Das Ausdrucken, Versenden, Unterschreiben, Scannen und Archivieren von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Dank der Integration der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) von Swisscom Trust Services in die bestehende SIX DocuSign Lösung werden Verträge digital und rechtsgültig abgewickelt. Das Resultat ist ein einfacher, effizienter, sicherer und beschleunigter Prozess: Zur Freude der Kunden, Lieferanten und SIX.
Das Unternehmen: SIX
SIX betreibt die Infrastruktur für die Finanzplätze Schweiz und Spanien und sichert damit den Informations- und Geldfluss zwischen den Akteuren. SIX bietet Dienstleistungen für den Kapitalmarkt, Finanzinformationen sowie Bankdienstleistungen und baut eine digitale Infrastruktur für das neue Jahrtausend.
SIX vernetzt Finanzmarktakteure in der Schweiz, Spanien und auf der ganzen Welt. Eigentümer sind rund 120 Banken. Sie sind die Hauptnutzer der SIX Infrastruktur und die wichtigsten Kunden. Die enge Beziehung zu ihnen garantiert die Stabilität der Finanzinfrastruktur und -prozesse, Nähe zu den sich ändernden Geschäftsanforderungen der Kunden und wettbewerbsfähige Preise.
Digitale Verträge schaffen Effizienz
Mit Beginn der Covid-19-Pandemie kam es auch bei SIX zu langen Verzögerungen der papierbasierten Vertragsabwicklung. Die Verträge erreichten die Zeichner mit Wochen Verspätung oder gar nicht. Dokumente mussten im Homeoffice ausgedruckt, kuvertiert, frankiert, per Post versendet, signiert, empfangen, aufbewahrt, eingescannt und zu einem späteren Zeitpunkt archiviert werden: Die Situation war für alle involvierten Parteien sehr demotivierend. „Das Ziel war es, den Business Units und den Corporate Functions eine Lösung für ihre Anforderungen zu bieten: Einfach und schnell nutzbar, kunden- und benutzerfreundlich, sicher, compliant, stabil, effizient, leistungsfähig und integrativ. Deswegen haben wir als SIX Mitte 2020 die digitale Cloud-Signaturlösung DocuSign eingeführt.“ , sagt Christian Thometzek, Head Business Excellence bei SIX.
Turgut Dogan, Product und Service Manager bei SIX wurde mit dem Vorhaben zur Vertragsdigitalisierung beauftragt, leitete das Projekt und betreut heute die Lösung für das gesamte Unternehmen: „Mit der blossen Einführung und Integration eines Cloud-Services ist es lange noch nicht getan. Wir haben ein Testimonial und einen Informations-Hub mit relevanten Informationen erstellt, DocuSign im Rahmen von internen Veranstaltungen vorgestellt, Benutzerschulungen angeboten, Demos durchgeführt und vieles mehr. Die Nutzungsstatistiken zeigen eindrücklich, dass sich die Anstrengungen gelohnt haben. Jedes digital abgewickelte Dokument bietet einen signifikanten Mehrwert.“
Digitalisierung der Vertragsabwicklung mit DocuSign
Die Self-Service-Lösung DocuSign ist in die Systemlandschaft von SIX eingebettet. Mitarbeitende können sich jederzeit über das SIX interne Bestellportal einen SIX DocuSign Account bestellen, der ihnen voll automatisiert innerhalb weniger Minuten zur Verfügung steht.
Die darauffolgende Vertragsabwicklung ist denkbar einfach: Log-in über Single-Sign-On, Dokument per Drag-and-drop hochladen, die E-Mail-Adressen der Signierenden angeben, im Dokument die Signaturfelder deklarieren und das Dokument versenden. Die Signierenden erhalten eine Mail mit dem Link auf das zu signierende Dokument. Nach der Signierung erhält der Sender des Dokuments eine Benachrichtigung über den Vertragsabschluss.
Je nach Vertragstyp kommen unterschiedliche Signaturarten zum Einsatz. Angefangen von der Simple Electronic Signature (SES) über die Advanced Electronic Signature (AES) bis hin zur Qualified Electronic Signature (QES). Für die meisten Dokumente ist eine von DocuSign zur Verfügung gestellte SES und AES zweckdienlich und ausreichend.
Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) von Swisscom Trust Services kommt zum Einsatz
Bestimmte Vertragsarten unterliegen regulatorischen Anforderungen, welche die QES als sicherste Art der elektronischen Signatur fordern. Daher stand SIX vor der Herausforderung, eine QES-Anbieterin zu finden, die sich nahtlos in die bestehenden Prozesse und DocuSign integrieren lässt und sowohl das schweizerische Bundesgesetz ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS für qualifizierte elektronische Signaturen erfüllt.
Zum Zeitpunkt der Evaluation war Swisscom Trust Services die einzige Anbieterin von Vertrauensdiensten am Markt, die diese Anforderungen erfüllen konnte. Die Lösung konnte hinsichtlich Sicherheit und Compliance den Erwartungen von SIX entsprechen.
Swisscom Trust Services ermöglichte SIX einen einfachen und nutzerfreundlichen Identifikations- und Registrierungsprozess für die QES. Signierende können sich sowohl in Swisscom Shops, über ausgebildete SIX Registrierungs-Agenten als auch Online für die Nutzung der QES identifizieren. Für Registrierung und Nutzung der QES ist lediglich eine Bestätigung über die kostenlose Mobile ID-App notwendig.
Anwendungsfall: Market-Maker schliessen Verträge rechtsgültig mit QES ab
Market-Maker unterstützen den Börsenhandel mit Exchange Traded Funds (ETF) oder Exchange Traded Products (ETP), indem sie Kurse für diese Finanzprodukte auf beiden Seiten des Orderbuchs einstellen. Vereinbarungen zwischen SIX Swiss Exchange AG und den Market-Makern beinhalten Konditionen der Preisstellung der an der Börse angebotenen ETFs und ETPs. Legal & Compliance fordert bei diesen Vertragsabschlüssen zwischen SIX Swiss Exchange AG und den Market-Makern eine handschriftliche oder eine qualifizierte elektronische Signatur.
Hanspeter Syfrig, Produktmanager für den Fondsbereich bei SIX Swiss Exchange AG, kam die Möglichkeit zur Nutzung der QES wie gerufen: „Das Einholen von Unterschriften für Dokumente nach dem Start des Lockdowns wurde plötzlich zu einer realen Herausforderung. Bei der Unterzeichnung von Dokumenten hat dies zu zusätzlichen Verzögerungen und Ineffizienzen geführt. Das Onboarding bei DocuSign ist sehr intuitiv und wir haben die Lösung schnell bei uns ausrollen können. Auch die QES-Registrierungen haben wir schnell absolviert. Zudem war die Registrierung sehr einfach zu handhaben. Sobald die Registrierungen abgeschlossen waren, konnten wir anfangen, die QES über DocuSign zu nutzen.“
Auf die Frage, ob SIX die QES-DocuSign Lösung anderen Anwendern weiterempfehlen würde, entgegnet Hanspeter Syfrig: „Ja, die Lösung hat uns sehr viel zeitlichen und administrativen Aufwand erspart. Insofern kann ich jedem nur weiterempfehlen, auf elektronische Signaturen umzusteigen.“
Erfolge der Lösung
DocuSign wird bei SIX rege genutzt. Mehr als 9‘000 Dokumente mit über 23‘000 digitalen Signaturen von mehr als 1‘300 unterschiedlichen Signierenden aus 15 Ländern wurden bis Ende November 2021 prozessiert. Durch DocuSign und der QES-Integration der Swisscom Trust Services profitiert SIX auch in puncto Nachhaltigkeit. Durch den Wechsel auf ein fast komplett papierloses Büro leistet SIX einen Beitrag für die Umwelt, reduziert den Papierverbrauch enorm, bietet einen schnelleren rechtsgültigen Zeichnungsprozess und senkt erfolgreich Aufwand und Kosten.
*Aus DocuSign Statistiken
Bei den Nutzern innerhalb der SIX, die bereits mit DocuSign arbeiten, findet die Lösung grossen Anklang.
„Wie bei jeder Neuerung mussten wir auch hier anfangs Überzeugungsarbeit leisten. Doch die Lösung ist sehr komfortabel in der Bedienung und einfach zu erlernen. Einmal genutzt, erkennen die Kolleginnen und Kollegen schnell die Vorteile. Ich höre immer wieder aus der Belegschaft, dass Prozesse, die früher Wochen gedauert haben, nun binnen Stunden abgeschlossen werden. Auf Kundenseite kommt diese Beschleunigung der Prozesse ebenfalls gut an. Damit sind wir auf einem guten Weg und ich kann sagen, dass die Einführung von DocuSign mit der Swisscom-Erweiterung ein voller Erfolg ist. Swisscom Trust Services war hier ein äusserst zuverlässiger Partner und das Team hat unsere Anfragen stets schnell und professionell beantwortet. Alles in allem konnten wir so gemeinsam eine optimale Lösung umsetzen.“ , so Turgut Dogan.
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