Comment les entreprises peuvent-elles tirer profit des factures électroniques cachetées électroniquement ?

Les factures électroniques sont une priorité pour toute entreprise avant-gardiste dans le monde numérique. Dans certains pays, elles sont obligatoires ou le seront à l'avenir. Mais, comment les décideurs peuvent-ils s'assurer que leurs factures électroniques sont sécurisées et conformes à la législation, tout en étant traitées de manière plus efficace ? La réponse est l'utilisation combinée de cachets électroniques. Découvrez comment cette approche peut être bénéfique pour votre entreprise.

Factures électroniques et cachets électroniques : un duo imbattable

Les factures électroniques sont des documents numériques certifiant un service fourni, émis, envoyés et reçus dans un format structuré. Par exemple, il sera obligatoire pour de nombreuses transactions interentreprises en Allemagne de proposer de telles factures électroniques à partir de 2025. L'Italie a déjà progressé dans ce domaine et est considérée comme un leader dans l'Union européenne. La facturation électronique y est déjà obligatoire dans de nombreux secteurs de l'économie. Dans de nombreux pays de l'Union européenne (par exemple, la France ou les Pays-Bas), le processus est obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G). Les factures électroniques doivent respecter les normes et les formats spécifiques afin de faciliter le traitement, l'échange et l'archivage. Les cachets électroniques sont un élément important qui permet de garantir que ces factures électroniques soient sécurisées et conformes à la législation. Ces cachets utilisés par les entités juridiques certifient l'authenticité et l'intégrité d'un document électronique. Ils fournissent la preuve juridique qu'un document est originaire de la source indiquée et qu'il n'a pas été modifié depuis sa création. Les cachets électroniques permettent un traitement par lots, ce qui permet une émission rapide d'un grand nombre de factures électroniques, de manière efficace et sécurisée.

Avantages des cachets électroniques sur les factures électroniques

• Authenticité et intégrité : les cachets électroniques garantissent que la facture électronique est authentique (c'est-à-dire qu'elle provient de l'expéditeur déclaré) et que son contenu n'a pas été modifié. Cet aspect est particulièrement important pour prévenir la fraude et instaurer la confiance entre les partenaires commerciaux.

• Exigences légales : dans de nombreux pays, les factures électroniques doivent être sécurisées par des signatures numériques ou des cachets pour garantir leur validité juridique. À partir de 2025, cette exigence sera obligatoire pour les entreprises B2B dans de nombreuses régions d'Europe, y compris en Allemagne. Le règlement eIDAS facilite son utilisation en fournissant un cadre uniforme pour l'Europe.

• Normalisation : les cachets électroniques contribuent à la normalisation et à la simplification de la facturation électronique. L'utilisation de normes telles que XRechnung ou ZUGFeRD en combinaison avec les cachets électroniques garantit que les factures peuvent être échangées et traitées quel que soit le système utilisé.

• Traçabilité et archivage : les cachets électroniques facilitent la traçabilité et l'archivage à long terme des factures électroniques. Ils permettent de prouver que les documents archivés sont originaux et n'ont pas été modifiés, même après de nombreuses années. Les cachets électroniques peuvent être associés à des horodatages électroniques qualifiés pour une validation efficace à long terme.

• Automatisation de processus : les cachets électroniques et les factures électroniques utilisent des méthodes cryptographiques pour garantir l'authenticité et l'intégrité des documents, ce qui a pour conséquence une protection accrue contre la falsification et les modifications non autorisées.

• Optimisation des processus et réduction des coûts : la facturation électronique permet un traitement plus efficace et plus rapide, réduisant les temps de cycle et les erreurs. Les entreprises peuvent économiser des coûts en éliminant les documents physiques et en augmentant leur attractivité en tant qu'employeur. Contrairement aux signatures électroniques personnalisées, les cachets électroniques ne doivent pas être confirmés manuellement à chaque fois, ce qui permet le traitement par lots et rend le processus plus efficace.

• Amélioration de la transparence et de la traçabilité : les cachets électroniques aident à améliorer la transparence et la traçabilité des factures. Toutes les modifications et livraisons peuvent être suivies, ce qui facilite les audits internes et externes.

Les cachets électroniques sont un facteur clé du succès des factures électroniques

La relation entre les cachets électroniques et la facturation électronique sera cruciale pour que la facturation électronique soit obligatoire dans le secteur B2B à partir de 2025. La sécurité, l'efficacité et l'intégrité des factures électroniques sont indispensables à leur utilisation pratique. L'impulsion donnée par les cachets doit être considérée dès aujourd'hui dans le cadre d'une planification économique tournée vers l'avenir. Swisscom Trust Services propose des solutions complètes et une assistance pour mettre en place des cachets électroniques pour les factures électroniques, y compris pour les transactions transfrontalières. Notre équipe est en mesure de répondre à vos questions et de vous aider à traiter vos factures de manière sûre et efficace.