TutorFirma de documentos y PDF

Hay muchas maneras diferentes de firmar documentos. Sin embargo, estas diferentes posibilidades no siempre son equivalentes. Por ejemplo, existen algunas diferencias en la seguridad jurídica entre los distintos tipos de firmas. En esta guía, aprenderá lo que debe tener en cuenta al firmar documentos y archivos PDF y cómo firmar archivos PDF de forma segura.

Opciones de creación de firma

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Firma con firma manuscrita

La variante de firma más común hoy en día es la basada en papel y manuscrita. Aunque es muy seguro desde el punto de vista legal, a menudo genera gastos adicionales, menor eficiencia e interrupción de los medios.

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Insertar imagen de firma

Otra forma de firmar documentos es insertar una imagen de la firma en el PDF. A pesar de que la firma es muy fácil y sin complicaciones de esta manera, no tiene absolutamente ninguna validez legal.

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Firmas electrónicas calificadas remotas

Otra posibilidad es firmar con la firma digital remota. En este caso, un proveedor de servicios de confianza calificado crea la firma con un certificado y una marca de tiempo en nombre de la persona que firma. Para realizar la firma electrónica cualificada, la persona deberá identificarse previamente ante el prestador de servicios de confianza, utilizando medios de identificación en línea o presenciales. Durante el proceso de firma en un documento PDF, la persona utiliza el teléfono inteligente con un medio de autenticación activado, por ejemplo, una aplicación de autenticación o un PIN.

La firma digital mediante la firma electrónica calificada implica relativamente poco esfuerzo y es tan segura como las firmas manuscritas. Según el Reglamento eIDAS o la ley federal suiza ZertES, la firma calificada es equivalente a la firma manuscrita.

Proceso de firma cualificada remota

Una forma segura y sencilla de firmar documentos es utilizando firmas electrónicas con la ayuda de proveedores de servicios de firma. Los proveedores de servicios Signature ofrecen diversas aplicaciones, software, plataformas o flujos de trabajo de documentos de extremo a extremo, ya sea como soluciones de escritorio o en la nube (en las instalaciones). En cambio, los proveedores de servicios de confianza brindan la creación, verificación y validación de firmas electrónicas, así como la solución de identidad asociada al software o las aplicaciones del proveedor de servicios de firma. Al seleccionar uno de los proveedores de servicios de firma, debe asegurarse de que trabaje junto con un proveedor de servicios de confianza calificado. Los proveedores de servicios de confianza tienen un sello reconocido o una entrada en una lista de confianza. La Unión Europea publica una lista de confianza de todos los proveedores de servicios de confianza calificados que cumplen con el reglamento eIDAS de la UE. En Suiza, la Oficina Federal de Comunicación (OFCOM) también proporciona un directorio de proveedores de servicios de certificación reconocidos de acuerdo con la ley federal suiza ZertES.

Para poder utilizar la firma electrónica, la persona debe identificarse una vez con el proveedor de servicios de confianza seleccionado (en Suiza: proveedor de servicios de certificación) y luego utilizar el software o la aplicación de un proveedor de servicios de firma. El usuario carga el documento digital en una plataforma de firma y coloca la imagen de la firma con un solo clic del mouse. Antes de aplicar la firma electrónica en el documento con un sello de tiempo y un certificado electrónico válidos, el usuario debe confirmar la firma utilizando un medio de autenticación (por ejemplo, PIN o aplicación de autenticación con huella digital).

Una vez firmado el documento, la aplicación comprueba la validez de los certificados electrónicos y reproduce el resultado de esta comprobación. Si los certificados son válidos, se firma el documento.

Seguridad de la firma digital en un PDF

Al firmar digitalmente archivos PDF, la firma electrónica calificada ofrece el nivel más alto de seguridad entre los métodos de firma digital debido a los requisitos legales y estrictos que debe cumplir.

Por ejemplo, la firma electrónica debe pertenecer a una persona específica, mostrar si los datos del documento han cambiado después de que se haya aplicado la firma y debe ser posible rastrear quién estableció la firma. Además, la persona debe tener su identidad validada antes de aplicar la firma al documento. Todos estos criterios determinan la alta seguridad de firmar digitalmente un PDF con la firma cualificada.

Por el contrario, firmar un PDF con la ayuda de una pantalla táctil o insertando la firma en un PDF no es muy seguro, ya que en este caso no se utilizan procedimientos de seguridad ni requisitos legales como con la firma electrónica cualificada.

Ventajas de las firmas digitales en documentos PDF

Las ventajas de las firmas digitales son obvias. Al firmar digitalmente documentos PDF, puede ahorrar costos, trabajar de manera más efectiva y evitar interrupciones en los medios. La firma electrónica cualificada es por ley igual a una firma manuscrita en papel, por lo que no presenta inconvenientes para el usuario. Así, el uso de la firma electrónica cualificada no sólo simplifica los procesos, sino que garantiza la seguridad.

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