Eine gültige digitale Signatur allein reicht nicht

Ein digital unterschriebener Vertrag kommt zurück. Die Signatur ist gültig, der Zeitstempel stimmt, und das Dokument wurde nach der Unterzeichnung nicht verändert. Alles in Ordnung? Nicht unbedingt.

Denn eine technisch gültige digitale Signatur beantwortet zunächst nur, wer ein Dokument wie unterschrieben hat und ob die Signatur technisch valide ist. Sie sagt noch nicht automatisch, ob diese Person das betreffende Unternehmen auch rechtswirksam vertreten durfte – oder ob zum Beispiel eine zweite Unterschrift notwendig gewesen wäre.

Gerade im B2B-Onboarding müssen deshalb zwei Ebenen zusammenpassen: die technische Prüfung des Dokuments und die geschäftliche Prüfung der Zeichnungsberechtigung.

Was eine gültige digitale Signatur wirklich bestätigt

Bei der technischen Prüfung geht es um das signierte Dokument selbst. Der Document Validator von Swisscom kann unter anderem prüfen, wer unterschrieben hat, welcher Signaturtyp verwendet wurde, ob die Signatur gültig ist, ob der Zeitstempel valide ist und ob das Dokument seit der Unterzeichnung verändert wurde.

Damit beantwortet er eine zentrale Frage: Ist das zurückgesendete Dokument technisch vertrauenswürdig?

Diese Prüfung ist wichtig – aber sie beantwortet noch nicht die zweite Frage, die für einen B2B-Vertrag entscheidend ist.

Warum auch die Zeichnungsberechtigung geprüft werden muss

Wer ein Dokument unterschreibt, muss nicht automatisch berechtigt sein, ein Unternehmen allein zu vertreten. Je nach Gesellschaft können unterschiedliche Zeichnungsregeln gelten. Eine Person kann zum Beispiel nur gemeinsam mit einer zweiten zeichnungsberechtigten Person unterschreiben.

Genau hier kommt der Business Identity Validator ins Spiel. Er liefert Informationen zu den für das Unternehmen hinterlegten zeichnungsberechtigten Personen und den Zeichnungsregeln. Diese können im Onboarding mit den tatsächlich ermittelten Unterzeichnenden abgeglichen werden.

Damit entsteht eine klare Aufgabenteilung:

Document Validator:
Wer hat unterschrieben, und ist das Dokument technisch valide?
Business Identity Validator:
Durfte diese Person für genau dieses Unternehmen so unterschreiben?

Erst beide Antworten zusammen zeigen, ob ein digital signierter Vertrag auch die hinterlegten Vertretungsregeln erfüllt.

Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift?

Ein einfaches Beispielszenario zeigt den Unterschied:

Ein Vertrag wird digital von Person A unterschrieben. Die Signatur ist technisch gültig, der Zeitstempel stimmt, und das Dokument ist unverändert. Person A ist ebenfalls grundsätzlich zeichnungsberechtigt.

Für das Unternehmen gilt jedoch die Kollektivunterschrift zu zweien. Eine zweite berechtigte Person hätte ebenfalls unterschreiben müssen.

Die Signaturprüfung allein würde diesen geschäftlichen Mangel nicht vollständig beantworten. Erst der Abgleich mit den Zeichnungsregeln des Unternehmens zeigt, dass die vorhandene Unterschrift nicht ausreicht.

Zwei Prüfungen für einen verlässlichen B2B-Vertrag

Beim digitalen Onboarding geht es deshalb nicht nur darum, eine Signatur auf technische Gültigkeit zu prüfen. Entscheidend ist die Verbindung zwischen Dokument und Unternehmen:

Wer hat tatsächlich unterschrieben? Ist die Signatur gültig? Wurde das Dokument verändert? Und war die unterzeichnende Person berechtigt, das Unternehmen in dieser Form zu vertreten?

Der Business Identity Validator und der Document Validator bilden dafür zwei getrennte, aber kombinierbare Prüfebenen. Der eine liefert Informationen zur Unternehmensidentität, zu den Zeichnungsberechtigten und zu den Zeichnungsregeln. Der andere prüft das tatsächlich signierte Dokument und die darin enthaltenen Signaturinformationen.

Signatur- und Zeichnungsprüfung ins Onboarding integrieren

Beide Services lassen sich über APIs in bestehende digitale Prozesse einbinden. Dadurch können die relevanten Prüfungen direkt im B2B-Onboarding stattfinden: von der Identifikation des Unternehmens und der Auswahl berechtigter Unterzeichnender bis zur Validierung des zurückgesendeten Dokuments.

Das bedeutet nicht, dass jeder Prozess beide Services in derselben Form einsetzen muss. Die Validatoren sind modular aufgebaut und können je nach vorhandener Systemlandschaft und Prüfbedarf einzeln oder kombiniert genutzt werden. Das entspricht auch der Produktarchitektur: Die einzelnen Funktionen stehen über getrennte Endpoints zur Verfügung.

Eine gültige digitale Signatur schafft Vertrauen in das signierte Dokument. Für einen B2B-Vertrag braucht es jedoch noch eine zweite Form von Vertrauen: die Gewissheit, dass die Person, die unterschrieben hat, das Unternehmen auch tatsächlich vertreten durfte.

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Erfolgsgeschichten

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