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Traditionelle papierbasierte Arbeitsabläufe in Unternehmen laufen meist geregelt und routiniert ab. Und dennoch: Sie sind nicht mehr State-of-the-Art, bergen Fehleranfälligkeiten, haben durch häufiges Kopieren oder Faxen zu oft auch eine schlechte Qualität und sind zudem auch sehr zeit- und arbeitsaufwendig.
Deswegen setzen immer mehr Unternehmen den Schritt in Richtung Digitalisierung und versuchen, papierbasierte Prozesse gänzlich abzuschaffen. Warum? Zu den Vorteilen eines papierlosen Büros gehören Zeitersparnis, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Kundenerfahrungen und Produktivitätssteigerungen. Zudem reduzieren automatisierte Prozesse Fehlerquoten, Arbeits- und Zeitaufwand und schaffen damit neue Freiräume für Ihre Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise kann die Gesamtleistung des Unternehmens gesteigert werden. Neben der Zeitersparnis kommen beim automatisierten Prozess auch direkte ökonomische Gründe zum Tragen - Kosten für Ausdrucke und Porto fallen beispielsweise weg. Schliesslich sind digitalisierte Prozesse auch 50x ökologischer/ nachhaltiger.
Papierbasierte Prozesse binden enorme personelle Kapazitäten und sind in Sachen Archivierung eine grosse Herausforderung. Das kostet die Unternehmen Zeit und Geld. Ausserdem können sich bei der Übertragung von papierbasierten Daten in Altsysteme, Webseiten oder Excel-Dateien viele Fehler einschleichen.
Unternehmen mit manuellen Prozessen haben die Erfahrung gemacht, dass sich Entscheidungen und Vertragsabschlüsse verzögern oder Projektstarts aufgrund der Herausforderungen mit klassischen Prozessen nach hinten schieben.
Manuelle Arbeitsabläufe binden also nicht nur individuelle Kapazitäten und kosten meist sehr viel Geld, sondern sie haben Auswirkungen auf die Reputation / Kundenwahrnehmung (old-style Prozesse), auf die Gesamteffizienz und den Output eines Unternehmens. Das bedeutet für traditionelle Betriebe mit vielen papierbasierten Prozessen in einer zunehmend digitalisierten Welt, dass sie von der Konkurrenz leicht verdrängt werden können – einfach weil sie aufgrund digitaler Arbeitsweisen schneller und vermutlich deshalb auch günstiger sein können.
Studien haben gezeigt, dass viele Arbeitnehmer mindestens 4 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven administrativen Arbeiten verbringen, wie bei der Eingabe von Spesen. Ein wesentlicher Vorteil, der sich Unternehmen bei der Umstellung auf einen digitalen Arbeitsablauf bietet, ist die Zeitersparnis. Einmal automatisierte und digitalisierte Prozesse schaffen Kapazitäten bei den Mitarbeiter:innen, die zuvor viel Zeit mit papierbasierten Prozessen verbracht haben.
Gerade im verwaltungstechnischen Bereich kommt es bei papierbasierten Prozessen zu Finanzeinbussen. Wenn Sie auf digitale Arbeitsabläufe umsteigen, bietet sich die Möglichkeit, Kosten markant zu senken. Papierbasierte Prozesse erfordern immense personelle und sachliche Ressourcen. Ausserdem bremsen manuelle Arbeitsabläufe andere wichtige Wertschöpfungsprozesse. Digitalisierte Arbeitsabläufe lösen diese Probleme, indem sie wichtige Mitarbeiter:innen von solch unwirtschaftlichen Arbeitsprozessen entbinden und auf diese Weise neue personelle Ressourcen zur Verfügung stellen können. Die Abschaffung von zahlreichen Ausdrucken und dem postalischen Versand von Verträgen reduziert weitere Kosten und bringt Nachhaltigkeitsgewinne.
Mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen schaffen Sie frei werdende personelle Kapazitäten und reduzieren Kosten. Das wirkt sich auf die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens aus.
Selbst wenn papierbasierte Prozesse zum Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen gehören, schleichen sich doch immer wieder Fehler ein, die unter Umständen auch teuer werden können, etwa bei der manuellen Erstellung von Ausgangsrechnungen. Räumen Sie mit der Digitalisierung solcher Arbeitsprozesse die Fehlerquote in Ihrem Unternehmen einfach aus. Automatisierte Prozesse machen das menschliche Eingreifen überflüssig und garantieren, dass die Prozesse zu jeder Zeit gleich ablaufen.
Die Digitalisierung verschiedener Arbeitsabläufe ermöglicht insbesondere die Speicherung und Zentralisierung bestimmter Daten. Auf diese Weise können mehrere Personen auf diese Daten zugreifen und diese verwenden. Etwa bei Vertrags- oder Datenverarbeitungsvorlagen, welche regelmässig in Organisationen zum Einsatz kommen, kann die Datenzentralisierung enorme Vorteile bieten. Auch Produktinformationen und Kundendaten liegen häufig in einzelnen Abteilungen und sind für andere schwer zu erreichen. Ein gemeinsamer Server und zentral gespeicherte Daten ermöglichen einen schnellen und effizienten Austausch und vereinfachen Kommunikationsprozesse erheblich.
Digitale Prozesse schaffen nicht nur zusätzliche personelle Kapazitäten, sondern steigern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Sie werden von meist als belastend empfundenen Zusatztätigkeiten entbunden. Das wirkt sich ebenfalls auf die Motivation und das Arbeitsklima aus. Neben den entstehenden freien Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter:innen steigern Sie durch die verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit ebenso die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Von der Digitalisierung profitieren auch Ihre Kunden. Angebote gehen schneller raus, Kaufverträge können schneller abgewickelt werden und Ihre Mitarbeiter:innen haben mehr Zeit, sich den Kundenanliegen zu widmen. Das erhöht die allgemeine Kundenzufriedenheit.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen beinhaltet in der Regel auch die automatisierte Datenerfassung, den Freigabeablauf und die Datenarchivierung. Bei manuellen Prozessen können sich nicht nur Fehler einschleichen, Dokumente können unter Umständen auch falsch abgelegt oder manchmal gar nicht gespeichert werden. Die Prozessautomatisierung erhöht damit auch die Datensicherheit Ihres Unternehmens.
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