ConseillerSigner des documents et des PDF

Il existe de nombreuses façons de signer des documents. Cependant, ces différentes possibilités ne sont pas toujours équivalentes. Par exemple, il existe des différences de sécurité juridique entre les différents types de signatures. Dans ce guide, vous apprendrez ce dont vous devez tenir compte lors de la signature de documents et de PDF et comment signer des PDF en toute sécurité.

Options de création de signature

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Signature avec signature manuscrite

La variante la plus courante de la signature aujourd'hui est celle sur papier et manuscrite. Bien qu'il soit juridiquement très sécurisé, il entraîne souvent des dépenses supplémentaires, une efficacité réduite et une perturbation des médias.

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Insérer l'image de la signature

Une autre façon de signer des documents consiste à insérer une image de la signature dans le PDF. Même si la signature est très facile et simple de cette façon, elle n'a absolument aucune validité juridique.

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Signatures électroniques qualifiées à distance

Une autre possibilité consiste à signer avec la signature numérique à distance. Dans ce cas, le prestataire de services de confiance qualifié crée la signature avec un certificat et un horodatage au nom de la personne qui signe. Afin d'exécuter la signature électronique qualifiée, la personne doit d'abord s'identifier auprès du prestataire de services de confiance, en utilisant des méthodes d'identification en ligne ou sur place. Pendant le processus de signature d'un document PDF, la personne utilise le smartphone avec un moyen d'authentification activé, par exemple une application d'authentification ou un code PIN.

La signature numérique à l'aide de la signature électronique qualifiée nécessite relativement peu d'efforts et est tout aussi sûre que les signatures manuscrites. Selon le règlement eIDAS ou la loi fédérale suisse ZertES, la signature qualifiée équivaut à la signature manuscrite.

Processus de signature qualifiée à distance

Un moyen simple et sécurisé de signer des documents consiste à utiliser des signatures électroniques avec l'aide de prestataires de services de signature. Les fournisseurs de services de signature proposent diverses applications, logiciels, plates-formes ou flux de travail de documents de bout en bout, que ce soit sous forme de solutions cloud ou de bureau (sur site). Au lieu de cela, les fournisseurs de services de confiance fournissent la création, la vérification et la validation des signatures électroniques ainsi que la solution d'identité associée au logiciel ou aux applications du fournisseur de services de signature. Lors de la sélection de l'un des prestataires de services de signature, vous devez vous assurer qu'ils travaillent avec un prestataire de services de confiance qualifié. Les prestataires de services de confiance ont soit un sceau reconnu, soit une inscription dans une liste de confiance. L'Union européenne publie une telle liste de confiance de tous les prestataires de services de confiance qualifiés qui se conforment au règlement européen eIDAS. En Suisse, l'Office fédéral de la communication (OFCOM) fournit également un répertoire des prestataires de services de certification reconnus conformément à la loi fédérale suisse ZertES.

Pour pouvoir utiliser la signature électronique, la personne doit s'identifier une fois auprès du prestataire de services de confiance sélectionné (en Suisse : prestataire de services de certification) et utiliser ensuite le logiciel ou l'application d'un prestataire de services de signature. L'utilisateur télécharge le document numérique dans une plate-forme de signature et place l'image de la signature en un seul clic de souris. Avant que la signature électronique ne soit appliquée sur le document avec un horodatage et un certificat électronique valides, l'utilisateur doit confirmer la signature à l'aide d'un moyen d'authentification (par exemple, code PIN ou application d'authentification avec empreinte digitale).

Après la signature du document, l'application vérifie la validité des certificats électroniques et diffuse le résultat de cette vérification. Si les certificats sont valides, le document est signé.

Sécurité de la signature numérique sur un PDF

Lors de la signature numérique de PDF, la signature électronique qualifiée offre le plus haut niveau de sécurité parmi les méthodes de signature numérique en raison des exigences légales et strictes auxquelles elle doit satisfaire.

Par exemple, la signature électronique doit appartenir à une personne spécifique, indiquer si les données du document ont été modifiées après l'application de la signature et il doit être possible de retrouver qui a apposé la signature. De plus, la personne doit faire valider son identité avant que la signature ne soit apposée sur le document. Tous ces critères déterminent la haute sécurité de la signature numérique d'un PDF avec la signature qualifiée.

En revanche, signer un PDF à l'aide d'un écran tactile ou en insérant la signature dans un PDF n'est pas très sécurisé, car dans ce cas aucune procédure de sécurité ou exigence légale n'est utilisée comme avec la signature électronique qualifiée.

Avantages des signatures numériques sur les documents PDF

Les avantages des signatures numériques sont évidents. En signant numériquement des documents PDF, vous pouvez réduire les coûts, travailler plus efficacement et éviter une interruption des médias. La signature électronique qualifiée est légalement équivalente à une signature manuscrite sur papier, elle ne présente donc aucun inconvénient pour l'utilisateur. Ainsi, l'utilisation de la signature électronique qualifiée non seulement simplifie les processus, mais garantit la sécurité.

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