RatgeberDigitales Vertragsmanagement

Unternehmen, aber auch Privatpersonen schließen Verträge, um bestimmte verhandelte Sachverhalte und Konditionen rechtlich zu fixieren. In Unternehmen finden Vertragsabschlüsse sehr häufig und in allen möglichen Bereichen statt: im Personalwesen, in der Rechtsabteilung, im Vertrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Nach dem Vertragsabschluss steht die ordentliche Verwaltung der Verträge als wichtige Dokumente im Fokus. Alleine die Ablage in Papierform oder einfach auf dem Desktop ist schon lange nicht mehr ausreichend. Eine sichere und effiziente Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement, das solch administrative Prozesse strukturiert und über Abteilungen hinweg vereinheitlicht – aber wie funktioniert das genau?

Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?

Je nachdem wie lange ein Unternehmen bereits besteht, haben die Mitarbeiter:innen vermutlich schon verschiedene Formen der Vertragsverwaltung mit verantwortet. In vielen Unternehmen lässt sich aber auch heute noch nicht von einer wirklichen Vertragsverwaltung (contract management) sprechen, denn vielmehr von einer Vertragssammlung in Akten- oder Dateiordnern.

Beim Vertragsmanagement handelt es sich um einen komplexen Prozess, der sich über die verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Recht, Verwaltung oder auch Vertrieb erstreckt. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf entsprechende Dokumentenmanagementsysteme und Datenbanklösungen zurückgreifen, ist dies der erste Schritt zu einem effektiven digitalen Vertragsmanagement.

Das digitale Vertragsmanagement sieht die Digitalisierung aller bestehenden Verträge vor, sofern diese infolge von elektronischen Signaturen nicht ohnehin schon digital abgespeichert wurden. Ein digitales Vertragsmanagement automatisiert darüber hinaus die Prozesse im gesamten Vertragszyklus und dies papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit. Das beschleunigt und vereinfacht Prozesse und senkt zugleich die Fehlerquoten gegenüber manuellen Prozessen.

Probleme papierbasierter Vertragsprozesse

Klassische Workflows wie unter anderem die Ablage und Verwaltung von Verträgen laufen in gefestigten Unternehmen meist geregelt und routiniert ab. Und dennoch sind sie fehleranfälliger: Verträge haben durch häufiges Kopieren oder Faxen manchmal schlechte Qualität und sind zudem meist auch sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Papierbasierte Prozesse erfordern enorme personelle Kapazitäten, das kostet Unternehmen viel Zeit und Geld. 

Manuelle Workflows binden also nicht nur individuelle Kapazitäten und kosten meist sehr viel Geld, sondern haben Auswirkungen auf die Gesamteffizienz und den Output eines Unternehmens. Das bedeutet für traditionelle Betriebe mit vielen papierbasierten Prozessen in einer zunehmend digitalisierten Welt, dass sie von der Konkurrenz leicht abgehängt werden können – einfach weil sie aufgrund digitaler Arbeitsweisen schneller und vermutlich deshalb auch günstiger sein können.

Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements

Auch wenn die Umstellung von papierbasierten auf digitale und teils automatisierte Prozesse unter Umständen Schwierigkeiten bereiten kann, birgt das digitale Vertragsmanagement zahlreiche Vorteile:

Transparenz

Mit einer entsprechenden Softwarelösung stehen vertragsrelevante Informationen den jeweiligen Mitarbeiter:innen an einem zentralen digitalen Speicherort zur Verfügung.

Fehlerquote minimieren

Das digitale Vertragsmanagement automatisiert Prozesse und speichert digitale Vorlagen ab, so dass bei der Wiederverwendung und -aufbereitung ganz klar die Fehlerquoten gesenkt werden.

Übersicht behalten

Die digitalen und teilautomatisierten Prozesse garantieren, dass Sie keine Vertragstermine und -fristen verstreichen lassen.

Kosten sparen

Mit dem digitalen Vertragsmanagement entbinden Sie personelle Kapazitäten von langwierigen papierbasierten Prozessen. Neben Personalkosten senken Sie auf diese Weise enorm die Papier- und Druckkosten.

 

Dokumentensicherheit

Die sichere und zentrale Speicherung und Archivierung von relevanten Vertragsunterlagen und dazugehörigen Versionsständen erhöht den Vertragslebenszyklus um ein Vielfaches.

Ablauf eines digitalen Vertragsprozesses

1. Vertragsanbahnung

Vor der Vertragsunterzeichnung stehen je nach Komplexität des Vertragsgegenstands und Anzahl der Vertragspartner verschiedene Verhandlungen und eventuell auch Vertragsversionen an. All diese relevanten Unterlagen gehört es in der modernen Geschäftswelt zu dokumentieren und zu archivieren, sodass für später ähnlich gelagerte Fälle oder auch in Rechtsstreitigkeiten darauf zurückgegriffen werden kann. Ein digitales Vertragsmanagement, das es auch vereinfacht Dokumente mit anderen zu teilen, bietet deshalb klar Vorteile wie Schnelligkeit, Transparenz und Zugänglichkeit.

2. Vertragsunterzeichnung

A und O eines Vertragsprozesses ist schließlich die Unterzeichnung des Vertrags. Mittels einer rechtsgültigen elektronischen Signatur lassen sich über die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens hinweg die Arbeitsprozesse stark beschleunigen und vereinfachen.

3. Abspeicherung des Vertrags

Nach der elektronischen Signatur verschwindet der Vertrag nicht wie früher einfach in einer Ablage, sondern kann im digitalen Vertragsprozess zentral abgespeichert werden. Zudem können die Dokumente und Benutzeroberflächen individuell konfiguriert werden. Das ermöglicht etwa automatische Erinnerungen zu Vertragsabschlüssen oder zu verschiedenen Fristen.

Funktionsweise eines digitalen Vertragsmanagements

Zum digitalen Vertragsmanagement gehört eine spezielle Datenbanklösung oder eine entsprechende Software. Schon vor der elektronischen Signatur lassen sich automatische Terminerinnerungen, Wiedervorlagen sowie das Versenden von Dokumenten einstellen.

Nach der Signatur erfolgt beim digitalen Vertragsmanagement eine zeitgemäße elektronische Ablage aller Dokumente, sinnvollerweise im Cloud-Format. Dabei handelt es sich um einen digitalen Speicherplatz, der allen Beteiligten einen schnellen und einfachen Zugang von überall gewährt.

Je nach Vertragsinhalt vernetzt ein digitales Vertragsmanagement alle beteiligten Abteilungen eines Unternehmens und erinnert etwa an Auslieferungstermine sowie Rechnungsstellungen.

Branchen, die von einem digitalen Vertragsmanagement profitieren

Obwohl es sich mittlerweile für fast jedes Unternehmen lohnt, papierbasierte Vertragsprozesse zu überdenken, profitieren manche Branchen ganz besonders von den Vorteilen des digitalen Vertragsmanagements.

Immobilienbranche

In der Immobilienbranche etwa hilft ein digitales Vertragsmanagement dabei, relevante Unterlagen zu bündeln. Außerdem sind Mietverträge schneller unter Dach und Fach. Auch weitere Bestandteile solcher Verträge wie Nebenkostenabrechnungen oder Kündigungen lassen sich auf diese Weise schneller, effizienter und kostengünstiger abwickeln und verwalten.

Versicherungsbranche

Auch Versicherungsunternehmen können ihre Produktivität mit digitalen Vertragsprozessen deutlich steigern. Davon profitiert auch das Kundenmanagement. Gerade die papierlastigen Versicherungspolicen sparen eine Menge Zeit und Geld ein, wenn sie digital erstellt, unterzeichnet und verwaltet werden.

Bankwesen

Ähnliches gilt für das Bankenwesen. Die Digitalisierung von Vertragsprozessen erhöht die Wettbewerbsfähigkeit enorm. Digitale Genehmigungs- und Vertragsvorgänge bieten Kund:innen eine moderne und interaktive Erfahrung, die positiv auf die Customer Journey zurückwirkt und die Conversion Rate der Geldinstitute steigert.

Funktionen einer Vertragsmanagement Software

Eine gute Software für Vertragsmanagement stellt Ihnen und Ihrem Unternehmen verschiedenen vertragstypische Module und Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören eine spezifische Speicherplatzlösung, Kommunikationsmittel und individuelle Konfigurationsmöglichkeiten.

Gesamter Vertragsprozess abgedeckt

Eine Vertragsmanagementsoftware deckt den gesamten Prozess von der Anbahnung, den Verhandlungen, den Aufgaben bis hin zur Unterzeichnung und Verwaltung ab.

Individuelle Konfiguration

Idealerweise lassen sich Benutzeroberflächen individuell konfigurieren und an die jeweiligen Bedürfnisse der IT-, Rechtsabteilung oder des Einkaufs anpassen. Das garantiert intuitives und effektives Arbeiten.

Professionelles Dokumenten-management

Digitale Vertragsmanagementsoftware bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Unterlagen, die zur Vertragserstellung oder zur Definition von Fristen notwendig sind, mit abzulegen.

Vertragstypische Funktionen

Außerdem sollte die Software erforderliche Funktionen wie die Verteilung von Informationen in Tabellen oder die Kommunikation mit Vertragspartnern ermöglichen.

Automatische Fristenerinnerung

Großer Vorteil eines digitalen Vertragsmanagements stellt die automatische Erinnerung an Termine und Fristen dar. Eine gute Übersicht sollte die grafische Darstellung von Laufzeiten und Fristen in einem Zeitstrahl darstellen können.

 

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