Elektronische Signaturen und Siegel

Welche Vorteile und Anwendungsszenarios bieten elektronische Signaturen und Siegel?
Wie funktioniert der Signaturprozess und deren Verschlüsselung?
Wie lassen sich Signing Service und Smart Registration Service an eine beliebig Applikation anbinden?

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    Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter geworden, mit dessen Hilfe wir Informationen erhalten, einkaufen und zahlreiche weitere Aspekte unseres Lebens abwickeln. Nach wie vor gibt es jedoch analoge Stolperfallen in der Digitalisierung, die digitale Prozesse ausbremsen, darunter händische Unterschriften unter Vertragsabschlüssen. Mit der elektronischen Signatur ist die digitale Alternative bereits verfügbar – und über das Smartphone möglich

    Die Vorteile einer elektronischen Signatur

    Schnelligkeit

    Eine elektronische Signatur ermöglicht einen schnelleren Abschluss und Austausch von digitalen Verträgen und Dokumenten.

    Effizienz

    Durch eine elektronische Signatur können unnötige Medienbrüche und aufwendige Papierprozesse vermieden werden. Das spart Kosten und verringert aufwendige Wartezeiten.

    Flexibilität

    Immer mehr werden Geschäfte oder Verträge im digitalen Raum abgeschlossen. Allerdings erfolgt die entscheidende Unterschrift oft händisch auf Papier. Die Einführung einer elektronischen Signatur in diesen Prozess erlaubt den Vertragspartners diese Geschäftstransaktionen flexibel und online von jedem Ort abzuwickeln.

    Anwendungszenarios für elektronischen Signaturen

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    Digitale Kontoeröffnung

    Nach den Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GWG) muss ein Kunde bei der Eröffnung eines Kontos identifiziert werden. Traditionell geschah das persönlich in der Bankfiliale. Zwar bieten Direkt- und Online Banken schon seit längerer Zeit die Möglichkeit der online Identifizierung an, stellen jedoch die notwendigen Anträge und Dokumente für die Kontoeröffnung dem Kunden per Post zur Verfügung, damit dieser sie händisch unterschreibt. Dieser Medienbruch kann mit Hilfe einer elektronischen Signatur verhindert werden, da der Kunde auf diese Art eine rechtssichere und digitale Willenserklärung abgeben kann.

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    Digitalisierung von aufwendigen Papierprozessen

    Dokumente im Gesundheitsbereich bedürfen sehr oft einer Unterschrift oder Bestätigung. Dafür verwendet ein befugter Arzt oder Apotheker traditionell seine eigen händische Unterschrift und den manuellen Praxisstempel. Eine elektronische Signatur kann in solch einen Prozess helfen, diese Willensbekundungen rechtsicher und effizient online abgeben zu können. Beispiele hierfür sind elektronische Rezepte, Überweisungen, Krankenscheine, Einwilligungen, etc. Dadurch können Prozess im Gesundheitssektor vereinheitlicht und beschleunigt werden und damit die Effizienz steigern und Kosten einsparen.

     

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    Unterschrift auf digitalen Arbeitsverträgen

    Aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels befinden sich vielen Branchen gerade im sog. “War of Talents”. Dabei darf der Faktor Zeit nicht vernachlässigt werden. Unternehmen unterlaufen immer wieder der Gefahr, dass ein Bewerber ein besseres Angebot erhält, während der Arbeitsvertrag per Post auf den Weg ist. Obwohl das Einreichen der Bewerbungsunterlagen und das Bewerbungsgepräch bereits online stattfinden, scheitert das vollständige digitale Onboarding eines neuen Mitarbeitenden häufig an der händischen Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag. Dies kann mit der Verwendung der elektronischen Signatur digital abgebildet werden.

     

    Wie funktioniert die Verschlüsselung einer elektronischen Signatur

    Die technische Basis für die elektronische Signatur bildet eine Public-Private Infrastructure (PKI). In diesem System besitzt ein Nutzer zwei kryptografische Schlüssel: einer davon ist öffentlich, der andere ist privat. Eine sog. Registration Authority stellt die einmalige Identifikation des Nutzers sicher, verbindet in diesem Prozess den öffentlichen Schlüssel mit dem identifizierten Nutzer und leitet dies an den Vetrauensdiensteanbieter weiter, der für den Nutzer ein elektronisches Zertifikat kreiert.

    Befindet sich ein Nutzer in einem Signaturprozess für einen elektronischen Vertragsabschluss, wird von dem zu signierenden Dokument ein Komprimat ( sog.“Hash”)  nach einem bestimmten Algorithmus erstellt und an den Vertrauensdiensteanbieter geleitet. Dieser signiert den Hashwert des Dokumentes mit dem elektronischen Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) und einem Zeitstempel, die dem Nutzer eindeutig zugeordnet sind. Der Nutzer autorisiert mithilfe seines privaten Schlüssels, bspw. über eine 2-Faktoren Authentisierung, und die elektronische Signatur wird auf dem Hashwert des Dokumentes “angeheftet” und erstellt. Sollte das Ausgangsdokument nach dem abgeschlossen Signaturprozess verändert werden, würde auch der Hashwert sich verändern, sodass der öffentliche Schlüssel das Dokument nicht mehr entschlüsseln kann.

    Mögliche Dateiformate

    Unter der Berücksichtigung der branchenspezifischen Anforderung und regulatorischen Vorschrift unterstützt der Signing Service von Swisscom Trust Services ausschliesslich die elektronische Signatur auf Dokumenten im PDF Format. Für den Einsatz von elektronischen Siegel unterstützt der Service zusätzlich XML-Formate.

    Elektronische Signatur

    Elektronische Siegel

    PDF/A  PAdES

    PDF/A  PAdES XML (XAdes)

    Die Integration vom Signing Service

    Mit der Integration des Signing Service können Sie Ihre Applikation oder bestehende Lösung eines Vertragssystem um eine elektronische Signatur oder ein elektronisches Siegel erweitern. Unter der Verwendung einer einfachen REST oder SOAP API zur Anbindung, ermöglicht der Signing Service die schnelle Übertragung von Dokumentenhashwerten in ihre Applikation und erzeugt so kurzlebige “On-Demand” oder “One-Shot” Signaturzertifikate inklusive kostenloser qualifizierter Zeitstempel für Personensignaturen oder Unternehmenssiegel auf Vertragsdokumenten. Diese Signaturzertifikate können sowohl für qualifiziertes oder fortgeschrittenes Level gemäss EU-Verordnung eIDAS und Schweizer Bundesgesetz ZertES komplett aus der Ferne ausgestellt werden.

     

    Die Integration des Smart Registration Service

    Mit der Anbindung des Smart Registration Service Sie Ihren Nutzern direkt in Ihrer Applikation die Möglichkeit anbieten, sich für die elektronische Signatur eindeutig identifizieren und registrieren zu lassen. Da die Schnittstelle des Smart Registration Service auf bewährten Standardprotokollen basiert, ist die Integration mit wenig Aufwand und geringer Zeit umsetzbar. Hierfür wird auch ein detaillierter Integrationsguide und eine Online Dokumentation zur Verfügung gestellt. Der Zugang und die Autorisierung des Service erfolgt über einen von Swisscom bereitgestellten Zugangsschlüssel.

    Wie läuft der Signaturprozess in einer integrierten Applikation ab?

    1. Anzeige von Vertrag

    In einer Signaturapplikation unserer Partner wird dem Signierenden der Vertrag angezeigt und er wird aufgefordert, diesen elektronisch zu signieren. Voraussetzung ist, dass der Signierende im Vorfeld einmalig über den Smart Registration Service oder über einen Registrierungs- Agenten eindeutig identifiziert und registriert wurde.

    2. Abgabe der Willensbekundung

    Der Signierende erhält via Signing Service eine Anfrage auf sein Mobiltelefon, um die elektronische Signatur zu autorisieren. Für die Abgabe seiner digitalen Willensbekundung nutzt der Signierende eine 2-Faktoren Authentisierung.

    3. Erstellung Signatur

    Durch die Authentisierung wird der Vertrag in der Signaturapplikation elektronisch signiert und kann anschliessend weiterverarbeitet werden.

    Elektronische Siegel

    Was in der analogen Welt der Firmenstempel oder Behördensiegel von Organisationen ist, wird jetzt mit Hilfe von dem elektronischen Siegel in das digitale Zeitalter übertragen. Siegelnde Unternehmen können mit elektronischen Siegeln den Herkunftsnachweis, Zeitpunkt, die Integrität und Authentizität des Inhaltes einer digitalen Datei sicherstellen.

    Effizienz

    Siegelanwendungen sind darauf ausgelegt mittels 2-Faktor Freigabe durch den Verantwortlichen der Organisation eine längerfristige Freigabe für das Siegeln zu geben. So können z.B. über Nacht Tausende von Rechnungen gesiegelt werden ohne eine Einzelfreigabe.

    Rechtskonform

    Sowohl das Schweizer Gesetz ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS sehen elektronische Siegel vor und erlauben damit, rechtskonforme Signaturen im Namen einer Organisation als juristische Person durchzuführen und ein gesiegeltes Dokument als Beweisstück vorzulegen.

    Sicher

    Mit dem elektronischen Siegel “versiegeln” Sie auch Ihr Dokument, d.h. niemand kann es im Nachhinein verändern, ohne dass die Veränderung sichtbar würde. Der Namen der Organisation wird von Swisscom geprüft und ist im Siegel zu sehen

    Einsatzgebiete für elektronische Siegel

    Schüler Arbeiten Am Laptop.

    Betrugsprävention

    Schützen Sie Ihre Organisation vor Betrügen im Internet, indem Sie Ihre digitalen Unterlagen, z.B. Zeugnisse, Diplome oder Bescheinigungen mit einem elektronischen Siegel versehen. So können Ihre Kunden sicher sein, dass die digitalen Dokumente von Ihrer Organisation stammen und keine Fälschung vorliegt.

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    Digitale Archivierung

    Nutzen Sie elektronische Siegel im Bereich der Geschäftsbücherarchivierung. Eingescannte Papierdokumente können nach Anbringen eines qualifizierten elektronischen Siegels und Zeitstempels revisionssicher archiviert werden.

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    Beweiskraft vor Behörden

    Stellen Sie Gerichten elektronisch gesiegelte Dokumente, bspw. als Beweismittel zur Verfügung oder siegeln sie schnell und einfach Teilnahmeanträge oder Interessensbekundungen Ihrer Organisation für Regierungsbehörden

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