E-Rent de Wincasa montre comment la numérisation et l'optimisation de l'expérience utilisateur peuvent réussir dans le secteur immobilier : avec la solution de signature électronique de Skribble et l'infrastructure technologique de Swisscom Trust Services.
Avec 31 sites et environ 1000 collaborateurs, Wincasa est le plus grand prestataire de services immobiliers intégrés de Suisse. Les experts gèrent les propriétés tout au long de leur cycle de vie. L'un des principaux domaines d'activité est la location d'appartements et de parkings. Avec sa solution de location E-Rent, Wincasa numérise et automatise l'ensemble du processus de location, éliminant le besoin de papier, de signatures manuscrites et d'envoi de documents.
Vision d'un processus de location numérique, de bout en bout et entièrement automatisé
Dès 2018, Dominic Hux, Product Owner E-Rent, alors toujours dans son rôle d'agent de transformation numérique, a commencé à développer le portail d'applications numériques et plus tard la gestion automatisée de la sortie des documents. Cela représente encore aujourd'hui le fondement important d'E-Rent. Avec l'arrivée de Marco Kissling, Head of Business & Digital Excellence, en septembre 2019 et la création associée du département, les idées autour de la gestion des candidatures, de la génération de contrats entièrement automatisée, de la sélection numérique des locataires et du contrat de location numérique ont fusionné. En janvier 2020, Wincasa a lancé son portail d'applications numériques. Pendant ce temps, l'équipe de base qui développe E-Rent comprend également Julia Kramer et Chantal Friess dans des rôles d'agents de transformation numérique.
Le numérique d'abord, l'analogique aussi
Wincasa se considère comme une société immobilière numérique qui veut profiter des opportunités offertes par le progrès technologique. Pendant longtemps, la signature de contrats de location a été un goulot d'étranglement analogique dans des processus autrement numériques. E-Rent a pour objectif de changer cette situation et de révolutionner la gestion des baux, y compris les documents d'intégration. Le projet pilote a commencé par la location de places de parking extérieures, car il s'agit d'objets standardisés avec des modules de contrat standardisés et un faible risque financier. Cela a permis une location entièrement automatisée 24 heures sur 24. Dans une prochaine étape, l'offre sera étendue à d'autres types de biens secondaires, tels que les salles de loisirs. Dans le cas des appartements, la situation est un peu plus complexe : malgré l'orientation numérique, la vie est une question émotionnelle et un besoin humain fondamental. Par conséquent, du point de vue de Wincasa, il est important que les parties intéressées, en fonction de leurs possibilités, puissent postuler non seulement numériquement dans la phase de transition vers E-Rent, mais aussi via la voie analogique. E-Rent propose des options d'application adaptées aux besoins dès le départ.
Location de bout en bout
Un contrat de location entièrement numérique tient et tombe avec une signature électronique juridiquement valable. Pour sa mise en œuvre, l'équipe d'E-Rent a évalué différents partenaires possibles. Au final, le choix s'est porté sur Skribble : l'entreprise disposait non seulement de la meilleure offre technologique et économique, mais aussi d'un partenaire solide en Swisscom. Cependant, Wincasa veut aller plus loin et s'efforce de rendre l'ensemble du processus de location numérique, hautement automatisé et sans discontinuité médiatique – y compris les documents supplémentaires tels que le formulaire de loyer initial. Par ailleurs, le service RH de Wincasa utilise depuis un certain temps déjà la signature électronique qualifiée de Skribble (lire l' interview ici).
Signature électronique avec "Fast Track"
Wincasa a analysé les types de signature électronique dans le but de créer le meilleur processus possible pour toutes les parties. La signature électronique avancée (FES) s'est avérée juridiquement appropriée pour E-Rent ou la location et est très pratique et facile à utiliser pour les utilisateurs.
"Wincasa a toujours l'ambition de créer les meilleures solutions numériques possibles pour toutes les parties concernées. Le défi est de trouver un équilibre approprié entre sécurité, praticité, expérience et performance. Wincasa estime que la signature électronique avancée (SEF) répond aux exigences d'une solution équilibrée. Afin de définir un niveau de sécurité uniforme de la signature électronique pour le processus de location dans l'ensemble du secteur, Wincasa, en collaboration avec SVIT Suisse, a mis en place le SVIT Futureboard. Au sein de ce conseil, les plus grands acteurs du secteur parmi les prestataires de services immobiliers s'accordent que la signature électronique avancée (FES) est appropriée pour le contrat de location numérique."
– Marco Kissling, responsable de l'excellence commerciale et numérique
Avec la solution "Fast Track" de Swisscom Trust Services intégrée à Skribble, il est possible d'identifier le partenaire contractuel et de faire une déclaration d'intention claire par SMS. La procédure comprend puisque, conformément aux exigences de la loi suisse sur les télécommunications, une carte SIM et un numéro de téléphone portable doivent être utilisés pour une identification unique. Si un document doit être signé, un hachage est formé à partir de celui-ci, qui est ensuite signé par Swisscom Trust Services. Le service de confiance n'a à aucun moment un aperçu du document lui-même. Les partenaires contractuels qui disposent d'une carte SIM reçoivent ensuite un mot de passe à usage unique par SMS, qu'ils saisissent pour déclencher la signature du document. Cette étape est considérée comme une déclaration d'intention et de consentement au contrat, semblable à une signature manuelle. Swisscom Trust Services vérifie le code attribué à un contrat particulier et délivre un certificat électronique sur la base de celui-ci. Dans le processus, le hachage transmis est signé et muni d'un horodatage qualifié.
Des démarches administratives réalisées en un clin d'œil
La digitalisation de la gestion des contrats apporte des gains d'efficacité importants pour Wincasa. À cette fin, l'équipe a mis en œuvre un certain nombre d'optimisations : vérifications de crédit numériques, génération de contrat entièrement automatisée, signature du propriétaire entièrement automatisée à l'aide d'un sceau d'organisation électronique, conclusion de contrat de location numérique et autres améliorations de processus. Une interface décisive a été la signature électronique de Skribble. C'était le seul moyen de surmonter enfin la discontinuité médiatique. Dans l'ensemble, Wincasa a réalisé une augmentation impressionnante des performances pour toutes les parties :
"Avec le contrat de location numérique de places de parc extérieures, nous réalisons dans des conditions idéales une accélération du temps de traitement par 800 par rapport au parcours analogique. En termes de gestion, nous attendons idéalement une réduction de 35 fois de la charge administrative avec le e- contrat de location."
– Dominic Hux, Product Owner E-Rent
Sur la base de l'expérience positive, l'entreprise étend l'utilisation de la signature électronique de Skribble avec Swisscom Trust Services en arrière-plan du contrat de location résidentiel numérique à partir du printemps 2022 sur les propriétés pilotes. L'objectif primordial est de traiter la location de toutes les propriétés résidentielles du portefeuille à l'aide de ces solutions. De plus, l'expérience de Wincasa montre que les signatures électroniques peuvent également être utilisées avec profit dans la correspondance avec les autorités. Cette utilisation est donc également en constante augmentation.
Vous pouvez en savoir plus sur ce sujet et sur la collaboration entre Skribble et Wincasa sur le blog Skribble .