Gerade einmal noch ein halbes Jahr, dann treten im Kanton Zürich durch das Projekt DigiLex ausgelöste Änderungen von Verwaltungsvorschriften in Kraft. Gemeinden müssen bis dahin durchgängigen, rechtsverbindlichen elektronischen Behördenverkehr gewährleisten können. Was für Verantwortliche jetzt wichtig wird und warum die Änderungen für Gemeinden schweizweit interessant sind.
Digitale Verwaltungsleistungen im Kanton Zürich müssen ab nächstem Jahr online verfügbar, rechtskonform, nachvollziehbar und medienbruchfrei umgesetzt sein. Was auf den ersten Blick wie eine regulatorische Pflicht wirkt, ist zugleich eine Chance, Verwaltungsprozesse einfacher, sicherer und effizienter zu gestalten.
Der Handlungsbedarf ist konkret: Verwaltungsverfahren mit Rechtswirkung brauchen einen gesicherten digitalen Kanal, eindeutige Identifikation, rechtsgültige elektronische Signaturen oder Siegel, verlässliche Quittungen für Eingabe und Abruf sowie eine revisionssichere Ablage. Ein Online-Formular allein reicht damit nicht mehr aus. Entscheidend ist, dass der gesamte Prozess vom Antrag bis zur Zustellung digital funktioniert.
Dabei hilft eine Plattformlogik: Statt einzelne Tools nebeneinanderzustellen, sollten Gemeinden auf Lösungen setzen, die Anträge, Dokumente, Identitätsprüfung, Signatur, Siegel, Zustellung und Nachweise zusammenführen. So lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen, ohne für jedes Verfahren eine eigene Sonderlösung aufzubauen.
Verwaltungsdienstleistungen identifizieren: Gemeinden sollten erfassen, welche Verwaltungsleistungen rechtsrelevant sind, häufig genutzt werden oder besonders viel manuellen Aufwand verursachen. Im besten Fall findet die Gemeinde eine Lösung, die im Stande ist, all diese Dienstleistungen abzudecken.
Medienbrüche sichtbar machen: Wo wird heute ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, per E-Mail weitergeleitet oder manuell archiviert? Dort entstehen Risiken für Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
Technische Grundlagen klären: Relevante Fachapplikationen, GeVer- oder DMS-Systeme, Identitätsdienste wie AGOV, Signatur- und Siegellösungen sowie Archivierungsprozesse sollten früh auf ihre Integrationsfähigkeit geprüft werden.
Rechtskonforme Zustellung planen: Eingabe- und Abholquittungen, Zeitstempel, Zustellnachweise und geschützte Übermittlung müssen von Anfang an Bestandteil des Prozesses sein. Gemeinden sollten frühzeitig klären, wie sie dies technisch umsetzen möchten und wer sie dabei unterstützen kann. Werden IT-Partner frühzeitig eingebunden, können diese auch bereits in der Planungsphase unterstützen.
e-ID bedenken: Die schweizweite elektronische Identität sollte eigentlich Ende dieses Jahres lanciert werden, wird sich allerdings voraussichtlich weiter verschieben. Dennoch sollten Gemeinden sich darauf einstellen, auch über diesen Kanal mit Bürgern zu interagieren. Praktisches Wissen bezüglich der Integration fehlt häufig noch, auch hier können erfahrene Partner Hilfestellung bieten.
Die Kooperation mit einem zentralen Umsetzungspartner sorgt ausserdem dafür, dass Gemeinden weniger eigene Ressourcen aufwenden müssen, um die komplexen Anforderungen zu erfüllen. Praxiserprobte Plattformen mit vorhandenen Prozessmustern sorgen für einen schnelleren Start und weniger Fehlerrisiko.
Durch die Nutzung bestehender Lösungen wie eGovAdmin und der Erfahrung von Swisscom und i-web in der öffentlichen Verwaltung profitieren Gemeinden von einer Plattform, die Gesuche, Meldungen, Reservierungen und Verwaltungsverfahren medienbruchfrei abbilden kann, vom Online-Antrag über Identifikation, Signatur und Zahlung bis zur digitalen Dokumentausstellung und Zustellung.
Gemeinden müssen ihre digitale Verwaltung also nicht von Grund auf neu gestalten. Alle Bausteine sind bereits verfügbar, lassen sich an kommunale Anforderungen anpassen und können schrittweise eingeführt werden. So entsteht kein starres Einheitsmodell, sondern eine tragfähige Grundlage für digitale Behördenleistungen, die zur jeweiligen Organisation passt.
Bis 2027 bleibt weniger Zeit, als es auf den ersten Blick scheint. Prozesse müssen analysiert, Zuständigkeiten geklärt, Systeme angebunden, Mitarbeitende einbezogen und Pilotverfahren umgesetzt werden. Wer früh beginnt, gewinnt Planungssicherheit und kann die Digitalisierung als kontrollierten Entwicklungsschritt gestalten statt als kurzfristige Pflichtübung.
Was sind die wichtigsten Änderungen? Gemeinden müssen elektronische Kanäle für die Kommunikation mit Bürgern anbieten, die bisherigen analogen Verfahren gleichgestellt sind. Dazu müssen Massnahmen zur sicheren Identifikation und Authentifizierung bereitgestellt werden. Perspektivisch soll auch elektronische Akteneinsicht für Bürger ermöglicht werden.
Welche Vorschriften werden dafür geändert? Im Rahmen des Digi-Lex-Projekts erfolgt eine Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) und Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen (VeVV) wird neu erlassen.
Wann treten die Änderungen in Kraft? Die Änderungen sollen am 1. Januar 2027 in Kraft treten.
Mehr erfahren
Laden Sie sich unser aktuelles Whitepaper zum Thema Digitalisierung in Schweizer Gemeinden hier kostenlos herunter.