Businesslösung

Formularprozesse

Bei komplexen Vertragsinhalten kann es dazu kommen, dass sich die Formulare bei Kunden, Partnern oder im Unternehmen schnell sammeln. Das ist aus Sicht einer guten User Experience allerdings zu vermeiden, da so unnötige Wartezeiten entstehen. Stattdessen sollten Unternehmen digitale Prozesse entwerfen, die in Echtzeit verfolgt werden können, wenig administrativen Aufwand verursachen und alle Anforderungen an Sicherheit und Compliance erfüllen.

User Expierence aus einem Guss

Ein Online-Formularprozess muss so gestaltet sein, dass der Kunde den Prozess nicht abbricht und Formulare komplett ausfüllt. Dabei sollte es weder Dopplungen bei Eingabefeldern noch unnötige Wartezeiten geben. Außerdem muss klar signalisiert werden, an welcher Stelle des Prozesses der Kunde sich befindet.

Vertragserstellung aus Formulardaten

Im Backend besteht die Herausforderung darin, dass die Eingabedaten des Kunden direkt einen Vertragstext erzeugen können. Unternehmen benötigen Lösungen, die diese Aufgabe automatisiert übernehmen und einen Vertrag beispielsweise im PDF-Format ausgeben können.

Einfache Integration einer Signatur

Am Ende des digitalen Prozesses muss der Kunde den Vertrag signieren, so wie dieser es normalerweise vor Ort tun würde. Diese elektronische Signatur muss sich nahtlos in den Prozess integrieren, damit keine zusätzlichen Komplikationen entstehen und Zeitverzögerungen verursacht werden.

Vielfalt der Anwendungsfälle

Es existiert eine Vielzahl an verschiedenen Formularen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Beispielsweise unterschieden sie sich bei einer Versicherung je nach Police – für eine Hausrat- werden andere Informationen abgefragt als für eine KFZ-Versicherung. Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre digitalen Formularprozesse adaptiv bleiben.

Unsere Lösungen für digitale Formularprozesse

Businessloesung Formularprozesse Standartprozess@2x

Ein Basis-Formularprozess für verschiedene Anwendungsfälle

Swisscom Trust Services verfügt über Partner, die Erfahrungen im Design von verschiedenen digitalen Formularprozessen haben. Für Standard-Anwendungen kann man beispielsweise auf bewährte Lösungen zurückgreifen. Dank Bausteinen für verschiedene Integrationen sind diese Prozesse sehr gut skalierbar und lassen sich auf neue Situationen anpassen. Außerdem sind sie für verschiedene Endgeräte optimiert, um eine möglichst gute User Experience zu gewährleisten.

 

Ebenso wichtig wie das Frontend der Anwendung und die Nutzererfahrung ist auch die Backend-Integration in bestehende Systeme, wie ein ERP. Mit einem richtig implementierten Prozess können Unternehmen leicht verschiedene Formulare für verschiedene Anwendungen und Endgeräte ihrer Kunden erstellen. Das spart Zeit sowie Ressourcen und erhöht die Conversion Rate. Die elektronische Signatur von Swisscom Trust Services sorgt dafür, dass am Ende des Prozesses ein rechtsgültiger Vertrag komplett digital abgeschlossen werden kann.

Businessloesung Formularprozesse Befristete Vertraege@2x

Zeitarbeitsverträge von der Erstellung bis zur Signatur

Personaldienstleister müssen in kurzer Zeit ein hohes Aufkommen an Arbeitsverträgen bewältigen und sind somit prädestiniert für zeitsparende digitale Lösungen. Intelligente Lösungen können den Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler vermeiden und Kosten minimieren. Die digitalen Prozesse kommen auch Zeitarbeitnehmenden zugute, weil sie schneller und flexibler signieren können. Ein rein digitaler Workflow trägt außerdem zur Vermeidung von unnötigem Papier bei und Schnittstellen zu Unternehmenssystemen automatisieren die Ablage.

 

Von der Digitalisierung von Zeitarbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsverträgen profitieren alle Beteiligten und Swisscom Trust Services sorgt dafür, dass Compliance und Rechtssicherheit gewahrt bleiben.

Businessloesung Formularprozesse Befristete Versicherungen@2x

Policen rechtsgültig und in Echtzeit abschließen

Viele Versicherungen können bereits ganz einfach digital abgeschlossen werden. Einige komplexere Angebote unterliegen allerdings der Schriftformerfordernis. Mit den innovativen Lösungen für Formularprozesse von Swisscom Trust Services und Partnern lässt sich auch dieser Anwendungsfall im digitalen Raum abbilden.

Gerade bei komplexen Policen besteht zunächst ein Beratungsbedarf und die benötigten Formulare sind nicht trivial. Ein digitaler Prozess, der das gemeinsame Ausfüllen erlaubt, schafft hier Abhilfe: Ein Berater kann in Echtzeit sehen, welche Angaben ein Kunde macht und ihm entsprechend Tipps geben.

Dank einer elektronischen Signatur lässt sich der Vertrag am Ende des Prozesses direkt rechtsgültig unterzeichnen. Mit diesem Verfahren können Unternehmen im digitalen Raum eine ganz ähnliche Nutzererfahrung bieten wie im Besprechungsraum vor Ort.

Lösungsbestandteile

Signing Service

Der Signing Service ist ein Cloud basierter Service für Fernsignaturen. Dieser kann leicht in bestehenden Formularprozesse mit der Standard-API des Signing Service integriert werden. Dadurch erweitern Unternehmen ihre Formularprozesse mit der Möglichkeit des elektronischen Signierens und berücksichtigen dabei die stark regulierten Compliance-Anforderungen im jeweiligen Markt.
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Smart Registration Service

Der Smart Registration Service (SRS) kann an mit einer einfachen Schnittstelle an Formularprozesse angebunden werden und bietet verschiedene flexible Möglichkeiten der Identifikation an. Der SRS übernimmt die Kopplung der Identifikation mit einer Authentisierungsmethode und ermöglicht unbegrenztes elektronisches Signieren. Dadurch können Endkunden in dem bestehenden Formularprozess zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur befähigt werden und digitale Verträge im Anschluss direkt signieren.
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Mobile ID

Mobile ID ist eine der sichersten Zwei-Faktor-Authentifizierungen weltweit und ermöglicht sichere Logins, Remote Access, Willensbekundungen und das Auslösen von elektronischen Signaturen – egal ob im Homeoffice oder im Büro. Mit Mobile ID werden außer einem Smartphone keine weiteren Hilfsmittel benötigt. Die App von Mobile ID kann international eingesetzt werden und ist sowohl für Android als auch iOS verfügbar. Dieses Verfahren bietet den angenehmsten Abschluss eines digitalen Formularprozesses.
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Gemeinsam mit unseren Partnern zum fertigen digitalen Formularprozesse

sproof sign bietet eine Webapp zur Digitalisierung von Unterschriften-Workflows. Mit diesem SaaS-Produkt können schnell und einfach Unterschriften gesammelt und Dokumente digital signiert werden. Die Signaturen sind voll rechtsgültig (QES) und GDPR-konform. sproof sign kann an das eigene Branding angepasst und über API in bestehende Systeme und Workflows integriert werden. Darüber hinaus ermöglicht sproof sign das Erstellen und Ausfüllen von Formularen sowie die Verwaltung von Dokumenten und Kontakten.

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Coffreo ist europaweit führend in der Digitalisierung von Dokumenten in der Zeitarbeit und ermöglicht eine vollständig digitale und integrierte Lösung für die Abwicklung von AÜ-Verträgen zwischen Personaldienstleistern und deren Kunden. Zusammen mit Swisscom, dem führenden Schweizer IT-Unternehmen, schuf Coffreo eine Lösung, die es Personaldienstleistern erlaubt, die erforderlichen Dokumente komplett digital aus dem eigenen System heraus rechtskräftig zu signieren und an seinen Kunden zu übermitteln. Jetzt Partner Portrait von coffreo anschauen.

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Die Vertrauensdiensteanbieter Namirial und Swisscom spannen zusammen, um eigenhändige Unterschriften in forensisch auswertbarer Form rechtsverbindlich in digitale Prozesse einzubinden. Die Kombination von Biometrie und Kryptografie ermöglicht alle Vorgänge vollumfänglich zu digitalisieren, für die qualifizierte elektronische Signaturen nicht praktikabel anwendbar sind.

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