Heutzutage gestaltet sich gerade in Ballungszentren die Wohnungssuche als äusserst nervenaufreibend. Immobilienportale im Netz, Online-Bewerbungen oder wie in Pandemiezeiten auch Online-Besichtigungen gehören bereits zur Normalität.
Das stellt Inhaber oder Geschäftsführer einer Immobilienagentur, -verwaltung und –vermittlung vor weitere Problemfelder: Wie schützt man die eigenen Mitarbeiter*innen gesundheitlich, wie bei der Unterzeichnung eines Mietvertrages, die ja zu den täglichen Geschäftsprozessen gehören? Zudem sind die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen nicht ohne Auswirkungen auf die Immobilienbranche geblieben. Welche Herausforderungen stellen sich und wie können Sie darauf reagieren?
Digitale Transformation in der Immobilienbranche
Durch die zunehmende Digitalisierung müssen Unternehmen Prozesse und Strategien überdenken, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Dazu zählt auch die Immobilienbranche. Einfache Ausdrucke sowie Aushänge von inserierten Wohnungen und Häusern genügen schon lange nicht mehr. Inserate und Werbung auf den einschlägigen Immobilienportalen im Netz gehören unlängst zum täglichen Brot von Immobilienagenturen. Und auch die digitale Transformation zwingt zu neuen und optimierten Prozessen.
Namentlich Mitarbeiter*innen im Home-Office, der Remote-Modus, virtuelle Konferenzen und Meetings mit Kunden müssen in Zukunft stärkere Berücksichtigung in der Immobilienbranche finden. Um auf die Anforderungen von New Work, neuen Arbeitsprozessen und den Schutz von Mitarbeiter*innen zu reagieren, müssen sich Geschäftsführer*in und -inhaber*innen in der Immobilienbranche verstärkt mit der Digitalisierung verschiedener Prozesse auseinandersetzen. Dazu gehört zum Beispiel auch die elektronische Signatur von Mietverträgen.
Anforderungen an die Signatur von Mietverträgen
Wenn eine Wohnung etwa von Privatpersonen an Privatpersonen vermietet wird, dann genügt auf klassische und analoge Weise eine formlose Vereinbarung, die von beiden Vertragsparteien unterzeichnet wird. In vielen Fällen würde also auch eine einfache elektronische Signatur als Pendant genügen.
Komplizierter wird es etwa, wenn ein Mietvertrag befristet und gleichzeitig elektronisch signiert werden soll. Im klassischen Fall bedarf es der Schriftform nach § 550 BGB und § 575,1 BGB. Seit 2016 hat der Gesetzgeber nun die Möglichkeit geschaffen, solche Verträge durch eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig zu besiegeln.
Erforderliche Signaturform für Mietverträge
Mietverträge jedoch elektronisch unterzeichnen können, bietet über den Infektionsschutz hinausgehende Vorteile. Mit einem Häkchen AGB akzeptieren oder mit einem Pen auf dem Tablet unterschreiben. Das sind alles Formen der einfachen elektronischen Signatur. Für einen Mietvertrag allerdings genügt diese Signaturform nicht. Es bedarf der fortgeschrittenen Signatur oder für befristete Mietverträge der qualifizierten Signaturform.
Dabei müssen gewisse Anforderungen nicht nur an die Technologien erfüllt werden.
Aber bereits 2016 hat der Gesetzgeber mit der eIDAS-Verordnung die Verwendung der elektronischen Signatur gesetzlich geregelt. Dies beinhaltet auch die Identifikation und Authentifizierung der Vertragspartner.
Rechtssicherheit der elektronischen Signatur bei Mietverträgen
Sowohl Vermieter als auch Mieter haben Interesse daran, einen Mietvertrag zu unterzeichnen, der beiden Parteien im Regelfall Rechtssicherheit gewährt. Manch einer befürchtet noch, dass elektronisch unterschriebene Dokumente nicht die gleiche Rechtswirksamkeit entfalten, wie klassisch persönlich unterzeichnete. Der Gesetzgeber hat auch solche Fälle geregelt, in denen ein Mietvertrag digital unterzeichnet wird. Zeitlich unbefristete Mietverträge können elektronisch mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur rechtsgültig unterschrieben werden, zeitlich befristete hingegen bedürfen der qualifizierten elektronischen Signaturform.
Dabei müssen gewissen Kriterien erfüllt sein, damit der digital unterzeichnete Mietvertrag auch tatsächlich rechtsgültig ist:
- Die Vertragspartner müssen sich eindeutig authentifizieren.
- Die Erstellung eines einmaligen Signaturschlüssel.
- Die Erkennbarkeit von Manipulation einer Signatur muss gewährleistet sein.
Mit einer elektronischen Signatur können Sie einen umfassenden Prüfpfad zurückverfolgen, wann ein Dokument unterzeichnet und durch welche Vertragsperson dieses signiert wurde. Buchstäblich bietet eine elektronische Signatur oftmals grössere Sicherheit, weil sie nicht wie eine handschriftliche Signatur leicht kopiert oder manipuliert werden kann.
Weitere Anwendungsfälle elektronischer Signaturen bei Immobilientransaktionen
Neben Mietverträgen können Vertreter der Immobilienbranche in vielen anderen Bereichen ebenfalls von den Vorteilen der elektronischen Signaturform profitieren.
1. Übergabeprotokoll
Ist der Mietvertrag erst einmal unterzeichnet, erfolgt bei Mietbeginn oder im anderen Fall bei Mietende die Übergabe der Wohnung. Ein Übergabeprotokoll, in dem der Zustand und gegebenenfalls Mängel der Wohnung festgehalten werden, gehört zum Standard. Auch dieses Übergabeprotokoll lässt sich rechtssicher – etwa auf einem mobilen Endgerät – elektronisch von den Mietparteien signieren.
2. Nebenkostenabrechnung
Die regelmäßige Abrechnung der Nebenkosten gehört zum Berufsalltag von Hausverwaltungen und Immobilienagenturen. Üblich ist die schriftliche Abrechnung, die noch häufig in langwierigen Prozessen manuell erstellt und postalisch verschickt wird. Eine solche Abrechnung kann aber ohne Probleme ebenfalls elektronisch signiert und verschickt werden.
3. Mieter-Selbstauskunft
Mietinteressenten müssen zunächst einmal eine Selbstauskunft ausfüllen und unterschreiben. Eine solche Auskunft unterliegt keiner Formvorschrift und kann schnell elektronisch signiert werden. Gerade auf dem schnelllebigen Wohnungsmarkt ist das ein klarer Vorteil.
4. Kündigung
Welchen Formalia eine Kündigung zu folgen hat, ist oftmals im Mietvertrag geregelt. Grundsätzlich gibt es aber keine Formvorschriften für die Kündigungen von Mietverträgen. Die Kündigung von Wohnraum unterliegt gesetzlich der Anforderung der Schriftform, aber mittlerweile kann diese ohne Probleme mit einer qualifizierten elektronischen Signatur auch digital erfolgen.
Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen in der Immobilienbranche
Der Einsatz der elektronischen Signatur in der Immobilienbranche bietet klare Vorteile gegenüber der traditionellen handschriftlichen Signatur:
Zeitersparnis
Die Dokumente müssen nicht erst auf allen Seiten gedruckt, unterschrieben und gescannt werden, sondern können sofort digital signiert und weitergeschickt werden. Vertragspartner können auch gleichzeitig die Dokumente unterzeichnen. Das spart auch Geld!
Senken der Fehlerquote
Mit einer entsprechenden Software können Sie Dokumentvorlagen beliebig speichern und wieder verwenden. Das minimiert die Fehlerquote immens.
Dokumentensicherheit
Die elektronischen Kopien der unterzeichneten Mietverträge können sicher in der Cloud gespeichert werden.
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