RatgeberDigitalisierung von Onboarding Prozessen

Wie lassen sich neue Mitarbeiter:innen schulen, die ausschließlich von Zuhause aus arbeiten und wie gelingt die Umstellung vom klassischen auf ein digitales Onboarding?

Der Weg in ein neues Unternehmen erfolgt nach der Bewerbung und der Einstellung in den meisten Fällen über das sogenannte Onboarding. Klar strukturierte Onboarding-Prozesse erleichtern neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg in das Unternehmen und garantieren eine effektive Einarbeitung. Die meisten Onboarding-Konzepte erfordern jedoch die physische Anwesenheit der Mitarbeiter:innen. Das Onboarding lässt sich aber digitalisieren und von verschiedenen Standorten aus durchführen. Auf diese Weise flexibilisieren Sie auch Ihre Personalsuche.

Zukunftstrends auf dem Arbeitsmarkt

Nicht erst seit der Covid-19 Pandemie ist „New Work“ ein zunehmend wichtiger Trend in der Arbeitswelt. Viele Unternehmen überdenken die Konzepte ihrer Einzel-, aber auch Großraumbüros. Remote-Work und Homeoffice scheinen sich zum neuen Standard zu entwickeln. Manche Unternehmen schaffen ihre Standorte sogar gänzlich ab. Das birgt viele Vorteile für die Arbeitnehmer, die nun viel flexibler bei der Gestaltung ihrer Arbeitssituation und der Wahl ihres Arbeitsortes sind. Die Unternehmen sparen immense Kosten durch den Abbau von Büroflächen und die Reduktion des Stromverbrauchs ein. Aber nicht nur das: Bei der Mitarbeiter:innenakquise spielt der Standort keine allzu große Rolle mehr, was die Personalsuche enorm erleichtert und vor allem das Bewerberfeld vergrößert.

Dabei dürfen die Unternehmen die Digitalisierung ihrer Arbeitsstrukturen natürlich nicht verschlafen. Das gilt umso mehr für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Ein digitales Onboarding verspricht weitere Vorteile: Ihr neuer Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin kann schnell und effektiv eingearbeitet werden. Gleichzeitig lassen sich die Personalressourcen für das Onboarding durch digitale Strukturen minimieren.

Die Bedeutung eines effizienten Onboarding Prozesses

Der als Onboarding bekannte Zeitraum, in dem ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin die Strukturen und Systeme eines Unternehmens kennenlernt und in die Arbeitsprozesse eingeführt wird, ist essentiell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Ihnen als Arbeitgeber bietet sich dabei die Möglichkeit, den Mitarbeitern:innen die eigene Firmenphilosophie mit an die Hand zu geben. Gleichzeitig bedeutet es aber auch, die neuen Mitarbeiter:innen so schnell und effizient wie möglich in die bestehenden Arbeitsprozesse zu integrieren. Dieser Prozess ist kaum noch aus dem Arbeitsalltag wegzudenken, da ein gutes Onboarding die Motivation und auch die Produktivität der neuen Mitarbeiter:innen steigern kann. Das wirkt sich auch auf die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber aus und verringert die Kündigungen während der Probezeit.

Anforderungen an den Onboarding Prozess von Unternehmen

Grundsätzlich ist das Onboarding, insbesondere die Konzeption und die Erstellung eines Leitfadens für den Einarbeitungs- und Eingliederungsprozess, die Aufgabe der HR-Abteilung oder eines einzelnen Personalers. Dabei gilt: Eine angenehme Candidate Experience beginnt eigentlich schon während des Bewerbungsprozesses. Auch die Zeit vor dem ersten Arbeitstag ist ebenso von großer Bedeutung. Dazu gehören unter anderem die Kontakte mit der Verwaltung, die Vertragserstellung und -unterzeichnung. Um den Bewerber:innen und schließlich den neuen Mitarbeiter:innen von Beginn an einen positiven Eindruck von dem neuen Unternehmen zu vermitteln, sind klare Strukturen, Schnelligkeit und im besten Falle digitale Prozesse von wesentlicher Bedeutung. Die folgenden Anforderungen stellen sich beim digitalen Onboarding:

Unternehmensportrait digitalisieren

Um Ihren Mitarbeiter:innen die Firmenphilosophie näherzubringen, ohne dass sie ins Büro kommen müssen, empfiehlt sich die Digitalisierung Ihres Unternehmensportraits. Wie und wann wurde das Unternehmen gegründet, welche Mitarbeiter:innen gibt es, was ist das Geschäftsmodell? Diese und andere Fragen sollten Sie darin klären.

Digitale Lösung für interne Weiterbildungen

Zum Onboarding gehören auch Prozessabbildungen und digitale Lösungen für Weiterbildungen, damit neue Mitarbeiter:innen auch remote die Unternehmensstrukturen und -prozesse sowie die Anforderungen an jede/n Mitarbeiter:in kennenlernen können.

Soziale Plattform für den internen Austausch

Damit Mitarbeiter:innen auch digital schnell einen Zugang zur Firma, zu den Kolleg:innen und eventuell stattfindenden Events haben, lohnt sich die Schaffung interner sozialer Plattformen. Das fördert die Kommunikation und Mitarbeiterzufriedenheit.

Digitale Administration

Ein System für wichtige Formulare und Bescheinigungen, zum Beispiel für die Anmeldung zur Sozialversicherung, die Einreichung von Krankmeldungen oder Fragen zu Gehältern, beschleunigt und vereinfacht den Onboarding-Prozess ungemein.

Was bedeutet digitales Onboarding?

In der Realität gestalten sich Onboarding-Prozesse, häufig vor allem der Austausch mit der Administration, sehr langwierig. Das wirkt direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit zurück. Die Verwaltung verschickt Personalfragebögen und der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin muss zahlreiche Dokumente einscannen oder kopieren und zurückschicken. Das sind für das Onboarding unentbehrliche Prozesse, doch leider gestalten sie sich auf diesem manuellen Weg sehr zeitintensiv und kosten häufig Nerven. Als noch ermüdender empfinden Arbeitnehmer:innen das Warten auf den Arbeitsvertrag zur Unterzeichnung. Dann müssen sie diesen erst noch zurücksenden, bis sie endlich ein unterschriebenes, rechtsgültiges Exemplar zurückerhalten. Für Unternehmen birgt das die Gefahr, dass Kandidat:innen in letzter Minute noch von der Konkurrenz abgeworben werden können. Digitale Onboarding-Strukturen vereinfachen und verkürzen solche Prozesse immens. Das spart Zeit, Nerven und auch Kosten.

Administrative Bestandteile des Onboardings digitalisieren

Durch bestimmte Softwareprogramme und Systeme können Sie die Identifikation der Mitarbeiter:innen ganz einfach und schnell digital erledigen. Außerdem können die zukünftigen Mitarbeiter:innen erforderliche Unterlagen und Informationen online eintragen. Auf diese Weise fördern Sie eine positive Employer Experience und riskieren nicht, fähige Kandidat:innen an die Konkurrenz zu verlieren.

Arbeitsverträge digital erstellen und signieren

Sparen Sie Zeit und Kosten, indem Sie im Onboarding-Prozess die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen digitalisieren. Diese Verträge sind häufig standardisiert, können also auch als Vorlagen bequem abgespeichert und einfach bearbeitet werden. Sie als Arbeitgeber und Ihr neuer Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin können in Sekundenschnelle von Zuhause aus rechtskräftig unterzeichnen. Damit gestalten Sie häufig mühselige und zeitintensive Onboarding-Prozesse besonders einfach und schnell.

Vorteile eines digitalen Onboarding Prozesses

Einfacher und schneller

Das digitale Onboarding bietet einen klaren Zeitvorteil. Bewerbungsprozesse und Vertragsabschlüsse lassen sich digital schneller abwickeln. Das kommt gut bei den potenziellen Kandidat:innen an. Außerdem können die Onboardees auf zentral zur Verfügung gestellte Unterlagen und Schulungsmaterial zurückgreifen.

Weniger Personalaufwand

Beim digitalen Onboarding kann der Personalaufwand drastisch verringert werden, indem Leitfäden und Schulungsunterlagen elektronisch und zentral für Jedermann zur Verfügung gestellt werden. Weiterbildungen und Tutorials lassen sich zum Beispiel aufzeichnen und wiederholt einsetzen. Das spart enorme personelle Ressourcen.

Kosten senken

Der Verzicht auf Offline-Medien wie ausgedruckte Mappen und Präsentationen hilft, Kosten einzusparen. Außerdem verringert auch der geringere Personalaufwand beim digitalen Onboarding den Kostendruck.

Phasen des Onboarding Prozesses

Egal ob digital oder offline – der Onboarding-Prozess besteht idealerweise aus drei Phasen:

1. Preboarding

Ganz wichtig: das Onboarding beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. Auch die Kandidatensuche und das Bewerbungsgespräch zählen dazu, denn in dieser Preboarding-Phase legen Sie den Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit. Der digitale Auftritt und die Bewerbungsabläufe – ob per Post oder über ein eigenes internes Bewerbungsportal – haben direkten Einfluss auf das Unternehmensbild, das sich potenzielle neue Mitarbeiter:innen machen. Zudem sollten neue Mitarbeiter:innen in dieser Phase bereits den Einarbeitungsplan erhalten, damit sie sich schon vor dem ersten Arbeitstag damit auseinandersetzen können, was auf sie zukommt und was von ihnen erwartet wird. Das gibt Sicherheit und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

2. Orientierung

Bei der klassischen Orientierung am ersten Arbeitstag lernt ein neuer Mitarbeiter seine neuen Kollegen kennen und lässt sich durch die Büroräumlichkeiten führen. Vorstellungsrunden können bei diesem Rundgang oder auch bei einem Mittagessen fortgesetzt werden. Bei einem digitalen Onboarding Prozess kann die Orientierung eines neuen Mitarbeiters auch mit virtuellen Führungen und Meetings erleichtert werden.

3. Integration

Wenn die erste Orientierung abgeschlossen ist, folgt über die ersten Wochen und Monate die Integration in das Unternehmen. Diese Zeit deckt sich mit der Probezeit. Hier steht die fachliche Einarbeitung im Fokus, wobei soziale Komponenten keineswegs vernachlässigt werden sollten. Weiterbildungen und Schulungen können in dieser Phase sehr hilfreich sein.

Funktionen einer Onboarding Software

Wenn das Onboarding in Ihrem Unternehmen so weit institutionalisiert und standardisiert ist, dass es in den Abläufen fast immer gleich ist, lohnt sich eine Prozessautomatisierung. Dabei können Sie sich von einer Onboarding-Software unterstützen lassen. Wichtig ist, dass der Prozess trotz aller Funktionen immer einfach und transparent bleibt, ansonsten verlieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf halber Strecke. Über folgende Funktionen sollte eine Onboarding-Software idealerweise verfügen:

Prozessabbildungen im Unternehmen

Wichtige Arbeitsabläufe im Unternehmen, die zur Orientierung und Einarbeitung dienen, sollte die Software ansprechend und verständlich abbilden.

Mentoring und Workshops

Ein gelungenes Onboarding integriert meist auch die Möglichkeit, sich zu vernetzen und von anderen Mitarbeiter:innen zu lernen. Einige Software-Programme bieten etwa intelligente Lösungen für Mitarbeiter:innen-Matching an.

Organisation von Veranstaltungen

In allen Phasen des Onboardings sind die sozialen Kontakte von großer Bedeutung. Deswegen sollte die Software auch die Möglichkeit bieten, interne Events oder Workshops zu veranstalten.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen zur Verfügung stehen, umso kreativer und auch individueller können Sie den Onboarding-Prozess gestalten. Dabei gilt aber nach wie vor, neue Mitarbeiter:innen gleichzeitig nicht zu überfordern.

Erfolgsfaktoren eines digitalen Onboarding Prozesses

Wenn Sie neuen Mitarbeiter:innen im digitalen Onboarding-Prozess lediglich spröde digitalisierte Unterlagen und Videos zur Verfügung stellen, wird das Onboarding sicherlich nicht allzu erfolgreich ausfallen. Wichtig sind der Aufbau und die Pflege von Kontakten. Ein digitales und soziales Intranet kann deshalb zu einem Erfolgsgaranten werden. Weitere Angebote wie Austauschmöglichkeiten, Prozessdokumentation und eventuell E-Learnings runden das Onboarding gelungen ab.

Es gilt aber auch: Zu komplex, zu undurchsichtig oder zu aufgebläht und die neuen Mitarbeiter:innen verlieren das Interesse.

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