Mehr Effizienz durch Digitalisierung: Wie Krankenhäuser Kosten und Administration reduzieren können

Obwohl die Krankenhäuser den dreijährigen Krisenzustand durch die Covid-19 Pandemie weitestgehend überwunden haben, ist deutlich geworden, dass das Gesundheitswesen immer noch mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert ist. Um den Problemen des Fachkräftemangels, des finanziellen Drucks, der steigenden Kosten und der internen Bürokratie entgegenzuwirken, müssen Krankenhäuser die Chancen und Technologien der Digitalisierung besser nutzen.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche digitalen Lösungen Krankenhäuser nutzen können, um die Kosten für administrative Prozesse zu senken und die Effizienz bei der Patientenversorgung zu steigern.

Aktuelle Trends und Herausforderungen in Krankenhäusern

Fachkräftemangel und steigende Krankheitslast

Ein zentrales Kernproblem in Krankenhäusern ist der akute Fachkräftemangel. Aufgrund des demografischen Wandels wird es den Krankenhäusern in den nächsten 10 Jahren schlicht und ergreifend an Personal, insbesondere im Krankenpflegebereich, fehlen. Dadurch werden die Krankenhäuser nicht in der Lage sein, ihre aktuellen organisatorischen Strukturen aufrechtzuerhalten. Dies bestätigt ebenfalls eine Studie der PwC, die besagt, dass es bis 2035 ca. 1,8 Mio. offene Stellen im Gesundheitswesen geben wird, wodurch der Versorgungsengpass von 7 % auf 35 % ansteigen könnte. Hinzu kommt eine stärker alternde Bevölkerung und auch die Generation der vielen Babyboomer erreicht das Alter, in dem sie vermehrt auf medizinische Versorgung angewiesen sind. Es ist fraglich, ob diese steigende Krankheitslast durch ein verringertes Personal in Krankenhäusern bewältigt werden kann.

Steigende Kosten belasten Profitabilität

Die aktuelle makroökonomische Lage der Energiekrise und der Inflation stellt Krankenhäuser vor finanzielle Herausforderungen. Laut einer aktuellen Studie der KPMG aus der Schweiz entwickelt sich zwar die Umsatzentwicklung der Schweizer Spitäler in eine positive Richtung, jedoch steigen gleichzeitig die Personal- und Energiekosten sowie die Ausgaben für medizinischen Bedarf stark an. Dies führt dazu, dass die durchschnittlichen EBITDA-Margen in den kommenden Jahren voraussichtlich unter die 4%-Marke fallen werden. Normalerweise streben Spitäler eine durchschnittliche EBITDA-Marge von 10 % an, um notwendige Investitionen, wie die Digitalisierung, finanzieren zu können. Die steigenden Kosten belasten somit die Profitabilität der Krankenhäuser und machen es ihnen schwer, ihre aktuellen organisatorischen Strukturen aufrechtzuerhalten. Die finanziellen Engpässe könnten dazu führen, dass notwendige Investitionen in die Digitalisierung der Krankenhäuser nicht mehr ausreichend getätigt werden können. Um den bevorstehenden finanziellen Druck abzufedern, ist es für Krankenhäuser derzeit von entscheidender Bedeutung, alternative Lösungsansätze zu finden.

Bürokratie verschärft Fachkräftemangel

Ebenso nimmt die Arbeitsbelastung des Personals zu, da eine beträchtliche Menge Zeit für administrative Tätigkeiten aufgewendet wird, was sich wiederum negativ auf die Versorgung der Patienten auswirkt. Laut einer Umfrage des Marburger Bundes beträgt der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten (z. B. Datenerfassung und Dokumentation, OP-Voranmeldung etc.), die rein über ärztliche Tätigkeiten hinaus gehen, im Durchschnitt 3 Stunden pro Tag. 32 % der befrag respten angestellten Ärztinnen und Ärzte geben an, dass sie täglich mindestens vier Stunden für Verwaltungstätigkeiten und Organisation aufwenden müssen. Diese hohe Belastung führt dazu, dass Ärzte sogar über einen möglichen Berufswechsel nachdenken, wie aus der Umfrage deutlich wird. Eine bessere IT-Ausstattung und Digitalisierung könnten den Krankenhäusern die vielen administrativen Tätigkeiten und Dokumentationen eliminieren, doch auch hier zeigt die Umfrage, dass viele Einrichtungen noch weit davon entfernt sind. Dies verdeutlicht, dass Krankenhäuser aufgrund dieser Herausforderungen nach alternativen digitalen Lösungen und automatisieren Routineaufgaben suchen müssen, um ihr medizinisches Personal zu entlasten und dem Fachkräftemangel wirkungsvoll entgegenzuwirken.

Digitale Anwendungsbeispiele, die Kosten, Administration und Arbeitslast in Krankenhäuser senken können

Die Digitalisierung eröffnet Krankenhäusern eine Vielzahl von Chancen, um Kosten zu senken, die Verwaltung und Administration zu optimieren und die Arbeitsbelastung des Personals zu reduzieren. Sie fördert eine bessere Qualität in der Patientenversorgung. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für digitale Anwendungen, die in Krankenhäusern zum Einsatz kommen können: 

1. Elektronische Patientenakte (EPA bzw. EPD): Die Einführung einer digitalen Patientenakte respektive -dossier ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Patientendaten. Ärzte und Pflegepersonal im Krankenhaus können schnell und einfach auf die relevanten Gesundheitsdaten zugreifen, diese aktualisieren und mit verschiedenen Stationen austauschen. Dadurch wird die Effizienz der Patientenbehandlung verbessert, Wartezeiten verkürzt, unnötige Doppeluntersuchungen und -diagnosen verhindert und es entfallen Kosten für das unnötige Ausdrucken von Dokumentationen, was gleichzeitig den Druck- und Papierverbrauch senkt.

2. Telemedizin und Fernüberwachung: Durch den Einsatz von Telemedizin und Fernüberwachungssysteme können Patienten und chronisch Kranke über digitale Kanäle medizinische Konsultationen, Behandlungen, Nachkontrollen oder Überwachungen von Gesundheitsparametern mit einem Arzt durchführen, was zu weniger physischen Besuchen im Krankenhaus führen kann. Auch können Experten aus anderen Regionen oder Ländern für eine Zweitmeinung konsultiert werden. Dies verbessert die Verfügbarkeit von Fachärzten, schafft freie Betten für Notfallversorgungen und optimiert eine flexible Patientenversorgung.

3. Automatisierung von Prozessen: Mit der Implementierung von digitalen Lösungen und Systemen können administrative Routineaufgaben in Krankenhäusern automatisiert werden. Rechnungen können etwa automatisch generiert und Termine effizienter geplant werden. Auch die Verwaltung und Abschluss von Arbeitsverträgen und medizinischen Dokumenten kann elektronisch erfolgen, während die automatische Erfassung von Daten für die Lagerverwaltung und Laborberichte den Arbeitsablauf erleichtert. Ferner ermöglichen die digitalisierten Prozesse den interdisziplinären Austausch von Dokumenten mit anderen Krankenhäusern, Forschungseinrichtungen oder Universitäten. Dadurch können Zeit und Kosten eingespart werden, während die Effizienz und Zusammenarbeit mit allen Parteien in der Gesundheitsbranche verbessert werden.

4. Digitalisierung durch die Sicherstellung von Formvorschriften mit der Hilfe von elektronischen Signaturen und Siegel: Neben der Automatisierung von Prozessen können elektronische Signaturen und Siegel dazu beitragen, die internen Verwaltungsabläufe in Krankenhäusern effizienter und fristgerecht abzuschliessen. Statt medizinische Dokumente auf Papier auszudrucken, zu unterschreiben und erneut zu scannen, können alle erforderlichen Unterschriften von Ärzten, Krankenhauslaboren und -apotheken digital geleistet werden. Dazu gehören unter anderem die Unterzeichnung von Medikationsplänen und -rezepten sowie patientenbezogene Berichte. Dies beschleunigt die internen Genehmigungsprozesse für Behandlungen oder Diagnosen, was insbesondere in Notfallsituationen für Patienten entscheidend sein kann. Überdies können Patienten vorwiegend Einwilligungserklärungen und Verfügungen für medizinische Behandlungen mit einer digitalen Signatur genehmigen. Elektronische Signaturen können auch die Kosteneffizienz fördern, da der Aufwand für Druck, Papier und den Versand von Dokumenten entfällt. Die Zeitersparnis ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der sich durch den Einsatz elektronischer Signaturen ergibt. Der Prozess der Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten durch einen Arzt kann beschleunigt werden, da die physische Anwesenheit des Arztes auf der Station entfällt, wenn er sich beispielsweise an einem anderen Ort im Krankenhaus befindet. Ein weiterer Vorteil elektronischer Signaturen ist die Unverfälschbarkeit und Nachvollziehbarkeit. E-Signaturen bieten durch ihre kryptografische Erstellung eine hohe Sicherheit, da jederzeit nachvollzogen werden kann, welcher Arzt dem Patienten zu welchem Zeitpunkt eine Behandlung oder Diagnose erteilt hat. Diese Rückverfolgbarkeit kann in Rechtsstreitigkeiten zwischen einem Patienten und einem Arzt im Krankenhaus von entscheidender Bedeutung sein.

Für eine erfolgreiche Integration dieser digitalen Lösungen sind Investitionen in Technologie, Schulungen für das medizinische Personal sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards erforderlich. Wenn diese Massnahmen jedoch korrekt umgesetzt werden, können sie dazu beitragen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Qualität der Patientenversorgung zu verbessern.