14.03.2022

Author: Geraldine Critchley

Anwendungsfälle der elektronischen Signatur

Verträge sind aus der Berufswelt nicht wegzudenken, ohne sie kommen keine Geschäfte zustande. Traditionelle papierbasierte Arbeitsabläufe können Vertragsprozesse unnötig in die Länge ziehen und zusätzliche personelle Ressourcen binden. Deshalb steigen immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung und Digitalisierung dieser Arbeitsabläufe um, denn es spart Zeit, Kosten und Nerven. Ausserdem lassen sie sich in fast allen Bereichen eines Betriebes umsetzen und auf diese Weise vereinheitlichen.

1. Kaufverträge

Kaufverträge binden nicht nur verschiedene Abteilungen (Einkauf, Verwaltung, Vertrieb, etc.) eines Unternehmens ein, sondern sie kommen zwischen mindestens zwei Vertragspartnern zustande.

Die traditionelle Vertragsunterzeichnung dauert nicht nur lange, sondern ist so lange nicht rechtsgültig, bis alle Vertragsparteien unterschrieben haben. Kaufverträge lassen sich dank EU Verordnung eIDAS im europäischen Raum rechtsgültig auch elektronisch signieren.

2. Arbeitsverträge

Kein Unternehmen und keine Arbeitnehmer:innen kommt wohl ohne Arbeitsverträge aus. Von der Stellenausschreibung über die Bewerbungen sowie Gespräche und das Onboarding gehören zahlreiche Dokumente implizit zum Vertragsprozess. Der Arbeitsvertrag selbst regelt Arbeitszeiten, Rechte, Pflichten, Verantwortlichkeiten und die Dauer des Vertrags. Arbeitsverträge lassen sich schneller und unkomplizierter elektronisch signieren, das bietet auf einem stark umkämpften Arbeitsmarkt klare Vorteile gegenüber der Konkurrenz.

Elektronische Signatur auf Arbeitsverträgen

3. Annahmeerklärungen

Annahmeerklärungen gehen einer Vielzahl von Verträgen voraus. Es handelt sich um eine empfangsbedürftige Willenserklärung, die das vorbehaltlose „Ja ich will“ als Antwort auf einen Antrag oder ein Angebot beinhaltet. Eine Annahmeerklärung sichert ab, dass die während den Vertragsverhandlungen festgehaltenen Services oder Leistungen von den Vertragsparteien übernommen werden. Erst wenn eine unterschriebene Annahmeerklärungen der beiden Vertragsparteien vorliegen, kann es zu einem rechtsgültigen Vertragsabschluss kommen. Auch dieser Teil des Vertragsprozesses kann mittlerweile mit einer rechtsgültigen elektronischen Signatur beschleunigt und digitalisiert werden.

4. Non-Disclosure Agreements (Geheimhaltungsverträge)

Für die meisten Unternehmen, die in hoch regulierten Märkten aktiv sind, gehören die Verschwiegenheitserklärungen zum täglichen Geschäft. Die Digitalisierung und elektronische Signatur dieser NDAs lohnt sich insbesondere, weil sie doch immer sehr standardisiert sind. Der Verzicht auf Papier, Drucker, Stift und Scanner lohnt sich also enorm. Mit einer elektronischen Signaturlösung lassen sich diese Vereinbarungen schnell, unkompliziert, beweiskräftig und rechtssicher abschliessen.

5. Finanzdokumente

Gerade im Bankenwesen und Finanzsektor gewinnen verantwortliche Mitarbeiter:innen, wenn Sie Ihren Kund:innen eine digitalere Customer Journey bieten. Gerade beim Abschluss von papierbasierten Finanzprodukten und -dokumenten gestalten sich die Prozesse langwierig. Finanzdienstleistungen, die digital signiert werden können, erhöhen die Kundenzufriedenheit ungemein.

Mit dem Smartphone aus der Ferne Finanzdokumente elektronisch signieren

6. Ausschreibungen

Mit Ausschreibungen generieren Sie für Ihr Unternehmen Angebote von Lieferanten und Partnern, die Sie für einen Auftrag benötigen. Eine solche Ausschreibung gehört bereits zum Vertragsprozess und enthält Vertragsbedingungen, beschreibt den Bieterprozess und weitere wichtige Informationen. Solche Ausschreibungen müssen häufig ebenfalls signiert werden, was auch mit einer elektronischen Signaturform möglich ist.

7. Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen sind insbesondere für B2B-Unternehmen von grosser Bedeutung. Sie besiegeln in einem Standardvertrag die wichtigsten Parameter für Dienstleistungen für unbefristete Kundenbeziehungen. Sie enthalten in der Regel allgemeine Bedingungen über Abrechnungen, Zahlungsverkehr, Streitschlichtung und geistigem Eigentum. Mit einer elektronischen Signatur lässt sich ein Rahmenvertrag rechtlich bindend, beweiskräftig und unkompliziert abschliessen.

8. Lieferantenverträge

Der Einkauf und Vertrieb eines Unternehmens hängt massgeblich von seinen Beziehungen zumeist externen Lieferanten ab. Rahmenbedingungen und Liefertermine werden in den Lieferantenverträgen geregelt. Der Abschluss solcher Vereinbarungen ist häufig komplex und bindet Zeit sowie personelle Ressourcen. Beschleunigen Sie die Unterzeichnung von Lieferantenverträgen mit elektronischen Signaturlösungen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente schnell und sicher versenden und fast zeitgleich unterzeichnen.

9. Mietverträge

Nicht erst seit Covid-19 profitiert auch die Immobilienbranche enorm von der Digitalisierung. So lassen sich etwa Mietverträge (befristet sowie unbefristet) ebenfalls elektronisch rechtsgültig unterzeichnen. Das schliesst Mietverträge von Wohnflächen, Gewerbe- oder Büroräumen mit ein.

Elektronische Signatur auf Mietverträgen

10. Bestellungen

Bestellungen gehören unter anderem zu Kaufverträgen, können aber auch oft formlos abgeschlossen werden. Etwa im B2B-Vertrieb lassen sich Bestellungen mittels eines digitalen Dokumenten- und Vertragsmanagements enorm beschleunigen. Das bietet immense Vorteile gegenüber dem Wettbewerb.

11. Verarbeitungen von Rechnungen

Wenn Unternehmen auf elektronische Signaturlösungen umsteigen, bietet das auch den Vorteil, dazugehörige Vertragsunterlagen oder auch daraus resultierende Rechnungen in einer entsprechenden Software zu verarbeiten. Automatische Erinnerungen an Fristen zur Verarbeitung oder Rechnungsausstellung schaffen dabei grosse Sicherheit.

12. Petitionen

Petitionen sind aus dem Internet nicht mehr wegzudenken. Auch sie lassen sich problemlos elektronisch signieren und dann schnell und sicher an die entsprechende Einrichtung oder Behörde weiterleiten. Mit einer elektronischen Signaturlösung erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Petition enorm.