O E-Rent da Wincasa mostra como a digitalização e a experiência otimizada do usuário podem ter sucesso no setor imobiliário: com a solução de assinatura eletrônica da Skribble e a infraestrutura de backbone tecnológico da Swisscom Trust Services.
Com 31 locais e cerca de 1.000 funcionários, a Wincasa é a maior prestadora de serviços imobiliários integrados na Suíça. Os especialistas gerenciam as propriedades ao longo de todo o seu ciclo de vida. Uma área central do negócio é o aluguer de apartamentos e lugares de estacionamento. Com a sua solução de aluguer E-Rent, a Wincasa digitaliza e automatiza todo o processo de aluguer, eliminando a necessidade de papel, assinatura manual e envio de documentos.
Visão de um processo de locação digital, de ponta a ponta e totalmente automatizado
Já em 2018, Dominic Hux, Product Owner E-Rent, então ainda na função de Agente de Transformação Digital, começou a desenvolver o portal de aplicativos digitais e, posteriormente, o gerenciamento automatizado de saída de documentos. Isso ainda representa a base importante da E-Rent hoje. Com a chegada de Marco Kissling, Head of Business & Digital Excellence, em setembro de 2019 e o estabelecimento associado do departamento, as ideias em torno do gerenciamento de aplicativos, geração de contratos totalmente automatizada, seleção digital de locatários e contrato de aluguel digital se fundiram. Em janeiro de 2020, a Wincasa entrou em operação com seu portal de aplicativos digitais. Enquanto isso, a equipe principal de desenvolvimento da E-Rent também inclui Julia Kramer e Chantal Friess em funções como agentes de transformação digital.
Digital primeiro, analógico também
A Wincasa se vê como uma imobiliária digital que quer aproveitar as oportunidades oferecidas pelo progresso tecnológico. Por muito tempo, a assinatura de contratos de aluguel foi um gargalo analógico em processos digitais. A E-Rent surgiu com o objetivo de alterar esta situação e revolucionar o tratamento de arrendamentos, incluindo a integração de documentos. O projeto piloto começou com a locação de vagas de estacionamento ao ar livre, por se tratar de objetos padronizados com módulos de contrato padronizados e de baixo risco financeiro. Isso permitiu o aluguel totalmente automatizado 24 horas por dia. Numa próxima etapa, a oferta deverá ser alargada a outros tipos de propriedade secundária, como as salas de passatempos. No caso dos apartamentos, a situação é um pouco mais complexa: apesar do foco digital, morar é uma questão emocional e uma necessidade humana básica. Assim, do ponto de vista da Wincasa, é importante que os interessados, de acordo com as suas possibilidades, possam candidatar-se não só digitalmente na fase de transição para o E-Rent, mas ainda pela via analógica. A E-Rent oferece opções de aplicação adaptadas aos requisitos desde o início.
Locação de ponta a ponta
Um contrato de aluguel totalmente digital permanece válido com uma assinatura eletrônica legalmente válida. Para a sua implementação, a equipa da E-Rent avaliou vários possíveis sócios. No final, a escolha recaiu sobre Skribble: a empresa não só tinha a melhor oferta tecnológica e econômica, mas também tinha um forte sócio na Swisscom por trás dela. No entanto, a Wincasa quer dar um passo além e está se esforçando para tornar todo o processo de locação digital, altamente automatizado e livre de descontinuidade de mídia – incluindo documentos adicionais, como o formulário de aluguel inicial. Além disso, o departamento de RH da Wincasa já usa a assinatura eletrônica qualificada do Skribble há algum tempo (leia a entrevista aqui).
Assinatura eletrônica com "Fast Track"
A Wincasa analisou os tipos de assinatura eletrônica com o objetivo de criar o melhor processo possível para todas as partes. A assinatura eletrônica avançada (FES) provou ser legalmente apropriada para E-Rent ou aluguel e é muito conveniente e fácil de usar para os usuários.
"A Wincasa sempre tem a ambição de criar as melhores soluções digitais possíveis para todas as partes envolvidas. O desafio é encontrar um equilíbrio adequado entre segurança, praticidade, experiência e desempenho. A Wincasa acredita que a assinatura eletrônica avançada (FES) atende aos requisitos de um solução equilibrada. Para definir um nível de segurança uniforme da assinatura eletrônica para o processo de aluguel em todo o setor, a Wincasa, juntamente com a SVIT Suíça, criou o SVIT Futureboard. Neste conselho, os maiores players do setor entre os provedores de serviços imobiliários concordam que a assinatura eletrônica avançada (FES) é adequada para o contrato de locação digital."
– Marco Kissling, chefe de negócios e excelência digital
Com a solução "Fast Track" da Swisscom Trust Services integrada ao Skribble, é possível identificar o sócio contratual e fazer uma declaração clara de intenção via SMS. O procedimento inclui uma vez que, de acordo com os requisitos da lei de telecomunicações suíça, um cartão SIM e um número de telefone celular devem ser usados para identificação única. Se um documento deve ser assinado, um hash é formado a partir dele, que é então assinado pela Swisscom Trust Services. Em nenhum momento o serviço de confiança tem conhecimento do próprio documento. Os sócios contratuais que possuem um cartão SIM recebem uma senha de uso único via SMS, que eles inserem para acionar a assinatura do documento. Esta etapa é considerada uma declaração de intenção e consentimento ao contrato, semelhante a uma assinatura manual. Swisscom Trust Services verifica o código atribuído a um determinado contrato e emite um certificado eletrônico baseado nele. No processo, o hash transmitido é assinado e fornecido com um carimbo de hora qualificado.
Processos administrativos concluídos em um piscar de olhos
A digitalização da gestão de contratos traz grandes ganhos de eficiência para a Wincasa. Para isso, a equipe implementou uma série de otimizações: verificação de crédito digital, geração de contrato totalmente automatizada, assinatura de locador totalmente automatizada com selo de organização eletrônico, celebração digital de contrato de aluguel e outras melhorias de processo. Uma interface decisiva foi a assinatura eletrônica do Skribble. Foi a única maneira de finalmente superar a descontinuidade da mídia. Em suma, a Wincasa alcançou um impressionante aumento de desempenho para todas as partes:
“Com o contrato de aluguel digital de vagas de estacionamento ao ar livre, em condições ideais conseguimos uma aceleração de 800 vezes no tempo de processamento em comparação com a rota analógica. contrato de locação."
– Dominic Hux, Product Owner E-Rent
Com base na experiência positiva, a empresa está expandindo o uso da assinatura eletrônica do Skribble com Swisscom Trust Services em segundo plano para o contrato de aluguel residencial digital da primavera de 2022 em propriedades piloto. O objetivo primordial é processar o aluguel de todos os imóveis residenciais do portfólio usando essas soluções. Além disso, a experiência da Wincasa mostra que as assinaturas eletrônicas também podem ser usadas de forma lucrativa na correspondência com as autoridades. Este uso está, portanto, também sendo continuamente aumentado.
Você pode descobrir mais sobre este tópico e a colaboração entre Skribble e Wincasa no blog Skribble .