RatgeberArbeitsverträge elektronisch signieren

Der Arbeitsmarkt unterliegt mehr als zuvor einem stetigen Wandel. Dieser bedeutet für das Personalwesen allerdings mehr als die häufige Konfrontation mit Veränderungen. Vielmehr bieten sich dadurch zahlreiche neue Möglichkeiten für das Recruiting und das Personalmanagement. Das elektronische Signieren von Arbeitsverträgen trägt zur Vervollständigung der Digitalisierung bei und bringt eine Reihe an Vorteilen für alle Beteiligten mit sich.

Digitalisierung im Personalwesen

Die zunehmende Digitalisierung bewirkt, dass heutzutage nahezu alle Prozesse – darunter auch Abläufe im Personalwesen – digital bzw. online stattfinden. Von der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über die Online-Bewerbung bis hin zum Video-Interview. Und auch Lohnabrechnungen werden mittlerweile oftmals online übermittelt, statt diese in Papierform per Post zu versenden. Bereits zahlreiche Unternehmen nutzen für ihr Recruiting eine entsprechende Recruiting-Software, was nicht nur Kosten und Zeit spart, sondern Prozesse auch deutlich erleichtert. Somit war es nur eine Frage der Zeit, bis sich auch die digitale Signatur bei Unternehmen durchsetzt. Ob und inwiefern die digitale Signatur auch für Arbeitsverträge und sonstige wichtige Arbeitsdokumente gültig ist, erklärt der folgende Ratgeber.

Kann ein Arbeitsvertrag elektronisch signiert werden?

Für die Schließung von Arbeitsverträgen, wie zum Beispiel unbefristete Arbeitsverträge oder aber Teilzeitverträge, gilt laut BGB grundsätzlich Formfreiheit. Das bedeutet, dass Arbeitsverträge sowohl schriftlich als auch mündlich oder mittels der digitalen Signatur geschlossen werden können. Das umfasst ebenfalls sämtliche Nachträge und Änderungsvereinbarungen in Bezug auf den ursprünglichen Vertrag. Eine händische Signatur ist demnach nur dann erforderlich, wenn das Gesetz ausdrücklich Formanforderungen stellt. Somit kann die elektronische Signatur für einfache Arbeitsverträge genutzt und Verträge können ohne lästige Hindernisse digital geschlossen werden. Nach der Unterzeichnung erhalten alle Beteiligten eine digitale Kopie des entsprechenden Dokuments, wie auch den Zugang zu einer Beweisdatei – dem sogenannten Audit Trail. Hat das Unternehmen die genutzte Plattform an ein elektronisches Archivierungssystem gekoppelt, können somit anschließend sämtliche HR-Dokumente sicher gespeichert werden.

Vorteile des digitalen Signierens von Arbeitsverträgen

Die fortschreitende Digitalisierung hält auch im Personalwesen Einzug. Dazu gehört das Digitalisieren nahezu sämtlicher Prozesse – darunter auch das elektronische Signieren von Arbeitsverträgen. Dies bietet eine Vielzahl an Vorteilen:

Schnell und kostengünstig

Die digitale Unterschrift beschleunigt den Vertragsabschluss und sorgt auch darüber hinaus für schnellere Prozesse. Durchlaufzeiten, zum Beispiel durch Drucken und Scannen, entfallen und Rückmeldungen erfolgen zügig. Das erleichtert den Arbeitsalltag von Recruitern.

Sicher und
einfach

Die digitale Unterschrift bietet ein hohes Maß an Sicherheit für die Kommunikation. Zudem wird das entsprechende Dokument in einem einzigen Medium abgebildet, was insbesondere ohne Drucker eine große Erleichterung darstellt.

Papierlos und nachhaltig

Das Wegfallen von auszudruckenden Dokumenten schont die Umwelt. Ein Grund für den Ausbau ist das stärkere Aufkommen von Homeoffice. So können Dokumente digital bearbeitet und übermittelt werden – und das auch von mehreren Parteien.

Die Vorstellung eines vollständig papierlosen Büros ist zwar schön, allerdings zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht realistisch. Welche Dokumente digitalisiert werden können und welche nicht, hängt nämlich davon ab, welche Unterschriftsformen legal sind. Dazu später mehr.

Anforderungen an die elektronische Signatur eines Arbeitsvertrages

Die elektronische Unterschrift ist schnell gesetzt, doch damit diese auch gültig ist, muss sie einige Kriterien erfüllen:

  • Das Dokument muss vollständig und nicht modifizierbar sein.
  • Ein System, das den Unterzeichner identifiziert, muss enthalten sein.
  • Ein Digitales Zertifikat auf dem Dokument ist erforderlich.

Arten von Arbeitsverträgen für die elektronische Signatur

Grundsätzlich ist die elektronische Signatur auf allen Arten von Arbeitsverträgen – darunter befristete sowie unbefristete Verträge, Teilzeit-Verträge, Freelance-Verträge und Zeitarbeitsverträge – gültig. Ebenso können sämtliche mit dem Arbeitsvertrag verbundene Dokumente, wie zum Beispiel die Krankenversicherung, Urheberrechtserklärungen sowie Vertraulichkeitsklauseln, digital unterzeichnet werden. Das verspricht ein problemloses Onboarding und erleichtert die Tätigkeitsaufnahme. Außerdem ist die digitale Signatur aus der Ferne eine geeignete Lösung für Mitarbeiter im Homeoffice.

Andere Arbeitsdokumente, für die eine digitale Signatur verwendet werden kann

Neben Arbeitsverträgen jeglicher Art ist die digitale Unterschrift auch für einige weitere relevante Arbeitsdokumente von Interesse. Unternehmen und Angestellte können sie auch für alle Dokumente der digitalen Personalakte nutzen, was einen sicheren Austausch mit allen Beteiligten und gleichzeitig eine bessere Organisation der Personalabteilung gewährleistet. Zu diesen weiteren Unterlagen, welche die elektronische Signatur in Anspruch nehmen, gehören mitunter:

  • Stellenbeschreibungen
  • Jahresgespräche
  • Urlaubsanträge

Arbeitsdokumente, die eine handschriftliche Signatur erfordern

Obwohl die elektronische Signatur zahlreiche Prozesse beschleunigt und vereinfacht, gibt es noch immer einige Dokumente, bei denen die Digitalisierung des Personalwesens an ihre Grenzen stoßen kann. Es gibt einige Dokumente, für die normalerweise eine handschriftliche Signatur erforderlich ist. Die oben erwähnte Formfreiheit gilt nämlich nicht für jedes HR-relevante Dokument. Folgende Unterlagen verlangen in der Regel eine handschriftliche Unterschrift:

  • Kündigung des Arbeitsvertrags
  • Arbeitszeugnisse oder sonstige Zeugnisse
  • Betriebsvereinbarungen
  • Vereinbarung zur Elternzeit

Die Digitalisierung schreitet besonders im Recuritung oder Mitarbeiter-Life-Cycle Management immer weiter voran. Bereits heute bietet der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur  die mögliche Lösung in diesen Bereichen, da diese digitale Signaturart vor dem Gesetz mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Somit ist festzuhalten, dass die elektronische Unterschrift den Arbeitsalltag im Personalwesen signifikant erleichtert und eine effiziente Zusammenarbeit verschiedener Parteien unabhängig von Zeit, Ort und Plattform ermöglicht.

Haben wir Ihr
Interesse geweckt?

Kontakt zu unseren Experten aufnehmen

Zoom