Effiziente digitale Verwaltung: Geregelte elektronische Siegel im Kanton Luzern

Mithilfe der Unternehmen CMI, intarsys und Swisscom Trust Services führt der zentralschweizerische Kanton geregelte elektronische Siegel ein und beseitigt damit einen der letzten Medienbrüche in der Verwaltung

Der Kanton Luzern setzt bereits seit Längerem auf eine GEVER-Lösung (GEschäftsVERwaltung) von CMI, um die Aktenführung zu digitalisieren. Mit dem System lassen sich Verwaltungsaufgaben effizient in einem Workflow bündeln. Allerdings stiess es bisher immer dort an seine Grenzen, wo Dokumente amtlich beglaubigt werden mussten. Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie und Personenbeschränkungen in Büros wollte der Kanton Luzern jedoch auch diesen Medienbruch beseitigen und den Mitarbeitern mehr ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Remote, digital und sicher

Die Herausforderung bestand darin, digitale Dokumente mit der gleichen Rechtssicherheit auszufertigen wie analog besiegelte Schriftstücke. Ausserdem müssen auch bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung strenge Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Daher sollten die sensiblen Dokumente selbst nicht an externe Dienstleister herausgegeben werden, um den Vorgang des digitalen Siegelns durchzuführen. Sie sollten stattdessen vollständig im kantonalen Rechenzentrum verbleiben, bis sie den entsprechenden Bürgern, Unternehmen oder Institutionen digital zugestellt werden.

„Das Bedürfnis nach elektronischen Siegeln und Signaturen kommt aus den Digitalisierungsbestrebungen des Kantons Luzern. Wir versuchen, wo immer möglich, Medienbrüche zu verhindern oder zu reduzieren. Heute sieht es oft noch so aus: Ein Entscheid entsteht zwar elektronisch, muss dann aber ausgedruckt und unterschrieben oder gestempelt werden, bevor er dann postalisch verschickt werden kann. Durch den Einsatz des elektronischen Siegels können wir diesen Medienbruch verhindern und bis zum Schluss des Prozesses digital bleiben“, sagt Dario Schaller, Product Manager E-Government Services, Projektverantwortlicher seitens des Kanton Luzern.

Einfache Integration über Schnittstellen

Eine Anforderung für eine zu implementierende Lösung war, dass Mitarbeiter elektronische Siegel direkt aus den ihnen bekannten Anwendungen heraus auslösen können. Daher arbeitete der Kanton von Beginn an eng mit seinem Software-Partner CMI zusammen. Nach einer zunächst erfolglosen Ausschreibung und einer anschliessenden Marktanalyse wurde das deutsche Unternehmen intarsys ausgewählt, das mit einer speziellen Schnittstelle Signaturdienste in verschiedene Web- und Fachanwendungen integrieren kann.

Dieser Anbieter arbeitet wiederum mit Swisscom Trust Services zusammen und kann daher auch den Rechtsraum der Schweiz mit ZertES abdecken. Der Zertifizierungsdienstanbieter stellt die geregelten Zertifikate und qualifizierte elektronische Zeitstempel zur Verfügung, die notwendig sind, um die Rechtssicherheit der gemeinsamen Lösung zu gewährleisten. Ausserdem benötigt der Trust Service keinen direkten Zugang zu den Dokumenten, sondern arbeitet lediglich mit aus den Dokumenten errechneten Hashwerten. Ein Hash ist einem Dokument zwar eindeutig zugeordnet, ermöglicht aber keine Rückschlüsse auf den Inhalt. Ausserdem würde sich der Hashwert bei nachträglichen Änderungen an einem gesiegelten Dokument verändern, wodurch das Siegel ungültig wird. Manipulationen können so zuverlässig und einfach erkannt werden.

Die zweifache Integration von Swisscom Trust Services in intarsys und intarsys in CMI verlief reibungslos: „Das hat wunderbar funktioniert. Ausgehend von der Lösung Cloud Suite Gears von intarsys, gibt es einerseits eine Integration zu Swisscom Trust Services. Das war stressfrei, da hat uns intarsys hervorragend begleitet. Dann gab es die zweite Integration von CMI mit Cloud Suite Gears und auch diese Integration hat problemlos funktioniert. Insgesamt ist die Integration aller Komponenten reibungslos über die Bühne gegangen“, so Schaller. Seit Herbst 2021 ist die Lösung produktiv im Einsatz.

Mitarbeiter und Bürger profitieren

Was die Einführung der geregelten elektronischen Siegel anbelangt, nimmt der Kanton Luzern eine Vorreiterrolle ein. Die entsprechende Rechtsprechung ist noch neu und es gibt auch noch wenige Anbieter auf dem Markt, die eine entsprechende Lösung umsetzen können. Vor diesem Hintergrund war die Kooperation mit CMI, intarsys und Swisscom Trust Services ein voller Erfolg.

Bisher ist die Anzahl der elektronisch gesiegelten Dokumente noch überschaubar, soll aber laufend gesteigert werden. Im Herbst 2022 plant der Kanton zudem die Einführung der digitalen Signatur. „Diese neuen technologischen Möglichkeiten sind nicht nur für die Optimierung unserer internen Abläufe wichtig, sondern werden auch zunehmend von Bürgern nachgefragt. Auf den Wunsch nach mehr digitaler Kommunikation können wir jetzt reagieren, indem wir Antworten, Entscheide oder Berichte elektronisch siegeln oder signieren und danach elektronisch zustellen können“, so Schaller abschliessend.

Erfolgsgeschichten

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