Zeit und Geld sind die wertvollsten Ressourcen in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute. Mit der zunehmenden Verlagerung hin zur digitalen Transformation suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Eines der wirkungsvollsten Instrumente sind elektronische Signaturen (E-Signaturen).
Die Kosten herkömmlicher Unterschriftmethoden
Herkömmliche, papierbasierte Prozesse sind von Natur aus langsam und kostspielig. Denken Sie an die typischen Schritte, die mit der Unterzeichnung eines Dokuments verbunden sind: Drucken, Scannen, Versenden, Warten auf die Unterschrift des Empfängers und Wiederholen des Prozesses, um das Dokument zurückzusenden. Dieser Arbeitsablauf nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Weiterhin sind auch die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen, da der Papierverbrauch zur Abholzung von Wäldern und zur Erhöhung des CO₂-Fussabdrucks beiträgt.
Ausserdem sind diese manuellen Prozesse fehleranfällig, z. B. durch fehlende Unterschriften oder verlegte Dokumente, was zu weiteren Verzögerungen bei Transaktionen und höheren Kosten führen kann. In regulierten Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfaden von entscheidender Bedeutung ist, können die mit manuellen Fehlern verbundenen Risiken sogar noch grösser sein.
Wie E-Signaturen den Prozess rationalisieren
E-Signaturen machen physischen Papierkram überflüssig, da Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus digital unterzeichnet werden können. Dies beschleunigt den Unterzeichnungsprozess und senkt die mit herkömmlichen Methoden verbundenen Kosten. Im Folgenden wird erläutert, wie eSignaturen Zeit und Geld sparen können:
- Schnellere Durchlaufzeit: Mit E-Signaturen können Dokumente sofort unterschrieben werden, wodurch die mit dem Drucken, Versenden und Warten auf physische Unterschriften verbundenen Verzögerungen entfallen. Dieser beschleunigte Prozess ist besonders in Branchen von Vorteil, in denen zeitkritische Verträge die Regel sind, wie z. B. im Immobilien-, Finanz- und Rechtswesen.
- Reduzierung der Kosten und des ökologischen Fußabdrucks: Durch die Umstellung auf papierlose Verfahren können Unternehmen ihre Ausgaben für Papier, Druck und Porto erheblich reduzieren. Ebenso reduziert die digitale Speicherung von signierten Dokumenten den Bedarf an physischem Speicherplatz und die damit verbundenen Kosten. Eine von Swisscom Trust Services in Auftrag gegebene myclimate-Studie ergab, dass elektronische Signaturen nur 0,001 kg CO₂ pro Vertrag verursachen. Damit sind sie fünfzigmal umweltfreundlicher als herkömmliche papierbasierte Signaturen, die 0,0087 kg C02 erzeugen.
- Bessere Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften: Die E-Signatur verringert das Risiko von Fehlern, wie fehlende Unterschriften oder unvollständige Formulare, indem die Unterzeichner durch den Prozess geführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente beim ersten Mal korrekt unterzeichnet werden, was den Bedarf an Nachbereitung und Nacharbeit verringert. In stark regulierten Branchen bieten E-Signaturen einen sicheren und überprüfbaren Pfad, der die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Standards gewährleistet.
- Erhöhte Sicherheit: Digitale Signaturen bieten ein höheres Sicherheitsniveau als herkömmliche Signaturen. Jede eSignatur ist eindeutig und verschlüsselt, was das Risiko von Fälschungen oder Manipulationen verringert. Überdies enthalten E-Signatur-Plattformen häufig Authentifizierungsmethoden, wie z. B. die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen.
Fazit
Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen sind eSignaturen unerlässlich, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Umwelt zu schützen und die Sicherheit zu erhöhen. Durch den Wegfall von Papierdokumenten sparen eSignaturen Zeit und Geld und tragen zu einem nachhaltigeren und gesetzeskonformen Geschäftsumfeld bei.
Für Unternehmen, die auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig und agil bleiben wollen, ist die Einführung von eSignaturen ein innovativer und strategischer Schritt. Es geht nicht nur um die Unterzeichnung von Dokumenten, sondern um die Veränderung der Geschäftsabläufe.
Wie Swisscom Trust Services Sie unterstützen kann
Als Trusted Services Provider bietet Swisscom eine umfassende E-Signatur-Lösung an, die vollständig mit der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union und der ZertES-Verordnung in der Schweiz konform ist. Durch die Integration von eSignaturen in ihre Prozesse können Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand für das Vertragsmanagement deutlich reduzieren.
Im Bankensektor beispielsweise kann die Eröffnung eines neuen Kontos oder die Unterzeichnung eines Darlehensvertrags mit E-Signatur in wenigen Minuten statt in Tagen abgeschlossen werden. In der Immobilienbranche können Geschäfte schneller abgeschlossen werden, was Maklern und Kunden einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Selbst in Personalabteilungen kann der Einführungsprozess für neue Mitarbeiter rationalisiert werden, indem sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Dokumente vor dem ersten Arbeitstag unterzeichnet und sicher aufbewahrt werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Ihr Unternehmen von E-Signaturen profitieren kann, laden Sie das vollständige Whitepaper von Swisscom Trust Services herunter und machen Sie den ersten Schritt in eine effizientere, kostengünstigere und sicherere Zukunft.
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