Während Regierungen weltweit die digitale Transformation vorantreiben, sind elektronische Siegel (E-Siegel) unverzichtbar für sichere und effiziente Prozesse im öffentlichen Sektor. Die Implementierung von E-Siegeln in öffentlichen Organisationen und Behörden kann zu einer vereinheitlichten Dokumentenverarbeitung führen, die Einhaltung von Vorschriften verbessert und die Sicherheit erhöht. Doch das sind nicht die einzigen Vorteile: Auch Unternehmen, die mit diesen Einrichtungen kooperieren, können von einem stärker digitalisierten öffentlichen Sektor profitieren. Im Folgenden wird erläutert, wie E-Siegel die Verwaltungsprozesse verändern und welche Auswirkungen diese auf Unternehmen haben, die nach optimierten Abläufen, Compliance und Wettbewerbsvorteilen streben.
Als Aussteller verschiedener Lizenzen und Bescheinigungen für Bürger verliessen sich Behörden früher auf papier- oder kartenbasierte Dokumente mit analogen Sicherheitsmerkmalen wie Spezialdrucken, Wasserzeichen und offiziellen Stempeln. Diese Verfahren zur Dokumentenausstellung erweisen sich als eine der grössten Digitalisierungshürden im öffentlichen Sektor. Zudem gibt es viele Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von digitalen Zertifikaten. Ungeschützte elektronische Dokumente könnten leicht verfälscht werden. E-Siegel bieten jedoch den höchsten Schutz vor Manipulationen und Fälschungen und machen die Überprüfung eines versiegelten Dokuments einfach.
Ein entscheidender Vorteil elektronischer Siegel ist ihre Fähigkeit, die Integrität und Authentizität öffentlicher Bescheinigungen und Dokumente zu gewährleisten. Sobald ein E-Siegel angebracht ist, wird das Dokument effektiv «versiegelt», sodass unbefugte Änderungen erkannt werden und ein sicherer, nachvollziehbarer Austausch möglich ist. Diese Funktion ist besonders wertvoll bei Transaktionen im öffentlichen Sektor, wo die Gewährleistung der Dokumentenechtheit von grösster Bedeutung ist. Wenn öffentliche Einrichtungen E-Siegel einsetzen, gewinnen Unternehmen und Bürger das Vertrauen, dass offizielle digitale Dokumente und Bescheinigungen – wie Genehmigungen, Zertifizierungen und Verträge – rechtmässig sind, was eine reibungslose Interaktion fördert und Streitigkeiten über die Gültigkeit von Dokumenten verringert.
Die Implementierung von E-Siegeln in Prozesse des öffentlichen Sektors bringt erhebliche Kosteneinsparungen mit sich, da der Bedarf an papierbasierter Dokumentation, Speicherung und Verteilung minimiert wird. Die Digitalisierung dieser Prozesse führt zu einem harmonisierten, papierlosen Ansatz, der den Verwaltungsaufwand reduziert und die Effizienz verbessert. Im Gegensatz zu elektronischen Signaturen sind E-Siegel nicht an eine natürliche Person, sondern an eine juristische Person gebunden. Dieser rechtliche Aspekt ermöglicht die Stapelverarbeitung grosser Dokumentenmengen mit nur einem Klick. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, weniger Verzögerungen bei behördlichen Genehmigungen und schlankeren Arbeitsabläufe. Die Umstellung auf die Digitalisierung senkt die Betriebskosten und verringert die Reibungsverluste bei der Interaktion zwischen staatlichen Einrichtungen und Unternehmen.
Der Bedarf, die Cyber-Sicherheitsmassnahmen zu verbessern, wächst mit der zunehmenden Digitalisierung sensibler Daten im öffentlichen Sektor. Böswillige Akteure entwickeln immer raffiniertere Angriffsmethoden, darunter Phishing und gefälschte «offizielle» Briefe und Dokumente. E-Siegel und E-Signaturen können Staatsbedienstete vor diesen Angriffen schützen, indem sie die Authentizität offizieller Mitteilungen und persönlicher E-Mails sicherstellen.
Elektronische Siegel können bei der Digitalisierung vieler Verwaltungsprozesse unterstützen. Ihre Einführung stellt eine bedeutende Herausforderung bei der Implementierung einer durchgehenden digitalen Interaktion zwischen Bürgern oder Unternehmen und Behörden dar. Elektronische Siegel stärken das Vertrauen in digitale Dokumente und können die Einführung von E-Government-Initiativen fördern. Durch die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen europäischen Anbieter wie Swisscom Trust Services können die Behörden die Einhaltung aller relevanten lokalen Vorschriften wie eIDAS oder NIS2 sicherstellen.
Swisscom Trust Services verfügt über ein umfangreiches Partnernetzwerk und hat sich bei der Entwicklung von Lösungen in stark regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen bewährt. Wenn Sie auf der Suche nach spezifischen Anwendungsfällen im öffentlichen Sektor sind, können wir massgeschneiderte Lösungen für Ihr Problem entwickeln.