Die Beschaffung von qualifiziertem Fachpersonal ist in den vergangenen Jahren immer komplexer geworden. Dabei gilt es, nicht nur möglichst die passenden Kandidaten über die richtigen Kanäle zu erreichen, sondern auch die zahlreichen Bewerbungen zeitnah zu bearbeiten. Um dies zu meistern, ist die digitale Unterstützung nahezu unumgänglich.
Digitaler Wandel im Personalwesen
Vor nicht allzu langer Zeit war es noch üblich, Bewerbungen in Papierform an Unternehmen zu senden. Mit dem Fortschritt der Digitalisierung stellen allerdings bereits seit einigen Jahren immer mehr Unternehmen ihre Prozesse um. Sie veröffentlichen nicht nur ihre Stellenausschreibungen online, sondern führen den gesamten Bewerbungsprozess digital durch.
Das Personalwesen befindet sich also im digitalen Wandel. Um dabei mitzuhalten, ist es für Unternehmen wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben und den Bewerbern die beste Erfahrung zu bieten. Welchen Herausforderungen das Bewerbermanagement gegenübersteht, welche Vor- und Nachteile das digitale Recruiting mit sich bringt und über welche Funktionen die eingesetzte Recruiting Software verfügen muss, erklärt dieser Ratgeber.
Herausforderungen im Bewerbermanagement
Schnelle Prozesse
Die voranschreitende Digitalisierung ermöglicht Bewerbern, ihre Bewerbungsunterlagen digital an das Unternehmen zu übermitteln – und das innerhalb kürzester Zeit. Entsprechend erwarten Bewerber vermehrt auch eine schnelle Rückmeldung und sind nicht mehr dazu bereit, mehrere Wochen auf eine Antwort zu warten. Ohne die digitale Unterstützung ist es für viele Recruiter kaum noch möglich, dem Tempo Stand zu halten. Ferner steigen die Anforderungen der Bewerber an einen schnellen wie auch einfachen Bewerbungsprozess.
Arbeitsmarkt
Eine weitere Herausforderung, der sich Personaler stellen müssen, ist die Marktsituation. Der Fachkräftemangel sorgt für einen stark entwickelten Arbeitnehmermarkt. Mit anderen Worten: Bewerber können sich heutzutage in vielen Bereichen und Berufen ihren Arbeitgeber aussuchen. Das macht es für Recruiter besonders herausfordernd, passende Kandidaten zu finden und sie müssen sich auf die Suche nach unkonventionellen Wegen begeben, ihre Stellenausschreibungen an den Mann bzw. die Frau zu bringen. Das bedeutet wiederum, dass sie auf immer mehr Kanälen präsent sein und stets den Überblick behalten müssen. Mit dem digitalen Recruiting sollen diese Prozesse erleichtert und beschleunigt werden.
Was ist digitales Recruiting?
Das digitale Recruiting – auch als E-Recruiting bekannt – beschreibt im Grunde jegliche Massnahmen, die mit der Personalgewinnung zusammenhängen und mittels digitaler Kanäle durchgeführt werden. Dabei geht es allerdings nicht allein darum, dass Kandidaten ihre Bewerbung online einreichen können, sondern darum, den kompletten Personalbeschaffungsprozess zu digitalisieren – von der Online-Stellenausschreibung, zur Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur Besetzung der Stelle mit dem passenden Kandidaten. Zahlreiche Unternehmen haben ihre Prozesse bereits dahin gehend umgestellt und suchen mittlerweile digital nach neuen Mitarbeitern. Das digitale Recruiting vereinfacht das Bewerbungsmanagement und spart somit nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass letzten Endes die am besten qualifizierten Bewerber das Unternehmen unterstützen.
Vorteile des E-Recruitings
Die Umstellung der Prozesse in Richtung digitales Recruiting bringt eine Reihe an Vorteilen für beide Seiten – Unternehmen und Bewerber – mit sich. Dazu gehören in erster Linie eine höhere Effizienz sowie schnelle und transparente Abläufe, die nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile des E-Recruitings:
Abläufe beschleunigen
Die Software stellt mit automatisierten Erinnerungen sicher, dass der Recruiter eingegangene Bewerbungen möglichst zeitnah sichtet und Feedback gibt. So erhalten Kandidaten schnellstmöglich eine Rückmeldung auf ihre Bewerbung.
Transparenz erhöhen
Das digitale Recruiting ermöglicht zum einen dem Unternehmen – d. h. dem Recruiter und den Fachvorgesetzten – jederzeit den Stand der Bewerbungen auf eine zu besetzende Stelle einzusehen. Zum anderen kann der Bewerber jederzeit den Fortschritt der Bearbeitung seiner Bewerbung sehen.
Prozesse vereinfachen
Die Recruiting Software erleichtert alle wichtigen Prozesse. Zunächst kann der Bewerber seine Daten und Unterlagen ganz einfach und schnell übermitteln. Die übersichtliche Darstellung der Informationen, erlaubt es Personalern zudem auf einen Blick qualifizierte Kandidaten zu erkennen. Ferner wird der Aufwand für administrative Tätigkeiten und Datenpflege eingespart.
Zeit und Kosten sparen
Durch vereinfachte und beschleunigte Prozesse nimmt das digitale Bewerbermanagement heute viel weniger Zeit in Anspruch, als es noch vor wenigen Jahren der Fall war. Hinzu kommt eine deutliche Kostenersparnis durch die Reduzierung des Aufwandes beim Bewerbungsprozess.
Qualität UND Quantität
Dank des digitalen Recruitings kann der Recruiter eine Stellenanzeige auf verschiedenen, für die Zielgruppe relevanten, Portalen veröffentlichen. So erhält das Unternehmen eine höhere Anzahl an Bewerbungen. Mit der intelligenten Unterstützung sorgt die Software gleichzeitig für besser passende Kandidaten und der Recruiter muss weder auf Quantität noch auf Qualität verzichten.
Fehler reduzieren
Bekanntermassen kommt es meist zu Fehlern, wenn Daten händisch eingegeben werden. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Fehler bei der Dateneingabe und -pflege so gut wie möglich vermieden werden.
Nachteile des E-Recruitings
Nichts ist vollkommen fehlerfrei. Trotz der Vielzahl an Vorteilen ist der Einsatz des E-Recruitings gleichzeitig auch oftmals mit Schwierigkeiten verbunden. Hier eine Übersicht der häufigsten Nachteile des E-Recruitings:
Überblick behalten
Bei den nahezu unzähligen Möglichkeiten, die das E-Recruiting bietet, ist es schwer den Überblick zu bewahren. Schliesslich müssen alle Kanäle, Plattformen und Webseiten gleichermassen bedient werden.
Investitionen nötig
Um das Bewerbermanagement umzustellen, ist die Anschaffung einer entsprechenden Software notwendig. Zudem müssen HR-Mitarbeiter für die Nutzung in der Regel Schulungen absolvieren, was wiederum mit Kosten verbunden ist.
Technische Fehler
Leider kommt es trotz teurer und moderner Software auch gelegentlich zu technischen Fehlern. Dadurch können Bewerbungen nicht fehlerfrei eingelesen oder ausgewertet werden und qualifizierte Bewerber fallen so aus dem Raster.
Funktionen von Recruiting Software
Das Angebot an verfügbaren E-Recruiting-Softwares ist kaum überschaubar. Neben einfachen, kostenlosen Tools gibt es auch umfangreiche Softwares, die den Recruiting-Prozess vollständig abdecken – von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung des Bewerbers. Für welche Software sich das Unternehmen letztlich entscheidet, hängt unter anderem von der Unternehmensgrösse, der Anzahl an offenen Positionen und den individuellen Anforderungen an die Software ab. Dabei müssen solche Tools mehrere Funktionen bieten, um ein effizientes Bewerbermanagement zu gewährleisten:
- Zunächst muss die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Plattformen (Multiposting) möglich sein.
- Ausserdem ist eine übersichtliche Verwaltung der Bewerberdaten wichtig. Dabei sollten eingereichte Unterlagen automatisch ausgelesen, analysiert und anschliessend als digitale Personalakte gespeichert werden. So können Bewerbungsprozesse auch abteilungsübergreifend eingesehen werden.
- Neben dem Recruiter und der Fachabteilung sollte auch der Bewerber unter Umständen Zugriff auf den aktuellen Status seiner Bewerbung haben.
- Die zentrale Kommunikation mit Bewerbern läuft in der Regel auch über eine solche Recruiting Software ab. Entsprechend finden zum Beispiel auch Videointerviews oder Tests mithilfe des jeweiligen Tools statt.
- Ferner kann der Recruiter Bewerber- bzw. Talentpools erstellen und durchsuchen und profitiert von automatisierten Workflows sowie Terminerinnerungen.
- Zu guter Letzt spielt auch die DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung von Bewerberdaten eine wichtige Rolle und sollte durch die genutzte Software gewährleistet sein.
Einsatzgebiete der elektronischen Signatur im Recruiting
Das gesamte Bewerbermanagement hat sich durch die Digitalisierung weiterentwickelt. Dazu zählt nicht nur die Erleichterung des Bewerbungsverfahrens, sondern auch die Aufnahme des passenden Bewerbers in das Unternehmen. Verträge in Papierform zu erstellen und übermitteln, nimmt unnötig viel Zeit und Kosten in Anspruch. Daher steigen immer mehr Unternehmen beim Schliessen von Verträgen jeglicher Art – etwa Arbeitsverträgen – auf die elektronische Signatur um. Für das Zustandekommen eines Vertrags sind dabei die elektronische Signatur, die vorher stattfindende eindeutige Identifikation sowie ein Authentisierungsmittel erforderlich. Dadurch ist die elektronische Signatur schnell, komfortabel und vor allem sicher.
Moderne Recruiting Strategien
Ein Grossteil der Menschen kann sich heutzutage ein Leben ohne Smartphone kaum noch vorstellen. Es ist immer und überall dabei – kein Wunder, dass sich diese Affinität auch auf die Personalgewinnung auswirkt. Das Mobile Recruiting wird mit hoher Wahrscheinlichkeit in den kommenden Jahren einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Unter mobilem Recruiting ist die Personalsuche über Apps sowie mobile Webseiten – das bedeutet mobil-optimierten Karriereseiten – zu verstehen. Bei einer Bewerbung über Xing oder LinkedIn können Bewerber ihre persönlichen Daten direkt aus ihrem Profil übernehmen und sparen sich somit die umständliche und zeitraubende Eingabe der Daten. Der Trend zur schnellen Bewerbung mit mobilen Endgeräten ist deutlich. Entsprechend wirken Unternehmen mit dieser Option für Bewerber viel attraktiver und moderner als Unternehmen, die kein mobiles Recruiting betreiben.
Auch das Social Media Recruiting gehört mittlerweile fest zur Recruiting-Strategie vieler Unternehmen. Ganz nach dem Motto: Bewerber da ansprechen, wo sie sich aufhalten – in den sozialen Netzwerken! Dafür erstellen immer mehr Firmen spezielle Profile auf Instagram, Facebook, Twitter und Co., die sich nur auf das Recruiting konzentrieren. Besonders beliebt sind dabei vorwiegend Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder Xing, in denen Recruiter auch aktiv nach potenziellen Kandidaten suchen (Active Sourcing). Doch ebenfalls Stellenausschreibungen können so gezielter verbreitet werden (Targeting) und auch das Image des Unternehmens können Personaler auf Social Media positiv beeinflussen (Employer Branding).
Allerdings sollten Personaler nicht zu schnell urteilen, die Privatsphäre des Bewerbers respektieren und bedenken, dass das Ansehen des Profils auf sozialen Netzwerken kein Ersatz für das persönliche Kennenlernen des Kandidaten ist.
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