RådgivareSignering av dokument och PDF-filer

Det finns många olika sätt att signera dokument. Dessa olika möjligheter är dock inte alltid likvärdiga. Det finns till exempel vissa skillnader i rättssäkerhet mellan olika typer av underskrifter. I den här guiden får du lära dig vad du behöver ta hänsyn till när du signerar dokument och PDF-filer och hur du signerar PDF-filer på ett säkert sätt.

Alternativ för att skapa signaturer

Romain Dancre DoplSDELX7E Unsplash (1)

Signering med handskriven signatur

Den vanligaste varianten av signering idag är den pappersbaserade och handskrivna. Även om det är mycket rättssäkert, orsakar det ofta extra kostnader, minskad effektivitet och mediastörningar.

SC2021062900014 (2)

Infoga signaturbild

Ett annat sätt att signera dokument är att infoga en bild av signaturen i PDF:en. Även om signering är väldigt enkelt och okomplicerat på detta sätt, har det absolut ingen juridisk giltighet.

Online Einkauf Mit Laptop Und Smartphone. Sicherheit.

Fjärrstyrda kvalificerade elektroniska signaturer

En annan möjlighet är att signera med den digitala fjärrsignaturen. I det här fallet skapar en kvalificerad leverantör av förtroendetjänster signaturen med ett certifikat och en tidsstämpel på uppdrag av den person som undertecknar. För att utföra den kvalificerade elektroniska signaturen måste personen först identifiera sig för leverantören av betrodda tjänster, med hjälp av online- eller på plats identifieringsmetoder. Under signeringsprocessen på ett PDF-dokument använder personen smarttelefonen med ett aktiverat autentiseringsmedel, t.ex. en autentiseringsapp eller en PIN-kod.

Digital signering med den kvalificerade elektroniska signaturen kräver relativt lite ansträngning och är lika säker som handskrivna signaturer. Enligt eIDAS-förordningen eller den schweiziska federala lagen ZertES är den kvalificerade signaturen likvärdig med den handskrivna signaturen.

Fjärrstyrd kvalificerad signaturprocess

Ett säkert och enkelt sätt att signera dokument är att använda elektroniska signaturer med hjälp av signaturleverantörer. Signature-tjänsteleverantörer erbjuder olika applikationer, mjukvara, plattformar eller end-2-end dokumentarbetsflöden, oavsett om det är moln- eller skrivbordslösningar (on-prem). Istället levererar leverantörer av förtroendetjänster skapande, verifiering och validering av elektroniska signaturer samt tillhörande identitetslösning till signaturleverantörens programvara eller applikationer. När du väljer en av signaturleverantörerna måste du se till att de arbetar tillsammans med en kvalificerad leverantör av förtroendetjänster. Leverantörer av förtroendetjänster har antingen ett erkänt sigill eller har en post i en förtroendelista. Europeiska unionen publicerar en sådan förtroendelista över alla kvalificerade leverantörer av förtroendetjänster som följer EU-förordningen eIDAS. I Schweiz tillhandahåller Federal Office of Communication (OFCOM) också en katalog över erkända leverantörer av certifieringstjänster i enlighet med den schweiziska federala lagen ZertES.

För att kunna använda den elektroniska signaturen måste personen identifieras en gång med den valda tjänsteleverantören (i Schweiz: certifieringstjänsteleverantör) och sedan använda programvaran eller applikationen från en signaturleverantör. Användaren laddar upp det digitala dokumentet till en signeringsplattform och placerar signaturbilden med endast ett musklick. Innan den elektroniska signaturen appliceras på dokumentet med en giltig tidsstämpel och elektroniskt certifikat måste användaren bekräfta signaturen med hjälp av ett autentiseringsmedel (t.ex. PIN eller Authenticator App med fingeravtryck).

Efter att dokumentet har undertecknats kontrollerar applikationen de elektroniska certifikatens giltighet och spelar upp resultatet av denna kontroll. Om certifikaten är giltiga är dokumentet undertecknat.

Säkerhet för den digitala signaturen på en PDF

Vid digital signering av PDF-filer erbjuder den kvalificerade elektroniska signaturen den högsta säkerhetsnivån bland de digitala signaturmetoderna på grund av de lagliga och strikta krav som den måste uppfylla.

Den elektroniska signaturen ska till exempel tillhöra en viss person, visa om uppgifter i dokumentet har ändrats efter att signaturen har använts och det ska gå att spåra vem som satt signaturen. Dessutom ska personen få sin identitet validerad innan signaturen appliceras på handlingen. Alla dessa kriterier bestämmer den höga säkerheten för att digitalt signera en PDF med den kvalificerade signaturen.

Däremot är det inte särskilt säkert att signera en PDF med hjälp av en pekskärm eller genom att infoga signaturen i en PDF, eftersom det i det här fallet inte används några säkerhetsprocedurer eller lagkrav som med den kvalificerade elektroniska signaturen.

Fördelar med digitala signaturer på PDF-dokument

Fördelarna med digitala signaturer är uppenbara. Genom att digitalt signera PDF-dokument kan du spara kostnader, arbeta mer effektivt och det förhindrar mediaavbrott. Den kvalificerade elektroniska signaturen är enligt lag lika med en handskriven signatur på papper, så den har inga nackdelar för användaren. Användningen av den kvalificerade elektroniska signaturen förenklar alltså inte bara processer, utan garanterar säkerhet.

Är du
intresserad?

Kontakt


Vi vill ge dig det senaste hjälpinnehållet på ditt eget språk så snart som möjligt. Denna sida har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel eller felaktigheter. Du kan besöka sidan där vi tar det ursprungliga innehållet från här för att undvika eventuella missförstånd.

Zoom