Tillbaka till Nyhets- och insiktsöversikt
Case Study

Den snabba och okomplicerade vägen till ett digitalt hyreskontrakt med Skribble och Wincasa

E-Rent från Wincasa visar hur digitalisering och optimerad användarupplevelse kan lyckas inom fastighetssektorn: med e-signaturlösningen från Skribble och teknisk infrastruktur från Swisscom Trust Services.

Med 31 orter och cirka 1 000 anställda är Wincasa den största integrerade fastighetsserviceleverantören i Schweiz. Experterna förvaltar fastigheter under hela sin livscykel. Ett kärnområde i verksamheten är uthyrning av lägenheter och parkeringsplatser. Med sin hyreslösning E-Rent digitaliserar och automatiserar Wincasa hela uthyrningsprocessen, vilket eliminerar behovet av papper, handsignaturer och utskick av dokument.

Vision om en digital, komplett och helautomatiserad uthyrningsprocess

Redan 2018 började Dominic Hux, Product Owner E-Rent, då fortfarande i sin roll som Digital Transformation Agent, utveckla den digitala applikationsportalen och senare den automatiserade dokumentutmatningshanteringen. Detta representerar fortfarande den viktiga grunden för E-Rent idag. I och med Marco Kissling, Head of Business & Digital Excellence, tillträde i september 2019 och den tillhörande etableringen av avdelningen slogs idéerna kring applikationshantering, helautomatiserad kontraktsgenerering, digitalt hyresgästval och det digitala hyreskontraktet samman. I januari 2020 gick Wincasa live med sin digitala ansökningsportal. Samtidigt inkluderar kärnteamet som utvecklar E-Rent även Julia Kramer och Chantal Friess i roller som agenter för digital transformation.

Digital först, analog också

Wincasa ser sig själv som ett digitalt fastighetsbolag som vill ta vara på de möjligheter som tekniska framsteg erbjuder. Under lång tid var tecknandet av hyreskontrakt en analog flaskhals i annars digitala processer. E-Rent gick ut med målet att förändra denna situation och revolutionera hanteringen av hyresavtal, inklusive de integrerande dokumenten. Pilotprojektet startade med uthyrning av utomhusparkeringsplatser då det är standardiserade objekt med standardiserade avtalsmoduler och låg ekonomisk risk. Detta möjliggjorde helautomatisk uthyrning dygnet runt. I ett nästa steg ska erbjudandet utökas till andra typer av sekundärfastigheter, till exempel hobbyrum. När det gäller lägenheter är situationen något mer komplex: Trots det digitala fokuset är boendet en känslofråga och ett grundläggande mänskligt behov. Därför är det ur Wincasas synvinkel viktigt att intresserade efter sina möjligheter kan ansöka inte bara digitalt i övergångsfasen till E-Rent utan ändå även via den analoga vägen. E-Rent erbjuder applikationsalternativ som är skräddarsydda för krav från grunden.

End-to-end leasing

Ett helt digitalt hyreskontrakt står och faller med en juridiskt giltig elektronisk signatur. För implementeringen utvärderade E-Rent-teamet olika möjliga partners. Till sist föll valet på Skribble: Företaget hade inte bara det bästa erbjudandet tekniskt och ekonomiskt, utan hade också en stark partner i Swisscom bakom sig. Wincasa vill dock gå ett steg längre och strävar efter att göra hela leasingprocessen digital, högautomatiserad och fri från mediadiskontinuitet – inklusive ytterligare dokument som den initiala hyresblanketten. Dessutom använder Wincasas HR-avdelning sedan en tid tillbaka Skribbles kvalificerade elektroniska signatur (läs intervjun här).

E-signatur med "Fast Track"

Wincasa har analyserat elektroniska signaturtyper med syftet att skapa bästa möjliga process för alla parter. Den avancerade elektroniska signaturen (FES) har visat sig vara juridiskt lämplig för E-Rent eller uthyrning och är mycket bekväm och enkel att använda för användare.

"Wincasa har alltid ambitionen att skapa bästa möjliga digitala lösningar för alla inblandade parter. Utmaningen är att hitta en lämplig balans mellan säkerhet, praktisk, upplevelse och prestanda. Wincasa anser att den avancerade elektroniska signaturen (FES) uppfyller kraven för en balanserad lösning. För att definiera en enhetlig säkerhetsnivå för e-signaturen för uthyrningsprocessen över hela branschen har Wincasa, tillsammans med SVIT Switzerland, satt upp SVIT Futureboard. I denna styrelse är de största branschaktörerna bland leverantörer av fastighetstjänster överens om att den avancerade elektroniska signaturen (FES) är lämplig för det digitala hyreskontraktet."

– Marco Kissling, chef för Business & Digital Excellence

Med "Fast Track"-lösningen från Swisscom Trust Services integrerad i Skribble är det möjligt att identifiera avtalspartnern och göra en tydlig avsiktsförklaring via SMS. Förfarandet omfattar eftersom, i enlighet med kraven i schweizisk telekommunikationslagstiftning, ett SIM-kort och mobiltelefonnummer måste användas för unik identifiering. Om ett dokument ska signeras bildas en hash av det, som sedan signeras av Swisscom Trust Services. Inte vid något tillfälle har förtroendetjänsten någon insyn i själva dokumentet. Kontraktsparter som har SIM-kort får sedan ett engångslösenord via SMS som de anger för att utlösa dokumentsignaturen. Detta steg anses vara en avsiktsförklaring och samtycke till avtalet, liknande en manuell signatur. Swisscom Trust Services verifierar koden som tilldelats ett visst kontrakt och utfärdar ett elektroniskt certifikat baserat på den. I processen signeras den överförda hashen och förses med en kvalificerad tidsstämpel.

Administrativa processer genomförda på ett ögonblick

Digitalisering av avtalshanteringen ger stora effektivitetsvinster för Wincasa. I detta syfte har teamet implementerat ett antal optimeringar: digitala kreditkontroller, helautomatisk kontraktsgenerering, helautomatiserad hyresvärdssignatur med hjälp av en elektronisk organisationssigill, digitalt ingående av hyreskontrakt och andra processförbättringar. Ett avgörande gränssnitt var den elektroniska signaturen från Skribble. Det var det enda sättet att äntligen övervinna mediadiskontinuiteten. Sammantaget uppnådde Wincasa en imponerande prestandaökning för alla parter:

"Med det digitala hyreskontraktet för utomhusparkeringsplatser uppnår vi under idealiska förhållanden en 800-faldig acceleration i handläggningstid jämfört med den analoga rutten. När det gäller förvaltning förväntar vi oss helst en 35-faldig minskning av den administrativa arbetsbelastningen med e- hyresavtal."

– Dominic Hux, produktägare E-Rent

Baserat på den positiva erfarenheten utökar företaget användningen av Skribbles e-signatur med Swisscom Trust Services i bakgrunden till det digitala bostadshyreskontraktet från våren 2022 på pilotfastigheter. Det övergripande målet är att hantera uthyrningen av alla bostadsfastigheter i beståndet med dessa lösningar. Dessutom visar Wincasas erfarenhet att elektroniska signaturer även kan användas lönsamt i korrespondens med myndigheter. Denna användning ökar därför också kontinuerligt.

Du kan ta reda på mer om detta ämne och samarbetet mellan Skribble och Wincasa på Skribble-bloggen .


Vi vill ge dig det senaste hjälpinnehållet på ditt eget språk så snart som möjligt. Denna sida har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel eller felaktigheter. Du kan besöka sidan där vi tar det ursprungliga innehållet från här för att undvika eventuella missförstånd.

Zoom