ConsultatifSignature de documents

Qu'est-ce qu'une signature électronique, quelles sont les différences et comment signer électroniquement sur un document ?

Aujourd'hui, notre vie quotidienne se déroule dans le monde numérique – nous achetons des vêtements en ligne ainsi que des produits d'épicerie, effectuons des transactions bancaires avec nos smartphones et concluons également des contrats en ligne. Cependant, nous signons souvent des contrats encore sur papier pour conclure une transaction. La mise en place de signatures électroniques dans le processus peut éviter cette discontinuité médiatique. Ce guide explique les différents types de signatures électroniques et comment signer numériquement un document PDF.

Avantages des PDF signés électroniquement

La rapidité

Vous pouvez signer et échanger des documents beaucoup plus rapidement.

Sécurité

Avec un document signé électroniquement, vous pouvez vous assurer qui l'a signé et que rien n'a été changé dans le document après sa signature.

Convivialité

De nos jours, vos clients attendent un processus entièrement numérique. En utilisant des signatures électroniques, vous pouvez vous en assurer jusqu'à la conclusion d'un contrat.

Options de signature électronique pour les PDF

Le format de document PDF offre déjà la possibilité de signatures électroniques. En raison de la forte acceptation de ce format, il convient à la signature numérique de documents et de contrats.

Pour signer électroniquement des PDF, il est possible soit d'intégrer la signature dans le cadre d'un processus de création et de signature d'un PDF, soit d'utiliser des plateformes de signature . Ils permettent tout type de téléchargement de PDF et de signature électronique après identification du signataire.

Procédure

Ce guide se concentre sur les portails de signature pour fournir une introduction facile au sujet. Vous trouverez une sélection de nos partenaires qui proposent des portails dans notre aperçu des partenaires :

  1. Vous choisissez un portail de signature et créez un compte utilisateur.

  2. Pour pouvoir signer, vous devez d'abord vous identifier pour vous assurer que vous êtes bien la personne que vous prétendez être. Votre fournisseur de portail de signature vous guidera tout au long du processus d'identification.

  3. Maintenant, vous pouvez télécharger le document souhaité sur le portail.

  4. Ensuite, vous devez sélectionner qui doit signer le document. Si vous sélectionnez plusieurs signataires, ils recevront une invitation à signer via le portail.

  5. Il est maintenant temps de signer. Normalement, vous pouvez ajouter une représentation optique au document.

  6. Vous devez confirmer la signature avec une authentification à 2 facteurs, par exemple installée sur votre téléphone . Cela garantit qui signe réellement.

  7. Le document a été signé et vous le téléchargez et le traitez davantage.

Sécurité

Pour créer une signature électronique , une valeur de hachage (valeur compressée) est générée à partir du document à signer selon un algorithme spécifique. Dans l'étape suivante, une paire de clés avec deux clés (dont l'une est publique, l'autre privée) est générée par un autre algorithme et la signature est alors créée. Le hachage signé avec la clé privée et la clé publique sont "agrafés" au document et les deux peuvent être envoyés avec lui. Le prestataire de services de confiance s'assure qu'une certaine clé publique appartient à une personne (appelé "certificat", qui se trouve dans le document). Le destinataire a la possibilité de vérifier l'authenticité de la signature au moyen de la clé publique dans le certificat joint. Si, par exemple, le document source devait être modifié, la valeur de hachage changerait également – la clé publique ne serait plus en mesure de déchiffrer le document.

Swisscom Trust Services propose un triangle de signature électronique, ID et clé. L'ID est l'identité numérique qui doit être identifiée de manière unique. La clé est l'outil de sécurité avec lequel s'effectue la manifestation de volonté (comme le smartphone) et la signature est enfin le déclencheur de cette manifestation de volonté.

Appareils adaptés

La signature électronique fonctionne aussi bien sur le bureau que sur les appareils mobiles. Étant donné que les services Web sont utilisés en arrière-plan, la signature peut en principe être utilisée sur tous les appareils finaux compatibles avec le Web, des PC aux smartphones. Pour s'assurer que le signataire est bien la personne qu'il prétend être, un téléphone mobile est généralement utilisé comme deuxième facteur (2FA). Par exemple, l'application de signature s'exécute sur le bureau ou dans le navigateur et doit être confirmée via un mobile ou une application.

Types de documents

La signature électronique au niveau qualifié est légalement équivalente à la signature manuscrite. Par conséquent, presque tout ce qui est signé avec un stylo peut également être transféré dans le monde numérique et signé avec une signature électronique. Voici une sélection de documents signés aujourd'hui :

Entreprises

  • Bons de commande/Offres

  • Renouvellements de contrat

  • Accords de coopération

  • NDA

  • Accords avec les partenaires commerciaux

  • Accords de soutien

  • Accords-cadres

  • Confirmations d'offre

  • Lettres de résiliation

Personnes physiques

  • Contrats de travail

  • Polices ou contrats d'assurance

  • Accords généraux

  • Ouvertures de compte bancaire

  • Intégration

  • Ajustements de conditions

  • Contrats de location

Identification numérique

Si un utilisateur est dans une démarche de conclusion de contrat électronique, il doit s'identifier. Pour ce faire, le fournisseur du portail de signature vérifie si l'utilisateur a déjà été identifié pour le niveau de signature requis (qualifié ou avancé). Une interface avec un service de confiance fournit les informations sur l'état d'identification et d'enregistrement. Si l'utilisateur est déjà identifié, la signature électronique est déclenchée, sinon le fournisseur de portail de signature guide l'utilisateur vers une sélection de différentes méthodes d'identification qui sont intégrées dans la solution de signature. Par exemple, l'utilisateur peut utiliser une identification vidéo pour l'identification afin de pouvoir signer électroniquement.

Intégration de l'identification numérique

Dès que l'identité de l'utilisateur est confirmée, il peut signer électroniquement des documents. Swisscom Trust Services transmet un hash (valeur compressée) du document. Important : le contenu du document n'est pas visible par le prestataire de services de confiance. Ce hachage est signé électroniquement, garantit que la signature est valide pour ce document et est ensuite retransmis au fournisseur du portail de signature. Ce processus ne prend que quelques secondes. Le fournisseur de portail de signature joint la signature électronique au document et présente le PDF signé dans son interface à l'utilisateur. Le signataire vérifie les documents et le confirme finalement, en utilisant soit une application pour smartphone, soit en saisissant un mot de passe avec réception d'un code PIN SMS. Cette authentification représente l'expression officielle de la volonté de manière numérique.

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