In der digitalen Welt sind elektronische Rechnungen (E-Invoices) ein Muss für jedes zukunftsorientierte Unternehmen – in einigen Ländern sind sie sogar vorgeschrieben oder werden es in Zukunft sein. Doch wie können Entscheidungsträger sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen sicher und rechtskonform sind und gleichzeitig so effizient wie möglich verarbeitet werden? Die Antwort liegt in der kombinierten Verwendung von elektronischen Siegeln. Finden Sie heraus, wie Ihr Unternehmen von diesem Ansatz profitieren kann.
Elektronische Rechnungen und elektronische Siegel: Ein unschlagbares Duo
E-Rechnungen sind digitale Dokumente, die eine erbrachte Dienstleistung bescheinigen und in einem strukturierten Format ausgestellt, versandt und empfangen werden. Ab 2025 wird es beispielsweise in Deutschland für viele B2B-Transaktionen verpflichtend sein, solche E-Rechnungen anzubieten. Italien ist in diesem Bereich bereits weiter fortgeschritten und gilt als Vorreiter in der EU. Dort ist die elektronische Rechnungsstellung in vielen Bereichen der Wirtschaft bereits Pflicht. In vielen EU-Ländern (z. B. in Frankreich oder den Niederlanden) ist das Verfahren für Business-to-Government (B2G)-Transaktionen obligatorisch. Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Standards und Formaten entsprechen, um die Verarbeitung, den Austausch und die Archivierung zu erleichtern. Elektronische Siegel sind eine wertvolle Ergänzung, um sicherzustellen, dass diese elektronischen Rechnungen sicher und rechtskonform sind. Diese von juristischen Personen verwendeten Siegel bescheinigen eindeutig die Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments. Sie liefern den rechtlichen Nachweis, dass ein Dokument aus der angegebenen Quelle stammt und seit seiner Erstellung nicht verändert wurde. Elektronische Siegel ermöglichen die Batchverarbeitung, sodass auch grosse Mengen elektronischer Rechnungen schnell, effizient und sicher ausgestellt werden können.
Vorteile von elektronischen Siegeln auf elektronischen Rechnungen
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Authentizität und Integrität: Elektronische Siegel gewährleisten, dass die elektronische Rechnung authentisch ist (d. h. vom angegebenen Absender stammt) und der Inhalt nicht manipuliert wurde. Dies ist besonders wichtig, um Betrug zu verhindern und Vertrauen zwischen Geschäftspartnern aufzubauen.
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Rechtliche Anforderungen: In vielen Ländern müssen elektronische Rechnungen durch digitale Signaturen oder Siegel gesichert werden, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten. Ab 2025 wird diese Anforderung für B2B-Unternehmen in vielen Teilen Europas, darunter auch in Deutschland, verpflichtend sein. Die eIDAS-Verordnung erleichtert die Nutzung, indem sie einen einheitlichen Rahmen für Europa schafft.
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Standardisierung: Elektronische Siegel tragen zur Standardisierung und Vereinfachung des E-Invoicing bei. Die Verwendung von Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD in Kombination mit elektronischen Siegeln stellt sicher, dass Rechnungen unabhängig vom verwendeten System ausgetauscht und verarbeitet werden können.
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Nachvollziehbarkeit und Archivierung: Elektronische Siegel erleichtern die Nachvollziehbarkeit und Langzeitarchivierung von elektronischen Rechnungen. Sie stellen sicher, dass archivierte Dokumente auch nach vielen Jahren noch im Original und unverändert nachgewiesen werden können. Elektronische Siegel können mit qualifizierten elektronischen Zeitstempeln für eine effektive Langzeitvalidierung kombiniert werden.
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Prozessautomatisierung: Elektronische Siegel auf elektronischen Rechnungen ermöglichen eine stärkere Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, da die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen automatisch überprüft werden kann, was zu effizienteren und schnelleren Arbeitsabläufen führt.
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Erhöhte Sicherheit und Schutz vor Betrug: Elektronische Siegel und elektronische Rechnungen verwenden kryptografische Methoden, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten zu garantieren, was einen erhöhten Schutz vor Fälschungen und unbefugten Änderungen bietet.
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Prozessoptimierung und Kosteneinsparungen: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine effizientere und schnellere Verarbeitung, wodurch sich die Durchlaufzeiten verkürzen und weniger Fehler auftreten. Unternehmen können durch den Verzicht auf physische Dokumente Kosten sparen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Im Gegensatz zu personalisierten elektronischen Signaturen müssen elektronische Siegel nicht jedes Mal manuell bestätigt werden, was eine Stapelverarbeitung ermöglicht und den Prozess effizienter macht.
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Verbesserte Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Elektronische Siegel ermöglichen eine höhere Rechnungstransparenz und Rückverfolgbarkeit. Alle Änderungen und Lieferungen können nachverfolgt werden, was interne und externe Audits erleichtert.
Elektronische Siegel sind ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von elektronischen Rechnungen
Die Beziehung zwischen elektronischen Siegeln und elektronischer Rechnungsstellung wird für die rechtliche und operative Umsetzung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Sektor ab 2025 entscheidend sein. Die Sicherheit, Effizienz und Integrität von E-Invoices sind für den praktischen Einsatz unabdingbar, und der Schub durch Siegel muss bereits heute für eine vorausschauende wirtschaftliche Planung berücksichtigt werden. Swisscom Trust Services bietet umfassende Lösungen und Unterstützung bei der Implementierung von elektronischen Siegeln für E-Invoices - auch für grenzüberschreitende Transaktionen. Unser Team beantwortet gerne Ihre Fragen und unterstützt Sie bei der sicheren und effizienten Rechnungsverarbeitung.
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