E-Rent di Wincasa mostra come la digitalizzazione e l'esperienza utente ottimizzata possono avere successo nel settore immobiliare: con la soluzione di firma elettronica di Skribble e l'infrastruttura tecnologica backbone di Swisscom Trust Services.
Con 31 sedi e circa 1.000 dipendenti, Wincasa è il più grande fornitore di servizi immobiliari integrati in Svizzera. Gli esperti gestiscono le proprietà lungo il loro intero ciclo di vita. Un settore centrale dell'attività è l'affitto di appartamenti e parcheggi. Con la sua soluzione di noleggio E-Rent, Wincasa digitalizza e automatizza l'intero processo di noleggio, eliminando la necessità di carta, firme a mano e invio di documenti.
Visione di un processo di locazione digitale, end-to-end e completamente automatizzato
Già nel 2018 Dominic Hux, Product Owner E-Rent, all'epoca ancora nel suo ruolo di Digital Transformation Agent, ha iniziato a sviluppare il portale delle applicazioni digitali e successivamente la gestione automatizzata dell'output dei documenti. Questo rappresenta ancora oggi l'importante base di E-Rent. Con l'arrivo di Marco Kissling, Head of Business & Digital Excellence, a settembre 2019 e la relativa istituzione del dipartimento, le idee sulla gestione delle applicazioni, la generazione di contratti completamente automatizzata, la selezione digitale dei tenant e il contratto di affitto digitale si sono fuse. A gennaio 2020, Wincasa è andato online con il suo portale di applicazioni digitali. Nel frattempo, il core team che sviluppa E-Rent include anche Julia Kramer e Chantal Friess in ruoli di agenti di trasformazione digitale.
Digitale prima, analogico anche
Wincasa si vede come una società immobiliare digitale che vuole sfruttare le opportunità offerte dal progresso tecnologico. Per molto tempo, la firma di contratti di affitto è stata un collo di bottiglia analogico in processi altrimenti digitali. E-Rent nasce con l'obiettivo di cambiare questa situazione e rivoluzionare la gestione dei contratti di locazione, compresi i documenti integrativi. Il progetto pilota è iniziato con l'affitto di parcheggi esterni, in quanto si tratta di oggetti standardizzati con moduli contrattuali standardizzati e un basso rischio finanziario. Ciò ha consentito il noleggio completamente automatizzato 24 ore su 24. In un passaggio successivo, l'offerta sarà estesa ad altre tipologie di immobili secondari, come i locali hobby. Nel caso degli appartamenti, la situazione è un po' più complessa: nonostante l'attenzione al digitale, la vita è una questione emotiva e un bisogno umano fondamentale. Pertanto, dal punto di vista di Wincasa, è importante che gli interessati, secondo le loro possibilità, possano candidarsi non solo digitalmente nella fase di transizione all'E-Rent, ma sempre anche per via analogica. E-Rent fornisce opzioni di applicazione su misura per i requisiti da zero.
Leasing end-to-end
Un contratto di noleggio completamente digitale è valido e decade con una firma elettronica legalmente valida. Per la sua attuazione, il team di E-Rent ha valutato vari possibili partner. Alla fine, la scelta è caduta su Skribble: l'azienda non solo aveva la migliore offerta tecnologica ed economica, ma aveva anche un partner forte in Swisscom alle spalle. Tuttavia, Wincasa vuole fare un ulteriore passo avanti e si impegna a rendere l'intero processo di leasing digitale, altamente automatizzato e privo di discontinuità dei media, inclusi documenti aggiuntivi come il modulo di affitto iniziale. Inoltre, il dipartimento Risorse Umane di Wincasa utilizza ormai da tempo la firma elettronica qualificata di Skribble (leggi l' intervista qui).
Firma elettronica con "Fast Track"
Wincasa ha analizzato i tipi di firma elettronica con l'obiettivo di creare il miglior processo possibile per tutte le parti. La firma elettronica avanzata (FES) ha dimostrato di essere legalmente appropriata per l'E-Rent o il noleggio ed è molto comoda e facile da usare per gli utenti.
"Wincasa ha sempre l'ambizione di creare le migliori soluzioni digitali possibili per tutte le parti coinvolte. La sfida è trovare un equilibrio adeguato tra sicurezza, praticità, esperienza e prestazioni. Wincasa ritiene che la firma elettronica avanzata (FES) soddisfi i requisiti per un soluzione bilanciata. Per definire un livello di sicurezza uniforme della firma elettronica per il processo di noleggio in tutto il settore, Wincasa, insieme a SVIT Svizzera, ha istituito lo SVIT Futureboard. In questo consiglio, i maggiori attori del settore tra i fornitori di servizi immobiliari concordano che la firma elettronica avanzata (FES) sia appropriata per il contratto di noleggio digitale."
– Marco Kissling, Head of Business & Digital Excellence
Con la soluzione "Fast Track" di Swisscom Trust Services integrata in Skribble, è possibile identificare il partner contrattuale e fare una chiara dichiarazione di intenti tramite SMS. La procedura prevede che, conformemente ai requisiti della legge svizzera sulle telecomunicazioni, per l'identificazione univoca devono essere utilizzati una carta SIM e un numero di cellulare. Se un documento deve essere firmato, da esso viene formato un hash, che viene poi firmato da Swisscom Trust Services. In nessun momento il servizio fiduciario ha alcuna visione del documento stesso. I partner contrattuali che dispongono di una carta SIM ricevono quindi tramite SMS una password monouso, che inseriscono per attivare la firma del documento. Questo passaggio è considerato una dichiarazione di intenti e consenso al contratto, simile a una firma manuale. Swisscom Trust Services verifica il codice assegnato a un determinato contratto ed emette un certificato elettronico basato su di esso. Nel processo, l'hash trasmesso viene firmato e dotato di un timestamp qualificato.
Processi amministrativi completati in un batter d'occhio
La digitalizzazione della gestione dei contratti porta importanti guadagni di efficienza per Wincasa. A tal fine, il team ha implementato una serie di ottimizzazioni: controlli digitali del credito, generazione del contratto completamente automatizzata, firma del proprietario completamente automatizzata utilizzando un sigillo elettronico dell'organizzazione, conclusione del contratto di affitto digitale e altri miglioramenti del processo. Un'interfaccia decisiva è stata la firma elettronica di Skribble. Era l'unico modo per superare finalmente la discontinuità dei media. Tutto sommato, Wincasa ha ottenuto un impressionante aumento delle prestazioni per tutte le parti:
"Con il contratto di noleggio digitale per i parcheggi esterni, in condizioni ideali otteniamo un'accelerazione dei tempi di elaborazione di 800 volte rispetto al percorso analogico. In termini di gestione, ci aspettiamo idealmente una riduzione di 35 volte del carico di lavoro amministrativo con l'e- contratto di locazione."
– Dominic Hux, Product Owner E-Rent
Sulla base dell'esperienza positiva, l'azienda sta ampliando l'uso della firma elettronica di Skribble con Swisscom Trust Services sullo sfondo del contratto di locazione residenziale digitale dalla primavera del 2022 su proprietà pilota. L'obiettivo principale è elaborare l'affitto di tutti gli immobili residenziali in portafoglio utilizzando queste soluzioni. Inoltre, l'esperienza di Wincasa dimostra che le firme elettroniche possono essere utilizzate con profitto anche nella corrispondenza con le autorità. Anche questo uso viene quindi continuamente aumentato.
Puoi scoprire di più su questo argomento e sulla collaborazione tra Skribble e Wincasa sul blog di Skribble .