Businesslösung

Formularprozesse

Nicht nur im öffentlich-rechtlichen oder stark regulierten Bereichen, sondern auch in Unternehmen kann es dazu kommen, dass sich papierbasierte Formulare und Verträge aufgrund manueller Prozesse schnell ansammeln. Das ist aus Sicht einer guten User Experience für Kunden und Partner allerdings zu vermeiden, da so unnötige Wartezeiten und Fehleranfälligkeiten entstehen. Stattdessen sollten Unternehmen digitale Prozesse entwerfen, die in Echtzeit verfolgt werden können, wenig administrativen Aufwand verursachen und alle Anforderungen an Sicherheit und Compliance erfüllen:

User Expierence aus einem Guss

Ein digitaler Vertrags- oder Formularprozess muss so gestaltet sein, dass der Kunde den Prozess nicht abbricht und Formulare komplett ausfüllt. Dabei sollte es weder Dopplungen bei Eingabefeldern noch unnötige Wartezeiten geben. Außerdem muss klar signalisiert werden, an welcher Stelle des Prozesses der Kunde sich befindet.

Vertragserstellung aus Formulardaten

Im Backend besteht die Herausforderung darin, dass die Eingabedaten des Kunden direkt einen Vertragstext erzeugen können. Unternehmen benötigen Lösungen, die diese Aufgabe automatisiert übernehmen und einen Vertrag beispielsweise im PDF-Format ausgeben können.

Einfache Integration einer Signatur

Am Ende des digitalen Prozesses muss der Kunde den Vertrag signieren, so wie dieser es normalerweise vor Ort tun würde. Diese elektronische Signatur muss sich nahtlos in den Prozess integrieren, damit keine zusätzlichen Komplikationen entstehen und Zeitverzögerungen verursacht werden.

Vielfalt der Anwendungsfälle

Es existiert eine Vielzahl an verschiedenen Formularen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Beispielsweise unterschieden sie sich bei einer Versicherung je nach Police – für eine Hausrat- werden andere Informationen abgefragt als für eine KFZ-Versicherung. Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre digitalen Formularprozesse adaptiv bleiben.

Unsere Lösungen für digitale Formularprozesse

Businessloesung Formularprozesse Standartprozess@2x

Ein Basis-Formularprozess für verschiedene Anwendungsfälle

Swisscom Trust Services verfügt über Partner, die Erfahrungen im Design von verschiedenen digitalen Formularprozessen haben. Für Standard-Anwendungen kann man beispielsweise auf bewährte Lösungen zurückgreifen. Dank Bausteinen für verschiedene Integrationen sind diese Prozesse sehr gut skalierbar und lassen sich auf neue Situationen anpassen. Außerdem sind sie für verschiedene Endgeräte optimiert, um eine möglichst gute User Experience zu gewährleisten.

 

Ebenso wichtig wie das Frontend der Anwendung und die Nutzererfahrung ist auch die Backend-Integration in bestehende Systeme, wie ein ERP. Mit einem richtig implementierten Prozess können Unternehmen leicht verschiedene Formulare für verschiedene Anwendungen und Endgeräte ihrer Kunden erstellen. Das spart Zeit sowie Ressourcen und erhöht die Conversion Rate. Die elektronische Signatur von Swisscom Trust Services sorgt dafür, dass am Ende des Prozesses ein rechtsgültiger Vertrag komplett digital abgeschlossen werden kann.

Businessloesung Formularprozesse Befristete Vertraege@2x

Zeitarbeitsverträge von der Erstellung bis zur Signatur

Personaldienstleister müssen in kurzer Zeit ein hohes Aufkommen an Arbeitsverträgen bewältigen und sind somit prädestiniert für zeitsparende digitale Lösungen. Intelligente Lösungen können den Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler vermeiden und Kosten minimieren. Die digitalen Prozesse kommen auch Zeitarbeitnehmenden zugute, weil sie schneller und flexibler signieren können. Ein rein digitaler Workflow trägt außerdem zur Vermeidung von unnötigem Papier bei und Schnittstellen zu Unternehmenssystemen automatisieren die Ablage.

 

Von der Digitalisierung von Zeitarbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsverträgen profitieren alle Beteiligten und Swisscom Trust Services sorgt dafür, dass Compliance und Rechtssicherheit gewahrt bleiben.

Businessloesung Formularprozesse Befristete Versicherungen@2x

Policen rechtsgültig und in Echtzeit abschließen

Viele Versicherungen können bereits ganz einfach digital abgeschlossen werden. Einige komplexere Angebote unterliegen allerdings der Schriftformerfordernis. Mit den innovativen Lösungen für Formularprozesse von Swisscom Trust Services und Partnern lässt sich auch dieser Anwendungsfall im digitalen Raum abbilden.

Gerade bei komplexen Policen besteht zunächst ein Beratungsbedarf und die benötigten Formulare sind nicht trivial. Ein digitaler Prozess, der das gemeinsame Ausfüllen erlaubt, schafft hier Abhilfe: Ein Berater kann in Echtzeit sehen, welche Angaben ein Kunde macht und ihm entsprechend Tipps geben.

Dank einer elektronischen Signatur lässt sich der Vertrag am Ende des Prozesses direkt rechtsgültig unterzeichnen. Mit diesem Verfahren können Unternehmen im digitalen Raum eine ganz ähnliche Nutzererfahrung bieten wie im Besprechungsraum vor Ort.

«Wir arbeiten mit Swisscom Trust Services schon sehr lange zusammen. Die Vorteile der Partnerschaft mit Swisscom Trust Services sind, dass ihr uns befähigt unsere digitalen Vertrags- und Formularlösungen anzubieten: wir bauen eure Signatur- und online Identitätslösungen in unser Angebot ein. Dadurch können unsere Kunden all ihre Dokumente und Kundenverträge digital abbilden und nutzen, über das gesamte Lifecycle (one Voice to YOUR Customer), was Effizienz und Abschlussraten erhöht. Die Zusammenarbeit mit Swisscom Trust Services macht sehr viel Spass!»

Beat Steiner

Co-Gründer und CEO, Ajila

Lösungsbestandteile

Signing Service

Der Signing Service ist ein Cloud basierter Service für Fernsignaturen. Dieser kann leicht in bestehenden Formularprozesse mit der Standard-API des Signing Service integriert werden. Dadurch erweitern Unternehmen ihre Formularprozesse mit der Möglichkeit des elektronischen Signierens und berücksichtigen dabei die stark regulierten Compliance-Anforderungen im jeweiligen Markt. Mehr erfahren

Smart Registration Service

Der Smart Registration Service (SRS) kann an mit einer einfachen Schnittstelle an Formularprozesse angebunden werden und bietet verschiedene flexible Möglichkeiten der Identifikation an. Der SRS übernimmt die Kopplung der Identifikation mit einer Authentisierungsmethode und ermöglicht unbegrenztes elektronisches Signieren. Dadurch können Endkunden in dem bestehenden Formularprozess zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur befähigt werden und digitale Verträge im Anschluss direkt signieren. Mehr erfahren

Authentication Methods

Unsere Authentisierungsmethoden (z.B. Mobile ID) sind die sichersten Zwei-Faktor-Authentisierungen am Markt und ermöglichen eine elektronische Willensbekundung und das Auslösen der elektronischen Signatur – egal ob im Home Office oder im Büro. Alles was benötigt wird, sind ein Mobiltelefon mit der bereits installierten Authentisierungsmethode (z.B. Mobile ID, Banking App, etc.). Diese Verfahren bieten den angenehmsten Abschluss eines digitalen Formularprozesses. Mehr erfahren

Gemeinsam mit unseren Partnern zum fertigen digitalen Formularprozesse

sproof sign bietet eine Webapp zur Digitalisierung von Unterschriften-Workflows. Mit diesem SaaS-Produkt können schnell und einfach Unterschriften gesammelt und Dokumente digital signiert werden. Die Signaturen sind voll rechtsgültig (QES) und GDPR-konform. sproof sign kann an das eigene Branding angepasst und über API in bestehende Systeme und Workflows integriert werden. Darüber hinaus ermöglicht sproof sign das Erstellen und Ausfüllen von Formularen sowie die Verwaltung von Dokumenten und Kontakten.

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Die Vertrauensdiensteanbieter Namirial und Swisscom spannen zusammen, um eigenhändige Unterschriften in forensisch auswertbarer Form rechtsverbindlich in digitale Prozesse einzubinden. Die Kombination von Biometrie und Kryptografie ermöglicht alle Vorgänge vollumfänglich zu digitalisieren, für die qualifizierte elektronische Signaturen nicht praktikabel anwendbar sind.

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Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. Mit der Ausweitung des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps bietet der Software-Hersteller auch Managed Services an.

d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.
Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 300 spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit bei mehr als 2,6 Millionen Anwendern verfügbar.

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