Unternehmen, aber auch Privatpersonen schließen Verträge, um bestimmte verhandelte Sachverhalte und Konditionen rechtlich zu fixieren. In Unternehmen finden Vertragsabschlüsse regelmässig und in allen möglichen Bereichen statt, z.B. im Personalwesen, in der Rechtsabteilung, im Vertrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Nach dem Vertragsabschluss steht die ordentliche Verwaltung der Verträge als wichtige Dokumente im Fokus. Allein die Ablage in Papierform oder einfach auf dem Desktop ist schon lange nicht mehr ausreichend. Eine sichere und effiziente Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement, das solch administrative Prozesse strukturiert und über Abteilungen hinweg vereinheitlicht – aber wie funktioniert das genau?
Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?
Je nachdem wie lange ein Unternehmen bereits besteht, haben die Mitarbeiter*innen vermutlich schon verschiedene Formen der Vertragsverwaltung mit verantwortet. In vielen Unternehmen lässt sich aber auch heute noch nicht von einer wirklichen Vertragsverwaltung (contract management) sprechen, denn vielmehr von einer Vertragssammlung in Akten- oder Dateiordnern.
Beim Vertragsmanagement handelt es sich um einen komplexen Prozess, der sich über die verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Recht, Verwaltung oder auch Vertrieb erstreckt. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf entsprechende Dokumenten-Managementsysteme und Datenbanklösungen zurückgreifen, ist dies der erste Schritt zu einem effektiven digitalen Vertragsmanagement.
Das digitale Vertragsmanagement sieht die Digitalisierung aller bestehenden Verträge vor, sofern diese infolge von elektronischen Signaturen nicht ohnehin schon digital abgespeichert wurden. Ein digitales Vertragsmanagement automatisiert darüber hinaus die Prozesse im gesamten Vertragszyklus und dies papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit. Das beschleunigt und vereinfacht Prozesse und senkt zugleich die Fehlerquoten gegenüber manuellen Prozessen.
Probleme papierbasierter Vertragsprozesse
Klassische Workflows wie unter anderem die Ablage und Verwaltung von Verträgen laufen in gefestigten Unternehmen meist geregelt und routiniert ab. Und dennoch sind sie fehleranfälliger: Verträge haben durch häufiges Kopieren oder Faxen manchmal schlechte Qualität und sind zudem grösstenteils auch sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Papierbasierte Prozesse erfordern enorme personelle Kapazitäten, das kostet Unternehmen viel Zeit und Geld.
Manuelle Workflows binden also nicht nur individuelle Kapazitäten und kosten mehrheitlich sehr viel Geld, sondern haben Auswirkungen auf die Gesamteffizienz und den Output eines Unternehmens. Das bedeutet für traditionelle Betriebe mit vielen papierbasierten Prozessen in einer zunehmend digitalisierten Welt, dass sie von der Konkurrenz leicht abgehängt werden können – einfach, weil sie aufgrund digitaler Arbeitsweisen schneller und vermutlich deshalb auch günstiger sein können.
Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements
Auch wenn die Umstellung von papierbasierten auf digitale und teils automatisierte Prozesse unter Umständen Schwierigkeiten bereiten kann, birgt das digitale Vertragsmanagement zahlreiche Vorteile:
Transparenz
Mit einer entsprechenden Softwarelösung stehen vertragsrelevante Informationen den jeweiligen Mitarbeiter:innen an einem zentralen digitalen Speicherort zur Verfügung.
Fehlerquote minimieren
Das digitale Vertragsmanagement automatisiert Prozesse und speichert digitale Vorlagen ab, sodass bei der Wiederverwendung und -aufbereitung ganz klar die Fehlerquoten gesenkt werden.
Übersicht behalten
Die digitalen und teilautomatisierten Prozesse garantieren, dass Sie keine Vertragstermine und -fristen verstreichen lassen.
Kosten sparen
Mit dem digitalen Vertragsmanagement entbinden Sie personelle Kapazitäten von langwierigen, papierbasierten Prozessen. Neben Personalkosten senken Sie auf diese Weise enorm die Papier- und Druckkosten.
Dokumentensicherheit
Die sichere und zentrale Speicherung und Archivierung von relevanten Vertragsunterlagen und dazugehörigen Versionsständen erhöht den Vertragslebenszyklus um ein Vielfaches.
Funktionsweise eines digitalen Vertragsmanagements
Zum digitalen Vertragsmanagement gehört eine spezielle Datenbanklösung oder eine entsprechende Software. Schon vor der elektronischen Signatur lassen sich automatische Terminerinnerungen, Wiedervorlagen sowie das Versenden von Dokumenten einstellen.
Nach der Signatur erfolgt beim digitalen Vertragsmanagement eine zeitgemässe elektronische Ablage aller Dokumente, sinnvollerweise im Cloud-Format. Dabei handelt es sich um einen digitalen Speicherplatz, der allen Beteiligten einen schnellen und einfachen Zugang von überall gewährt.
Je nach Vertragsinhalt vernetzt ein digitales Vertragsmanagement alle beteiligten Abteilungen eines Unternehmens und erinnert etwa an Auslieferungstermine sowie Rechnungsstellungen.
Branchen, die von einem digitalen Vertragsmanagement profitieren
Obwohl es sich mittlerweile für fast jedes Unternehmen lohnt, papierbasierte Vertragsprozesse zu überdenken, profitieren manche Branchen ganz besonders von den Vorteilen des digitalen Vertragsmanagements.
Immobilienbranche
In der Immobilienbranche etwa hilft ein digitales Vertragsmanagement dabei, relevante Unterlagen zu bündeln. Ausserdem sind Mietverträge schneller unter Dach und Fach. Auch weitere Bestandteile solcher Verträge wie Nebenkostenabrechnungen oder Kündigungen lassen sich auf diese Weise schneller, effizienter und kostengünstiger abwickeln und verwalten.
Versicherungsbranche
Auch Versicherungsunternehmen können ihre Produktivität mit digitalen Vertragsprozessen deutlich steigern. Davon profitiert auch das Kundenmanagement. Gerade die Papier lastigen Versicherungspolicen sparen eine Menge Zeit und Geld ein, wenn sie digital erstellt, unterzeichnet und verwaltet werden.
Bankwesen
Ähnliches gilt für das Bankenwesen. Die Digitalisierung von Vertragsprozessen erhöht die Wettbewerbsfähigkeit enorm. Digitale Genehmigungs- und Vertragsvorgänge bieten Kund*innen eine moderne und interaktive Erfahrung, die positiv auf die Customer Journey zurückwirkt und die Conversion Rate der Geldinstitute steigert.
Funktionen einer Vertragsmanagement Software
Eine gute Software für Vertragsmanagement stellt Ihnen und Ihrem Unternehmen verschiedenen vertragstypische Module und Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören eine spezifische Speicherplatzlösung, Kommunikationsmittel und individuelle Konfigurationsmöglichkeiten.
Gesamter Vertragsprozess abgedeckt
Eine Vertragsmanagementsoftware deckt den gesamten Prozess von der Anbahnung, den Verhandlungen, den Aufgaben bis hin zur Unterzeichnung und Verwaltung ab.
Individuelle Konfiguration
Idealerweise lassen sich Benutzeroberflächen individuell konfigurieren und an die jeweiligen Bedürfnisse der IT-, Rechtsabteilung oder des Einkaufs anpassen. Das garantiert intuitives und effektives Arbeiten.
Professionelles Dokumentenmanagement
Digitale Vertragsmanagementsoftware erlaubt, alle wichtigen Unterlagen, die zur Vertragserstellung oder zur Definition von Fristen notwendig sind, mit abzulegen.
Vertragstypische Funktionen
Ausserdem sollte die Software erforderliche Funktionen wie die Verteilung von Informationen in Tabellen oder die Kommunikation mit Vertragspartnern ermöglichen.
Automatische Fristen-Erinnerung
Grosser Vorteil eines digitalen Vertragsmanagements stellt die automatische Erinnerung an Termine und Fristen dar. Eine gute Übersicht sollte die grafische Darstellung von Laufzeiten und Fristen in einem Zeitstrahl darstellen können.
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