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Immobilien

Branchen-Lösung

 

Vertrags- und Dokumentenmanagement im Immobiliensektor einfach gemacht

Die Verwendung von elektronischen Signaturen im Immobiliensektor hat in den vergangenen Jahren bedeutende Fortschritte gemacht und bietet zahlreiche Vorteile. Insbesondere ermöglicht die Verwendung von elektronischen Signaturen eine Optimierung von Prozessen, eine Zeit- und Kostenersparnis sowie eine Erleichterung der Arbeit. Swisscom Trust Services bietet ein breites Portfolio an Signaturlevels an, das individuell an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden kann.

Die verschiedenen Signaturlevels unterscheiden sich je nach Anforderungen und Bedürfnissen. So ist beispielsweise für die Kündigung eines Mietvertrags eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig, während für die Nebenkostenabrechnung oder die Mieterselbstauskunft eine einfache elektronische Signatur (EES) ausreichend ist.

Swisscom Trust Services bietet nicht nur verschiedene Signaturlevels an, sondern auch erweiterte Sicherheitsfunktionen zur Identifizierung und Authentifizierung. Unsere Experten beraten Sie gerne und finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihre Anforderungen.

Regulierung im Immobiliensektor

Insbesondere in Europa gibt es die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die seit 2018 in Kraft ist und einen einheitlichen Datenschutzrahmen für alle EU-Mitgliedstaaten festlegt. Die EU-DSGVO gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, einschliesslich Immobilienunternehmen.

Immobilienunternehmen, die personenbezogene Daten in digitaler Form verarbeiten, müssen sicherstellen, dass sie die Anforderungen der EU-DSGVO erfüllen. Dazu gehören unter anderem:

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Einhaltung der Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss rechtmässig, transparent und zweckgebunden erfolgen. Zudem müssen die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten und angemessen geschützt werden.

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Verpflichtung zur Einhaltung der Datenschutzrechte der betroffenen Personen

Immobilienunternehmen müssen sicherstellen, dass die betroffenen Personen über ihre Datenschutzrechte informiert werden und diese auch ausüben können.

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Sicherstellung der Datensicherheit

Immobilienunternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Massnahmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten angemessen zu schützen.

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Meldung von Datenschutzverletzungen

Immobilienunternehmen müssen bei Datenschutzverletzungen, die ein Risiko für die betroffenen Personen darstellen, innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde machen.

Anwendungen bei Mietverträgen

Die elektronische Signatur ist ein kritischer Aspekt der Digitalisierung, der Immobilienbranche erhebliche Vorteile bietet. Hier sind die wichtigsten Anwendungsfälle:

  • Vermietungen: Die elektronische Signatur wird häufig für Mietverträge, Vertragsverlängerungen, Kündigungen und Reservierungen verwendet. Sie erleichtert auch die Übertragung von Vollmachten und Eigentümerwechsel von Verträgen für Wasserversorgung, Strom, Telefon, Internetanschluss und Erdgas.

  • Kauf/Verkauf: Die elektronische Signatur spielt eine entscheidende Rolle beim Unterzeichnen von Verträgen zum Kauf und Verkauf von Immobilien, einschliesslich Verkaufsaufträgen, Verträgen über die Veröffentlichung von Anzeigen auf Immobilienportalen und Immobilieninventaren.

  • Interne Dokumente: Immobilienbüros nutzen die elektronische Signatur für eine Vielzahl interner Dokumente, einschliesslich Finanz-, Handels-, Personal- und Rechtsdokumente.

  • Verwaltung von Wohnanlagen: Verwaltungsgesellschaften nutzen elektronische Signaturen zur effizienten Handhabung von Mietverträgen, Reparatur- und Wartungsverträgen und Protokollen von Eigentümerversammlungen.

  • Hypotheken und Finanzierungen: Elektronische Signaturen ermöglichen einen schnellen und sicheren Austausch von Hypothekendokumenten und anderen Finanzdokumenten zwischen Käufern, Verkäufern und Kreditgebern. Dies beschleunigt den Prozess und reduziert das Risiko von Fehlern.

  • Versicherungen: Sowohl Käufer als auch Mieter benötigen verschiedene Versicherungen, und die elektronische Signatur kann den Prozess der Beantragung und Genehmigung dieser Versicherungspolicen erheblich vereinfachen.

  • Besichtigungsprotokolle: Bei Immobilienbesichtigungen erstellen Makler häufig Berichte oder Protokolle, die von potenziellen Käufern oder Mietern unterzeichnet werden müssen. Die elektronische Signatur ermöglicht es, diesen Prozess zu digitalisieren, was zu einer schnelleren und effizienteren Abwicklung führt.

  • Exklusivitätsvereinbarungen:
    Bei vielen Immobilientransaktionen werden Exklusivitätsvereinbarungen unterzeichnet, die festlegen, dass ein bestimmter Makler das ausschliessliche Recht hat, eine Immobilie zu verkaufen oder zu vermieten. Die elektronische Signatur kann den Prozess der Unterzeichnung und Verwaltung dieser Vereinbarungen erheblich vereinfachen.
  • Kautionen: Bei Mietverträgen ist häufig eine Kaution erforderlich. Die elektronische Signatur kann den Prozess der Unterzeichnung von Kautionsvereinbarungen und der Verwaltung der zugehörigen Dokumentation vereinfachen.
  • Verwaltung von Wohnanlagen: Verwaltungsgesellschaften von Wohnanlagen, die häufig eine Vielzahl von Dokumenten, wie Mietverträge, Reparatur- und Wartungsverträge und Protokolle von Eigentümerversammlungen, verarbeiten müssen, können von der Verwendung von QES profitieren. Die Verwendung von QES kann die Effizienz der Dokumentenverwaltung verbessern und gleichzeitig sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen ordnungsgemäß unterzeichnet und gespeichert sind.
  • Hypotheken und Finanzierungen: Hypotheken und Finanzierungen sind ein weiterer Bereich, in dem elektronische Signaturen nützlich sein können. Durch die Verwendung von QES können Kreditgeber und Kreditnehmer Hypothekenverträge und andere Finanzdokumente schnell und sicher unterzeichnen und austauschen, was den Prozess der Immobilienfinanzierung effizienter und bequemer macht.
  • Immobilienentwicklung und -bau: Immobilienentwickler und Bauunternehmen müssen häufig eine Vielzahl von Verträgen und Dokumenten verwalten, wie Kaufverträge für Grundstücke, Bauverträge, Genehmigungen und Lizenzen. Die Verwendung von QES kann dazu beitragen, diese Prozesse zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen ordnungsgemäß unterzeichnet und gespeichert sind.
  • Rechtsberatung und Streitigkeiten: Immobilienfachleute müssen oft eine Vielzahl von rechtlichen Dokumenten, wie Vollmachten, Klageschriften und Vergleichsvereinbarungen, verwalten. Die Verwendung von QES kann dazu beitragen, diese Prozesse zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen ordnungsgemäß unterzeichnet und gespeichert sind.

Produkte und Lösungen

Signing Service

  • Cloudbasierter und leicht integrierbarer Fernsignatur Service. 
  • Ermöglicht in Applikationen das rechtsgültige digitale Unterschreiben von Verträgen
  • eIDAS & ZertES-konform

Elektronisches Siegel

  • Erfahren Sie, was eine elektronisches Siegel?
  • Welche Arten von elektronischen Siegeln es gibt
  • Wie ein Unternehmen erfolgreich elektronisch siegelt

Identifikation

  • Smart Registration Service
  • rechtsgültige Identifikations- und Registrierungslösung für die elektronische Signatur.
  • Schnelle und einfache Integration
  • Die grösste Auswahl an Identifikationsmethoden am Markt, inkl. FINMA-konforme Videoidentifikation

Authentisierung

  • Erfahren Sie, was eine Zwei-Faktoren-Authentisierung ist
  • Warum es eine Authentisierungslösung für die elektronische Signatur benötigt

Kompetente Unterstützung in allen Phasen

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Die Branchenexperten von Swisscom Trust Services analysieren den Bedarf, die Probleme und die bisherigen Prozesse von Interessenten genau, bevor sie ein Angebot erstellen. Dieses kann je nach Anwendungsfall in der Integration einer standardisierten (Partner-) Lösung bestehen oder einer speziell auf den Use Case zugeschnittenen Entwicklung.

 

Partnerverzeichnis