.

3. Digitale Archivierung

Elektronische Siegel vereinfachen die korrekte Archivierung von digitalen Geschäftsdokumenten erheblich. Eingescannte Papierdokumente können nach dem Aufbringen eines qualifizierten elektronischen Siegels revisionssicher archiviert werden. Das spart nicht nur Platz, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand erheblich.

4. Digitaler Briefkasten

Elektronische Siegel werden auch zur Digitalisierung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs eingesetzt. E-Mails können automatisch versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen werden, wodurch sie rechtsverbindlich werden und ihre Authentizität beweisen. Diese Notwendigkeit wird von Institutionen wie dem deutschen BSI in der Richtlinie «BSI Technical Guideline 03138 - Replacement Scanning» hervorgehoben.

5. Beweiskraft vor Behörden

Dokumente mit einem elektronischen Siegel haben vor Gericht Beweiskraft. Organisationen können Anträge und Interessenbekundungen bei Behörden mit einem rechtsgültigen elektronischen Siegel einreichen. Qualifizierte elektronische Siegel bieten zudem den Vorteil, dass sie beweiskräftig sind (wer die Echtheit eines qualifizierten e-Siegels anzweifelt, muss den Nachweis dafür erbringen), was bei Rechtsstreitigkeiten entscheidend sein kann.

Fazit

Die Einführung von elektronischen Siegeln in der Geschäftswelt ist ein Schritt in Richtung Digitalisierung und ein bedeutender Fortschritt im Hinblick auf Effizienz, Sicherheit und Vertrauen. Aufgrund der vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten in verschiedenen Branchen und des Potenzials, Prozesse zu optimieren und bei gleichzeitiger Risikominimierung, können elektronische Siegel für digitale Unternehmen ein echter «Game-Changer» sein.

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Erfolgsgeschichten

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5 Anwendungen von elektronischen Siegeln in der Geschäftswelt

1. Effizienzsteigerung in der Dokumentenverarbeitung

2. Digitale Betrugsprävention

3. Digitale Archivierung

4. Digitaler Briefkasten

5. Beweiskraft vor Behörden

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