ConsulenteFirma di documenti e PDF

Esistono molti modi diversi per firmare i documenti. Tuttavia, queste diverse possibilità non sono sempre equivalenti. Ad esempio, ci sono alcune differenze nella sicurezza giuridica tra i diversi tipi di firme. In questa guida imparerai cosa devi tenere in considerazione quando firmi documenti e PDF e come firmare i PDF in modo sicuro.

Opzioni per la creazione della firma

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Firma con firma autografa

La variante più comune della firma oggi è quella cartacea e scritta a mano. Sebbene sia molto sicuro dal punto di vista legale, spesso causa spese aggiuntive, ridotta efficienza e interruzioni dei media.

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Inserisci l'immagine della firma

Un altro modo per firmare i documenti è inserire un'immagine della firma nel PDF. Anche se firmare in questo modo è molto semplice e senza complicazioni, non ha assolutamente alcuna validità legale.

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Firme elettroniche qualificate remote

Un'altra possibilità è firmare con la firma digitale remota. In questo caso, il fornitore di servizi fiduciari qualificato crea la firma con un certificato e un timestamp per conto della persona che firma. Per eseguire la firma elettronica qualificata, la persona deve prima identificarsi presso il prestatore di servizi fiduciari, utilizzando metodi di identificazione online o in loco. Durante il processo di firma su un documento PDF, la persona utilizza lo smartphone con un mezzo di autenticazione attivato, ad esempio un'app di autenticazione o un PIN.

La firma digitale utilizzando la firma elettronica qualificata richiede uno sforzo relativamente ridotto ed è altrettanto sicura delle firme autografe. Secondo il regolamento eIDAS o la legge federale svizzera ZertES, la firma qualificata equivale alla firma autografa.

Processo di firma qualificata remota

Un modo sicuro e semplice per firmare i documenti è utilizzare le firme elettroniche con l'aiuto dei fornitori di servizi di firma. I fornitori di servizi di firma offrono varie applicazioni, software, piattaforme o flussi di lavoro di documenti end-2-end, sia come soluzioni cloud che desktop (on-prem). I fornitori di servizi fiduciari forniscono invece la creazione, la verifica e la convalida delle firme elettroniche, nonché la soluzione di identità associata al software o alle applicazioni del fornitore di servizi di firma. Quando si seleziona uno dei fornitori di servizi di firma, è necessario assicurarsi che collaborino con un fornitore di servizi fiduciari qualificato. I fornitori di servizi fiduciari hanno un sigillo riconosciuto o hanno una voce in un elenco di fiducia. L'Unione Europea pubblica un tale elenco di fiducia di tutti i fornitori di servizi fiduciari qualificati che rispettano il regolamento UE eIDAS. In Svizzera, l'Ufficio federale delle comunicazioni (UFCOM) mette a disposizione anche un elenco dei fornitori di servizi di certificazione riconosciuti ai sensi della legge federale svizzera ZertES.

Per poter utilizzare la firma elettronica, la persona deve farsi identificare una volta con il prestatore di servizi fiduciari selezionato (in Svizzera: prestatore di servizi di certificazione) e quindi utilizzare il software o l'applicazione di un prestatore di servizi di firma. L'utente carica il documento digitale in una piattaforma di firma e posiziona l'immagine della firma con un solo clic del mouse. Prima che la firma elettronica venga apposta sul documento con validazione temporale e certificato elettronico, l'utente deve confermare la firma mediante un mezzo di autenticazione (es. PIN o App Authenticator con impronta digitale).

Dopo che il documento è stato firmato, l'applicazione controlla la validità dei certificati elettronici e riproduce l'esito di questo controllo. Se i certificati sono validi, il documento è firmato.

Sicurezza della firma digitale su un PDF

Quando si firma digitalmente i PDF, la firma elettronica qualificata offre il più alto livello di sicurezza tra i metodi di firma digitale a causa dei severi requisiti legali che deve soddisfare.

Ad esempio, la firma elettronica deve appartenere a una persona specifica, mostrare se i dati nel documento sono stati modificati dopo l'apposizione della firma e deve essere possibile risalire a chi ha apposto la firma. Inoltre, la persona deve far convalidare la propria identità prima che la firma venga apposta sul documento. Tutti questi criteri determinano l'elevata sicurezza della firma digitale di un PDF con la firma qualificata.

Al contrario, firmare un PDF con l'ausilio di un touch screen o inserendo la firma in un PDF non è molto sicuro, poiché in questo caso non vengono utilizzate procedure di sicurezza o requisiti legali come con la firma elettronica qualificata.

Vantaggi delle firme digitali sui documenti PDF

I vantaggi delle firme digitali sono evidenti. Firmando digitalmente i documenti PDF, puoi risparmiare sui costi, lavorare in modo più efficiente e prevenire l'interruzione dei media. La firma elettronica qualificata è per legge equiparata ad una firma autografa su carta, quindi non presenta svantaggi per l'utente. Pertanto, l'utilizzo della firma elettronica qualificata non solo semplifica i processi, ma ne garantisce la sicurezza.

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