E-Rent de Wincasa muestra cómo la digitalización y la experiencia de usuario optimizada pueden tener éxito en el sector inmobiliario: con la solución de firma electrónica de Skribble y la infraestructura tecnológica troncal de Swisscom Trust Services.
Con 31 ubicaciones y alrededor de 1000 empleados, Wincasa es el proveedor de servicios inmobiliarios integrados más grande de Suiza. Los expertos gestionan los inmuebles a lo largo de todo su ciclo de vida. Un área central del negocio es el alquiler de apartamentos y plazas de aparcamiento. Con su solución de alquiler E-Rent, Wincasa digitaliza y automatiza todo el proceso de alquiler, eliminando la necesidad de papel, firmas manuales y envío de documentos por correo.
Visión de un proceso de arrendamiento digital, de principio a fin y totalmente automatizado
Ya en 2018, Dominic Hux, propietario del producto E-Rent, que aún ocupaba su cargo de agente de transformación digital, comenzó a desarrollar el portal de aplicaciones digitales y, más tarde, la gestión automatizada de la salida de documentos. Esto todavía representa la base importante de E-Rent hoy. Con la llegada de Marco Kissling, Jefe de Negocios y Excelencia Digital, en septiembre de 2019 y el establecimiento asociado del departamento, se fusionaron las ideas en torno a la gestión de aplicaciones, la generación de contratos totalmente automatizada, la selección de inquilinos digitales y el contrato de alquiler digital. En enero de 2020, Wincasa lanzó su portal de aplicaciones digitales. Mientras tanto, el equipo central que desarrolla E-Rent también incluye a Julia Kramer y Chantal Friess en roles como agentes de transformación digital.
Digital primero, analógico también
Wincasa se ve a sí misma como una inmobiliaria digital que quiere aprovechar las oportunidades que ofrece el avance tecnológico. Durante mucho tiempo, la firma de contratos de alquiler fue un cuello de botella analógico en procesos que de otro modo serían digitales. E-Rent nació con el objetivo de cambiar esta situación y revolucionar la gestión de los arrendamientos, incluidos los documentos integradores. El proyecto piloto comenzó con el alquiler de espacios de estacionamiento al aire libre, ya que estos son objetos estandarizados con módulos de contrato estandarizados y un bajo riesgo financiero. Esto permitió el alquiler totalmente automatizado durante todo el día. En un próximo paso, la oferta se extenderá a otros tipos de propiedad secundaria, como salas de pasatiempos. En el caso de los departamentos, la situación es algo más compleja: A pesar del enfoque digital, vivir es un tema emocional y una necesidad humana básica. Por ello, desde el punto de vista de Wincasa, es importante que los interesados, según sus posibilidades, puedan aplicar no solo de forma digital en la fase de transición a E-Rent, sino también por la vía analógica. E-Rent proporciona opciones de aplicación adaptadas a los requisitos desde cero.
Arrendamiento de extremo a extremo
Un contrato de alquiler totalmente digital se sostiene y cae con una firma electrónica legalmente válida. Para su implementación, el equipo de E-Rent evaluó varios posibles socios. Al final, la elección recayó en Skribble: la empresa no solo tenía la mejor oferta tecnológica y económica, sino que también tenía detrás a un fuerte socio en Swisscom. Sin embargo, Wincasa quiere ir un paso más allá y se esfuerza por hacer que todo el proceso de arrendamiento sea digital, altamente automatizado y sin discontinuidad de medios, incluidos documentos adicionales como el formulario de alquiler inicial. Además, el departamento de RRHH de Wincasa lleva tiempo utilizando la firma electrónica cualificada de Skribble (leer la entrevista aquí).
Firma electrónica con "Fast Track"
Wincasa ha analizado los tipos de firma electrónica con el objetivo de crear el mejor proceso posible para todas las partes. La firma electrónica avanzada (FES) ha demostrado ser legalmente adecuada para E-Rent o alquiler y es muy cómoda y fácil de usar para los usuarios.
"Wincasa siempre tiene la ambición de crear las mejores soluciones digitales posibles para todas las partes involucradas. El desafío es encontrar un equilibrio adecuado entre seguridad, practicidad, experiencia y rendimiento. Wincasa cree que la firma electrónica avanzada (FES) cumple con los requisitos para un solución equilibrada.Para definir un nivel de seguridad uniforme de la firma electrónica para el proceso de alquiler en toda la industria, Wincasa, junto con SVIT Suiza, ha establecido el SVIT Futureboard.En este tablero, los principales actores de la industria entre los proveedores de servicios inmobiliarios están de acuerdo que la firma electrónica avanzada (FES) es adecuada para el contrato de alquiler digital.”
– Marco Kissling, Jefe de Negocios y Excelencia Digital
Con la solución "Fast Track" de Swisscom Trust Services integrada en Skribble, es posible identificar al socio del contrato y realizar una clara declaración de intenciones a través de SMS. El procedimiento incluye ya que, de acuerdo con los requisitos de la ley de telecomunicaciones suiza, se debe usar una tarjeta SIM y un número de teléfono móvil para una identificación única. Si se va a firmar un documento, se forma un hash a partir de él, que luego es firmado por Swisscom Trust Services. En ningún momento el servicio de confianza tiene conocimiento del documento en sí. A los socios contractuales que tienen una tarjeta SIM se les envía una contraseña de un solo uso por SMS, que ingresan para activar la firma del documento. Este paso se considera una declaración de intención y consentimiento al contrato, similar a una firma manual. Swisscom Trust Services verifica el código asignado a un contrato en particular y emite un certificado electrónico basado en él. En el proceso, el hash transmitido se firma y se le proporciona un sello de tiempo calificado.
Procesos administrativos completados en un abrir y cerrar de ojos
La digitalización de la gestión de contratos trae importantes ganancias de eficiencia para Wincasa. Con este fin, el equipo ha implementado una serie de optimizaciones: verificaciones de crédito digitales, generación de contratos totalmente automatizada, firma del arrendador totalmente automatizada utilizando un sello de organización electrónica, conclusión de contrato de alquiler digital y otras mejoras de proceso. Una interfaz decisiva fue la firma electrónica de Skribble. Era la única forma de superar finalmente la discontinuidad mediática. En general, Wincasa logró un aumento de rendimiento impresionante para todas las partes:
"Con el contrato de alquiler digital para espacios de estacionamiento al aire libre, en condiciones ideales logramos una aceleración de 800 veces en el tiempo de procesamiento en comparación con la ruta analógica. En términos de gestión, idealmente esperamos una reducción de 35 veces en la carga de trabajo administrativo con el e- Contrato de arrendamiento."
– Dominic Hux, propietario del producto E-Rent
Basándose en la experiencia positiva, la empresa está ampliando el uso de la firma electrónica de Skribble con Swisscom Trust Services en segundo plano al contrato de alquiler residencial digital a partir de la primavera de 2022 en propiedades piloto. El objetivo primordial es procesar el alquiler de todas las propiedades residenciales en cartera utilizando estas soluciones. Además, la experiencia de Wincasa demuestra que las firmas electrónicas también se pueden utilizar de manera rentable en la correspondencia con las autoridades. Por lo tanto, este uso también se incrementa continuamente.
Puedes saber más sobre este tema y la colaboración entre Skribble y Wincasa en el blog de Skribble.