OrientadorAssinando documentos e PDFs

Existem muitas maneiras diferentes de assinar documentos. No entanto, essas diferentes possibilidades nem sempre são equivalentes. Por exemplo, existem algumas diferenças na segurança jurídica entre diferentes tipos de assinaturas. Neste guia, você aprenderá o que precisa levar em consideração ao assinar documentos e PDFs e como assinar PDFs com segurança.

Opções de criação de assinatura

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Assinatura com assinatura manuscrita

A variante mais comum de assinatura hoje é a escrita à mão e em papel. Embora seja legalmente seguro, muitas vezes causa despesas adicionais, eficiência reduzida e interrupção da mídia.

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Inserir imagem de assinatura

Outra forma de assinar documentos é inserir uma imagem da assinatura no PDF. Embora a assinatura seja muito fácil e descomplicada dessa forma, ela não tem absolutamente nenhuma validade legal.

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Assinaturas eletrônicas remotas qualificadas

Outra possibilidade é assinar com a assinatura digital remota. Nesse caso, o provedor de serviços de confiança qualificado cria a assinatura com um certificado e carimbo de data/hora em nome da pessoa que está assinando. Para a execução da assinatura eletrónica qualificada, a pessoa deve previamente identificar-se perante o prestador de serviços de confiança, utilizando meios de identificação online ou presenciais. Durante o processo de assinatura em um documento PDF, a pessoa usa o smartphone com um meio de autenticação ativado, por exemplo, um aplicativo autenticador ou um PIN.

A assinatura digital usando a assinatura eletrônica qualificada envolve relativamente pouco esforço e é tão segura quanto as assinaturas manuscritas. De acordo com o Regulamento eIDAS ou a lei federal suíça ZertES, a assinatura qualificada é equivalente à assinatura manuscrita.

Processo remoto de assinatura qualificada

Uma maneira segura e simples de assinar documentos é usar assinaturas eletrônicas com a ajuda de provedores de serviços de assinatura. Os provedores de serviços de assinatura oferecem vários aplicativos, software, plataformas ou fluxos de trabalho de documentos end-2-end, seja como soluções de nuvem ou desktop (no local). Em vez disso, os provedores de serviços de confiança fornecem a criação, verificação e validação de assinaturas eletrônicas, bem como a solução de identidade associada ao software ou aplicativos do provedor de serviços de assinatura. Ao selecionar um dos provedores de serviços de assinatura, você precisa garantir que eles trabalhem em conjunto com um provedor de serviços de confiança qualificado. Os provedores de serviços de confiança possuem um selo reconhecido ou constam de uma lista de confiança. A União Europeia publica uma lista de confiança de todos os provedores de serviços de confiança qualificados que cumprem o regulamento da UE eIDAS. Na Suíça, o Escritório Federal de Comunicação (OFCOM) também fornece um diretório de provedores de serviços de certificação reconhecidos de acordo com a lei federal suíça ZertES.

Para poder usar a assinatura eletrônica, a pessoa deve se identificar uma vez com o provedor de serviços de confiança selecionado (na Suíça: provedor de serviços de certificação) e, em seguida, usar o software ou aplicativo de um provedor de serviços de assinatura. O usuário carrega o documento digital em uma plataforma de assinatura e coloca a imagem da assinatura com apenas um clique do mouse. Antes de aplicar a assinatura eletrónica ao documento com carimbo de hora e certificado eletrónico válidos, o utilizador deve confirmar a assinatura através de um meio de autenticação (ex. PIN ou App Autenticadora com impressão digital).

Após a assinatura do documento, o aplicativo verifica a validade dos certificados eletrônicos e reproduz o resultado dessa verificação. Se os certificados forem válidos, o documento é assinado.

Segurança da assinatura digital em um PDF

Ao assinar PDFs digitalmente, a assinatura eletrônica qualificada oferece o mais alto nível de segurança entre os métodos de assinatura digital devido aos requisitos legais e rígidos que deve cumprir.

Por exemplo, a assinatura eletrônica deve pertencer a uma pessoa específica, mostrar se os dados do documento foram alterados após a aplicação da assinatura e deve ser possível rastrear quem definiu a assinatura. Além disso, a pessoa deve ter sua identidade validada antes da assinatura ser aplicada no documento. Todos esses critérios determinam a alta segurança de assinar digitalmente um PDF com a assinatura qualificada.

Por outro lado, assinar um PDF com a ajuda de uma tela sensível ao toque ou inserindo a assinatura em um PDF não é muito seguro, pois neste caso não são usados procedimentos de segurança ou requisitos legais como na assinatura eletrônica qualificada.

Vantagens das assinaturas digitais em documentos PDF

As vantagens das assinaturas digitais são óbvias. Ao assinar documentos PDF digitalmente, você pode economizar custos, trabalhar com mais eficiência e evitar interrupções na mídia. A assinatura eletrónica qualificada é por lei igual à assinatura manuscrita em papel, pelo que não apresenta inconvenientes para o utilizador. Assim, a utilização da assinatura eletrónica qualificada não só simplifica os processos, como garante a segurança.

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