Elektronische Siegel

Qualifizierte und fortgeschrittene Signaturen für Unternehmen

Was in der analogen Welt der Firmenstempel oder Behördensiegel von Organisationen ist, wird jetzt mit Hilfe von dem elektronischen Siegel in das digitale Zeitalter übertragen. Siegelnde Unternehmen können mit elektronischen Siegeln den Herkunftsnachweis, Zeitpunkt, die Integrität und Authentizität des Inhaltes einer digitalen Datei sicherstellen. Dabei basieren elektronische Siegel technisch auf dem gleichen Verfahren wie eine elektronische Signatur. Der Signing Service bietet für Signaturapplikationen fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Siegel gemäss EU-Verordnung eIDAS sowie fortgeschrittene und geregelte Siegel gemäss Schweizer Gesetz ZertES für Organisationen (juristische Personen) an.

Effizienz durch Massensignatur

Siegelanwendungen sind darauf ausgelegt mittels 2-Faktor Freigabe durch den Verantwortlichen der Organisation eine längerfristige Freigabe für das Siegeln zu geben. So können z.B. über Nacht Tausende von Rechnungen gesiegelt werden ohne eine Einzelfreigabe.

Rechtskonformität in EU und Schweiz

Sowohl das Schweizer Gesetz ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS sehen elektronische Siegel vor und erlauben damit, rechtskonforme Signaturen im Namen einer Organisation als juristische Person durchzuführen und ein gesiegeltes Dokument als Beweisstück vorzulegen.

Sicherheit und Vertrauen

Unsere Partner haben für Sie abgestimmte Signaturapplikationen, die das Siegeln von Dokumenten ermöglichen, ohne dass Swisscom den Inhalt der Dokumente erhält.

Schutz der Integrität und Authentizität

Mit dem elektronischen Siegel „versiegeln“ Sie auch Ihr Dokument, d.h. niemand kann es im Nachhinein verändern, ohne dass die Veränderung sichtbar würde. Der Namen der Organisation wird von Swisscom geprüft und ist im Siegel zu sehen. Auch Adobe Reader zeigt Ihr Dokument mit einem grünen Haken an.

Der Siegel­prozess

Bei der Fernsiegellösung, sind die Signaturapplikation und der Signing Service von Swisscom Trust Services über eine verschlüsselte Verbindung, dem sogenannten Transport Layer Security (TLS) Protokoll dauerhaft miteinander verbunden , dessen privater Schlüssel in den Händen des Verantwortlichen der Organisation liegt. Dieser steuert den Aufbau und die Dauer der Verbindung für die zu siegelnden Dokumenten Hashes.

1. Wahl der digitalen Dokumente für Siegel

Eine juristische Person oder Organisation möchte in einer Applikation mit integriertem Signing Service eine hohe Stückzahl unterschiedlicher digitaler Dokumente, (z.B. Empfangsbestätigungen, Rechnungen, Laborberichte oder Urkunden und Zeugnisse) mit einem elektronischen Siegel versehen.

2. einmalige Identifikation der juristischen Person

Für die Nutzung des Signing Service wird der bevollmächtigte Vertreter der Organisation einmalig mit einer Identifikationsanwendung identifiziert, so dass er den Antrag zum Siegel qualifiziert elektronisch signieren kann. Die Identifikation läuft über unseren Smart Registration Service oder einem anderen zugelassenen KYC-Prozess. Zusätzlich führt Swisscom eine Prüfung der siegelerstellenden Organisation anhand von Registern und/oder beglaubigten Registerauszügen durch und überprüft die Vollmacht des Vertreters der Organisation. Swisscom erstellt danach ein Langzeitzertifikat für die Organisation, welches lediglich den Organisationsnamen und Ort enthält.
Die Partnerapplikation stellt sicher, dass nur die identifizierten, registrierten und verantwortlichen Personen der Organisation Zugriff auf den privaten Schlüssel des Zugangszertifikates haben, welches die Verbindung zwischen der Signaturapplikation und dem Signing Service absichert. Die Partnerapplikation hat hierfür bei Swisscom ein Implementierungskonzept eingereicht, welches von Swisscom geprüft und freigegeben wurde.

3. Anfrage des elektronischen Siegels

In der Applikation mit integrierten Signing Service, werden Swisscom Komprimate der Dokumente als sog. “Hashs” in einem Batchprozess übertragen. Eine Einzel-Authentisierung ist hierbei nicht notwendig.

4. Authentisierung, Zeitstempel und elektronisches Siegel

Die juristische Person hat vor dem Transfer durch Autorisierung des privaten Schlüssels des von der Organisation erstellten Zugangszertifikates als Authentisierungsmittel den Batch Transfer autorisiert. Swisscom versieht das Komprimat des Dokumentes mit einem elektronischen Siegel und einem qualifizierten Zeitstempel und sendet dieses zurück an die Applikation der siegelerstellenden Applikation. Somit sind die Authentizität, Integrität und der Zeitpunkt des Dokumentes von der juristischen Person oder Organisation in der digitalen Welt sichergestellt.

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Einsatzgebiete von elektronischen Siegeln

Prävention von Betrug

Schützen Sie Ihre Organisation vor Betrügen im Internet, indem Sie Ihre digitalen Unterlagen, z.B. Zeugnisse, Diplome oder Bescheinigungen mit einem elektronischen Siegel versehen. So können Ihre Kunden sicher sein, dass die digitalen Dokumente von Ihrer Organisation stammen und keine Fälschung vorliegt.

Digitale Archivierung

Nutzen Sie elektronische Siegel im Bereich der Geschäftsbücherarchivierung. Eingescannte Papierdokumente können nach Anbringen eines qualifizierten elektronischen Siegels und Zeitstempels revisionssicher archiviert werden.

Digitaler Posteingang

Verwenden Sie elektronische Siegel bei der Digitalisierung Ihres Posteingangs und -ausgangs. Sie können Mails, digitale Rechnung automatisiert versiegeln und mit Zeitstempel versehen, wodurch Ihre Geschäftspost beweisfest ist und Authentizität zeigt.

Beweiskraft vor Behörden

Stellen Sie Gerichten elektronisch gesiegelte Dokumente, bspw. als Beweismittel zur Verfügung oder siegeln sie schnell und einfach Teilnahmeanträge oder Interessensbekundungen Ihrer Organisation für Regierungsbehörden

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