Mit digitalen Prozessen gegen den Fachkräftemangel

Auch zu Beginn des Ausbildungsjahres 2023 werden wieder viele Lehrstellen unbesetzt bleiben – obwohl ausgebildete Fachkräfte an allen Ecken und Enden fehlen. Betriebe müssen sich also etwas einfallen lassen, um im „War for Talents“ zu punkten. Mario Voge, Head of Growth Management bei Swisscom Trust Services, zeigt, wie digitales Recruiting dabei helfen kann.

Bei Kaufleuten im Einzelhandel verzeichnete die Bundesagentur für Arbeit im Juni noch 40.000 offene Lehrstellen. Ähnlich ist die Lage im deutschen Handwerk, wo Ende Juni noch etwa 36.000 Ausbildungsplätze offen waren. Zwar werden regelmäßig in den Sommermonaten und sogar nach dem regulären Beginn noch Ausbildungsverträge geschlossen, doch das grundsätzliche Missverhältnis zwischen ausgeschriebenen Stellen und Bewerbern besteht wohl weiterhin. Dies bringt Betriebe in eine echte Konkurrenzsituation um die Auszubildenden, die sich ihren Betrieb praktisch frei aussuchen können.

Vorteile bereits im Bewerbungsprozess

Die Gen Z, die sich heute für Berufsausbildungen interessiert, ist äußerst digitalaffin und hat im Hinblick auf User Experience höchste Ansprüche – jederzeit, schnell und einfach. Sie kennt aus dem privaten Leben Apps, die durch optimale Nutzererfahrung punkten und Dinge wie One-Click-Bestellungen anbieten. Unternehmen sollten den Bewerbungsprozess einmal aus der Perspektive der Kandidaten betrachten: Mittlerweile konkurrieren sie um die begrenzte Anzahl von Bewerbern, und jene, die eine One-Click-Bewerbung zur Verfügung stellen, können sich zweifellos einen Vorteil verschaffen.

Was wir in der Realität sehen, ist davon aber meist weit entfernt. Wenn es digitale Prozesse gibt, sind diese oft umständlich. Daten aus dem Lebenslauf müssen beispielsweise noch einmal abgetippt werden, nachdem dieser bereits hochgeladen wurde. Solche als unnötig empfundenen Prozessschritte können junge Bewerber abschrecken.

Auch wenn der Bewerbungsprozess bereits weitgehend digitalisiert ist, lauert in der Unterzeichnung des Arbeits-, genauer gesagt Ausbildungsvertrages das nächste Nadelöhr. Die Verträge werden überwiegend noch ausgedruckt und händisch unterzeichnet, was Postversand oder persönliches Erscheinen erfordert. Beides ist mit zeitlichem Aufwand verbunden. Wenn Papierverträge lange Umlaufzeiten verursachen, besteht die Gefahr, dass potenzielle Auszubildende oder Mitarbeiter in dieser Zeit ein Angebot der Konkurrenz annehmen.

Elektronische Verträge beschleunigen das Recruiting

Gelingt es Unternehmen, ein digitales Vertragsmanagement für den Bewerbungsprozess einzuführen, können sie dadurch die Umlaufzeiten des Vertragsprozesses drastisch senken – theoretisch auf wenige Minuten. Wenn Bewerber die Möglichkeit haben, direkt nach ihrer mündlichen Zusage zu signieren, dürfte das die Zahl der Absagen senken. Zudem können Unternehmen einfacher Verträge mit auswärtigen Bewerbern schließen – ohne, dass diese für ein persönliches Gespräch vor Ort waren oder lange auf Post warten mussten. Eine schnelle Abwicklung des gesamten Vertragsprozesses bringt auch Vorteile, wenn es darum geht, noch schnell vor Ausbildungsbeginn kurz entschlossene Azubis zu gewinnen. Darüber hinaus senkt der digitale Prozess Kosten im Unternehmen.

Damit digitale Verträge auch gesetzeskonform sind, sollten Unternehmen darauf achten, dass dabei eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wird. Diese Form der elektronischen Signatur basiert auf einem speziellen Zertifikat, das ein sogenannter Vertrauensdienstanbieter (beispielsweise Swisscom Trust Services) ausstellt. Diese Zertifikate beruhen wiederum auf dem Verfahren der asymmetrischen Kryptografie und werden durch den Gesetzgeber streng reguliert. Dadurch kann die QES auch vor Gericht die händische Unterschrift ersetzen , sofern keine abweichenden gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen vorgehen und das auch bei Arbeitsverträgen mit Schriftformerfordernis. Die QES von Swisscom Trust Services kann in verschiedene Signaturplattformen auf dem Markt integriert werden. Außerdem verfügt das Unternehmen über verschiedene Partner, die bei der Integration der QES als White-Label-Lösung in unternehmenseigene Systeme helfen können.

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