E-Rent iz Wincase pokazuje kako digitalizacija i optimizirano korisničko iskustvo mogu uspjeti u sektoru nekretnina: uz rješenje e-potpisa iz Skribblea i tehnološku infrastrukturu okosnice iz Swisscoma Trust Services.
Sa 31 lokacijom i oko 1000 zaposlenika, Wincasa je najveći integrirani pružatelj usluga nekretninama u Švicarskoj. Stručnjaci upravljaju nekretninama tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa. Jedno od temeljnih područja poslovanja je najam stanova i parking mjesta. Svojim rješenjem za iznajmljivanje E-Rent, Wincasa digitalizira i automatizira cijeli proces najma, eliminirajući potrebu za papirom, vlastitim potpisima i slanjem dokumenata poštom.
Vizija digitalnog, end-to-end i potpuno automatiziranog procesa iznajmljivanja
Već 2018. Dominic Hux, vlasnik proizvoda E-Rent, tada još u ulozi agenta za digitalnu transformaciju, počeo je razvijati portal za digitalne aplikacije, a kasnije i automatizirano upravljanje izlazom dokumenata. To i danas predstavlja važan temelj E-Renta. Dolaskom Marca Kisslinga, voditelja poslovne i digitalne izvrsnosti, u rujnu 2019. i povezanog osnivanja odjela, spojile su se ideje oko upravljanja aplikacijama, potpuno automatiziranog generiranja ugovora, odabira digitalnog zakupca i digitalnog ugovora o najmu. U siječnju 2020. Wincasa je objavila svoj portal za digitalne aplikacije. U međuvremenu, glavni tim koji razvija E-Rent također uključuje Juliju Kramer i Chantal Friess u ulogama agenata digitalne transformacije.
Prvo digitalno, analogno također
Wincasa sebe vidi kao tvrtku za digitalne nekretnine koja želi iskoristiti mogućnosti koje nudi tehnološki napredak. Dugo je vrijeme potpisivanje ugovora o najmu bilo analogno usko grlo u inače digitalnim procesima. E-Rent je krenuo s ciljem da promijeni ovu situaciju i revolucionira postupanje s najmovima, uključujući integrirajuće dokumente. Pilot projekt započeo je iznajmljivanjem vanjskih parkirnih mjesta, jer se radi o standardiziranim objektima sa standardiziranim ugovornim modulima i niskim financijskim rizikom. To je omogućilo potpuno automatizirano iznajmljivanje danonoćno. U sljedećem koraku ponuda će se proširiti i na druge vrste sekundarnih nekretnina, poput hobi soba. U slučaju stanova situacija je nešto složenija: unatoč digitalnom fokusu, život je emocionalno pitanje i osnovna ljudska potreba. Stoga je, sa stajališta Wincase, važno da se zainteresirani, prema svojim mogućnostima, mogu prijaviti ne samo digitalno u fazi prijelaza na E-Rent, već i analognim putem. E-Rent nudi mogućnosti prijave prilagođene zahtjevima iz temelja.
End-to-end leasing
Potpuno digitalni ugovor o najmu stoji i pada s pravno valjanim elektroničkim potpisom. Za njegovu provedbu tim E-Renta procijenio je različite moguće partnere. Na kraju je izbor pao na Skribble: tvrtka ne samo da je imala najbolju ponudu u tehnološkom i ekonomskom smislu, već je iza sebe imala i snažnog partnera u Swisscomu. Međutim, Wincasa želi ići korak dalje i nastoji cijeli proces leasinga učiniti digitalnim, visoko automatiziranim i bez medijskog diskontinuiteta – uključujući dodatne dokumente kao što je početni obrazac za najam. Osim toga, Wincasin HR odjel već neko vrijeme koristi Skribbleov kvalificirani elektronički potpis ( intervju pročitajte ovdje).
E-potpis s "Fast Track"
Wincasa je analizirala vrste elektroničkog potpisa s ciljem stvaranja najboljeg mogućeg procesa za sve strane. Napredni elektronički potpis (FES) pokazao se pravno primjerenim za E-Rent ili iznajmljivanje te je korisnicima vrlo zgodan i jednostavan za korištenje.
"Wincasa uvijek ima ambiciju stvoriti najbolja moguća digitalna rješenja za sve uključene strane. Izazov je pronaći odgovarajuću ravnotežu između sigurnosti, praktičnosti, iskustva i performansi. Wincasa vjeruje da napredni elektronički potpis (FES) ispunjava zahtjeve za uravnoteženo rješenje. Kako bi definirala jedinstvenu razinu sigurnosti e-potpisa za proces najma u cijeloj industriji, Wincasa je, zajedno sa SVIT Switzerland, postavila SVIT Futureboard. U ovoj ploči slažu se najveći igrači u industriji među pružateljima usluga nekretninama da je napredni elektronički potpis (FES) prikladan za digitalni ugovor o najmu."
– Marco Kissling, voditelj poslovne i digitalne izvrsnosti
S "Fast Track" rješenjem Swisscom Trust Services integriranim u Skribble, moguće je identificirati ugovornog partnera i dati jasnu izjavu namjere putem SMS-a. Postupak uključuje budući da se, u skladu sa zahtjevima švicarskog zakona o telekomunikacijama, za jedinstvenu identifikaciju moraju koristiti SIM kartica i broj mobitela. Ako dokument treba biti potpisan, iz njega se formira hash koji zatim potpisuje Swisscom Trust Services. Služba povjerenja niti u jednom trenutku nema uvid u sam dokument. Ugovornim partnerima koji imaju SIM karticu zatim se putem SMS-a šalje jednokratna lozinka koju unose kako bi pokrenuli potpis dokumenta. Ovaj korak se smatra izjavom namjere i pristankom na ugovor, slično ručnom potpisu. Swisscom Trust Services provjerava kod dodijeljen određenom ugovoru i na temelju njega izdaje elektronički certifikat. U tom procesu, poslani hash se potpisuje i dobiva kvalificirani vremenski žig.
Administrativni procesi završeni u tren oka
Digitalizacija upravljanja ugovorima donosi velike dobitke u učinkovitosti za Wincasu. U tu svrhu, tim je implementirao niz optimizacija: digitalne provjere kreditne sposobnosti, potpuno automatizirano generiranje ugovora, potpuno automatizirani potpis najmodavca pomoću elektroničkog pečata organizacije, sklapanje digitalnog ugovora o najmu i druga poboljšanja procesa. Odlučujuće sučelje bio je elektronički potpis iz Skribblea. To je bio jedini način da se konačno prevlada medijski diskontinuitet. Sve u svemu, Wincasa je postigla impresivno povećanje performansi za sve strane:
"Ugovorom o digitalnom najmu vanjskih parkirnih mjesta, u idealnim uvjetima postižemo 800-struko ubrzanje u vremenu obrade u odnosu na analognu rutu. Što se tiče upravljanja, idealno očekujemo 35-struko smanjenje administrativnog opterećenja uz e- Ugovor o zakupu."
– Dominic Hux, vlasnik proizvoda E-Rent
Na temelju pozitivnog iskustva, tvrtka proširuje upotrebu Skribbleovog e-potpisa sa Swisscom Trust Services u pozadini na digitalni ugovor o najmu stambenog prostora od proljeća 2022. na pilot nekretnine. Najvažniji cilj je obraditi najam svih stambenih nekretnina u portfelju korištenjem ovih rješenja. Osim toga, Wincasino iskustvo pokazuje da se elektronički potpisi također mogu isplativo koristiti u korespondenciji s tijelima. Stoga se i ova upotreba stalno povećava.
Više o ovoj temi i suradnji Skribblea i Wincase možete saznati na blogu Skribble .