Tagtäglich werden tausende Verträge mit dem Setzen einer Unterschrift abgeschlossen. Dennoch herrscht oft keine genaue Klarheit, wie Unterschriften genau aussehen sollten, um rechtskräftig zu sein. Was eine Unterschrift ausmacht und welche Vorteile der Einsatz einer digitalen Signatur hat, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Eine Unterschrift ist eine eigenhändige, handschriftliche Namenszeichnung einer natürlichen Person. Die Unterschrift wird meist dazu genutzt, eine Willenserklärung abzugeben oder etwas zu bestätigen. Besonders wird sie bei Rechtsgeschäften eingesetzt, die der schriftlichen Form bedürfen. Als Synonym für den Begriff „Unterschrift“ wird oft auch „Signatur“ aus dem Lateinischen signātūrā benutzt, was so viel wie „das Gezeichnete“ bedeutet.
In den meisten Fällen werden Unterschriften für eine verbindliche Willenserklärung genutzt. Hierbei macht die Unterschrift Verträge rechtlich bindend.
Eine Unterschrift wird oft zum Bezeugen wahrheitsgemäßer Aussagen genutzt, beispielsweise beim Unterzeichnen von Bewerbungsunterlagen. In diesem Fall wird bezeugt, dass die Angaben in den Unterlagen wahrheitsgetreu sind.
Bei einer rechtsgültigen Unterschrift ist das Unterschreiben mit dem Nachnamen obligatorisch. Das zusätzliche Hinzufügen des Vornamens oder des akademischen Grads sind für die Rechtsgültigkeit der Unterschrift nicht relevant, kann jedoch hinzugefügt werden. Denn generell gilt: je länger die Unterschrift ist, desto fälschungssicherer ist sie.
Bei der Unterschrift ist zudem wichtig, dass sie dem Signierenden zuordenbar sein muss. Hier sollte die Länge der Unterschrift mit dem Namen vergleichbar und einzelne Buchstaben des Namens erkennbar sein. Auch sollte man darauf achten, dass die Unterschrift beim Unterzeichnen immer ähnlich aussieht, dies beugt etwaige Missverständnisse vor.
Oftmals ist es einfacher und mit weniger Aufwand verbunden, Dokumente digital zu unterschreiben. Ein klassisches Beispiel ist im HR-Bereich das Unterschreiben von Arbeitsverträgen. Hier wird häufig noch auf papierbasiertes Unterzeichnen bei Verträgen gesetzt. Dies ist jedoch nicht effektiv und zudem sehr kostspielig. Der Einsatz der digitalen Unterschrift kann die Arbeit des HR-Teams erleichtern. So müssen Dokumente nicht mehr den langen postalischen Weg gehen, wodurch die Wartezeit bei Verträgen stark reduziert wird.
Es gibt zu dem viele weitere Bereiche, wie die Finanz- und Bankenbranche oder das Gesundheitswesen, für die der Einsatz der digitalen Signatur eine echte Erleichterung bedeutet.
Die digitale Signatur ist ein wahrer Wegbereiter für mehr Effektivität in verschiedensten Branchen. Auch in Hinsicht auf die Rechtssicherheit bietet die digitale Signatur in den meisten Fällen die gleiche Rechtssicherheit wie die händische Unterschrift.
Es gibt drei Arten der digitalen Signatur, die sich in ihrer Komplexität und damit auch ihrer Rechtssicherheit unterscheiden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die komplexeste der drei Signaturen und besitzt die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine händische Unterschrift. Danach folgt die fortgeschrittene elektronische Signatur, die weniger komplex ist und daher etwas weniger Rechtssicherheit bietet. Die einfache elektronische Signatur ist am simpelsten aufgebaut und bietet die geringste rechtliche Sicherheit.